Google Workspace (antes G Suite)

Google Workspace, antes conocido como «G Suite», es un kit completo con correo electrónico y herramientas de colaboración diseñadas por Google para un uso empresarial. El nombre con el que se le ha bautizado recientemente, este es, «Google Workspace», trata de reflejar el concepto que se esconde tras el conjunto de herramientas. Como su predecesor, Google Workspace incluye todas las herramientas necesarias para trabajar en un entorno de oficina: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Presentaciones, Meet, Chat, etc. Sin embargo, Google Workspace representa el perfeccionamiento de G Suite y ofrece una nueva experiencia de usuario integrada que contribuye a que el trabajo colaborativo y la comunicación sean más eficientes. La idea principal es permanecer en un solo lugar en vez de tener que ir cambiando entre las diferentes pestañas de las aplicaciones (como Gmail, Chat, Meet y Docs). Por ejemplo, puedes crear un documento y trabajar en él de forma conjunta con otros participantes en una sala de chat.

IONOS ofrece Google Workspace a los nuevos clientes en dos versiones, Business Starter y Business Standard. En las dos tarifas, hasta 300 empleados pueden acceder a las aplicaciones, tener su propia dirección de correo y trabajar de forma conjunta en documentos, tablas o presentaciones. En la versión Standard, además, dispones de 2 TB para almacenamiento.

Si ya eres cliente de G Suite con IONOS, te informaremos sobre los cambios por correo electrónico.

El primer paso es adquirir y descargar Google Workspace. En el panel de control, deberás configurar la cuenta de usuario y el dominio del administrador que se utilizará con la cuenta de Google Workspace. El siguiente paso es ir al inicio de sesión y empezar. A continuación, podrás configurar Google Workspace a través de la consola de gestión. Estas son algunas de las funciones de las que dispones para personalizar tu cuenta:

• Crear usuarios adicionales y establecer derechos de acceso
• Añadir dominios secundarios
• Personalizar el tablero con la información de tu empresa
• Personalizar la configuración para que se ajuste a tus necesidades y las de tus empleados

Puedes utilizar Google Workspace Sync for Microsoft Outlook para sincronizar tu cuenta con Outlook. Esto te permite acceder a la información sincronizada de Outlook en cualquier dispositivo en el que utilices tu cuenta de Google Workspace.

Una vez que hayas descargado Google Workspace Sync for Microsoft Outlook, debes reiniciar Microsoft Outlook. Dado que se crea un nuevo perfil, no se conservarán las configuraciones anteriores de Outlook. El proceso de importación puede tardar un poco, dependiendo de cuántos correos electrónicos hayan almacenados en tu Google Workspace. Recibirás un aviso cuando finalice el proceso de importación, así como un correo electrónico de prueba del equipo de Google Workspace Sync una vez tu cuenta de Google Workspace y Outlook se hayan sincronizado correctamente. A partir de ese momento, podrás usar Microsoft Outlook para utilizar Google Workspace para Outlook.

Sí, Google Workspace cumple con la normativa RGPD, como se puede comprobar en el siguiente artículo Google Cloud y el Reglamento General de Protección de Datos (en inglés). Esta normativa de la UE sobre protección de datos entró en vigor en mayo de 2018: todas las empresas que recopilan datos deben estar respaldadas por tres principios: seguridad de los datos, transparencia en el almacenamiento y acceso de los usuarios a la gestión de sus datos.

Google Workspace y Microsoft Office 365 ofrecen herramientas profesionales de correo electrónico y productividad para facilitar la colaboración. Las ofertas de Google Workspace incluyen (entre otras) Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Keep, Calendar y Hangouts, mientras que Office 365 ofrece Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype y otras aplicaciones de Microsoft.

IONOS ofrece dos packs: Con el pack Business se proporciona 2 TB de almacenamiento. Office 365 ofrece dos packs empresariales, todos ellos con 1 TB de almacenamiento en el cloud y dos de los packs con 50 GB de almacenamiento de correo electrónico.

En relación a la facilidad de uso, Google Workspace tiene mejores controles de administración y aplicaciones web y móviles, mientras que Microsoft 365 tiene mejores aplicaciones de escritorio. Ambos tienen un alto nivel de seguridad y cuentan con protección en el cloud, contra la pérdida de datos y prevención de fugas; así como programas antispam, antivirus y detección de actividades inusuales incorporados. Google Workspace cuenta con autenticación de dos factores y Office 365 viene con autenticación multifactorial. Si quieres consultar una comparación detallada de ambos productos, echa un vistazo a este artículo comparativo de Google Workspace y Office 365, para ayudarte a decidir cuál es mejor para ti.

Depende. Aunque Google Workspace ha sido optimizada para usarse dentro de un entorno empresarial, podría ser la elección correcta para ti si deseas actualizarte y buscas funciones adicionales, como una dirección de correo electrónico personalizada con tu propio dominio, 2 TB de almacenamiento en la cloud (dependiendo del pack), herramientas administrativas adicionales y configuraciones avanzadas; así como soporte telefónico y de correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, Google Workspace podría ser la mejor solución para ti.

Gmail es estupendo para uso personal y si no te importa el dominio @gmail.com. Sin embargo, probablemente prefieras algo más profesional para representar tu negocio, por lo que el dominio personalizado (nombre@tuempresa.es) que obtienes con Google Workspace es mucho más adecuado. Google Workspace, frente a Gmail también proporciona funciones de administración para múltiples usuarios, lo que es especialmente importante en caso de que un empleado abandone la empresa, por razones de seguridad. Google Workspace ofrece el doble de espacio de almacenamiento que Gmail: 15 GB frente a 30 GB/2 TB/ (según el pack). Los documentos se comparten de forma segura gracias a la gestión de derechos, lo que significa que es imposible compartir datos accidentalmente fuera de la empresa. Otra ventaja de Google Workspace son las múltiples opciones de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores, para asegurar que no haya acceso no autorizado a tu cuenta.

Los usuarios disponen de un servicio de soporte 24 horas al día, 7 días a la semana y un tiempo de actividad del 99,9 %. Google Workspace puede personalizarse con el logotipo de tu propia empresa y, como se mencionó anteriormente, puedes sincronizarlo con Microsoft Outlook para acceder a los correos electrónicos de Google Workspace en cualquier dispositivo que hayas conectado.

La versión gratuita de Gmail no está diseñada teniendo en cuenta la configuración de la empresa, por lo que si quieres disponer del mayor número posible de funciones, tiene sentido pagar una pequeña cantidad al mes por Google Workspace.

Los dos packs de Google Workspace que se ofrecen son Google Workspace Business Starter y Google Workspace Business Standard, y todas vienen con soporte 24/7. Ambos packs te permiten crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como conectarte con otras personas a través del correo electrónico empresarial (Gmail), videoconferencias y notas de voz, mensajería para equipos seguros y calendarios compartidos.

Además de estas características, obtienes 30 GB de almacenamiento con Google Workspace Business Starter, el pack más económico. Google Workspace Business Standard te ofrece una suite de oficina mejorada con almacenamiento y archivo ilimitados. A diferencia de Gmail gratuito, los usuarios de Google Workspace no están sujetos a anuncios y los administradores pueden personalizar la configuración de seguridad y privacidad.

Es un plan de pago flexible, y puedes agregar y eliminar usuarios en cualquier momento.