Seguimiento del proceso de reclutamiento: formulación y modelos de correo

No recibir respuesta después de enviar una solicitud de trabajo puede ser frustrante. Sin embargo, debes dar a la empresa tiempo suficiente para revisar tu solicitud. Después de todo, puede haber muchas razones por las que la solicitud no se ha procesado aún o no se ha informado al candidato. Si has enviado tu solicitud por correo electrónico, puedes recordárselo al departamento de recursos humanos y, posiblemente, acelerar el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, hay algunos puntos que debes tener en cuenta.

Dependiendo de la compañía, el procesamiento de la solicitud puede tener una duración indeterminada que podría abarcar entre dos semanas y dos meses. La duración de este proceso suele depender del tamaño y de la situación del personal. En las empresas más pequeñas suele llevar menos tiempo porque las distancias son más cortas y las responsabilidades están menos distribuidas que en las grandes. Sin embargo, siempre es posible que las solicitudes se dejen sin procesar debido a pedidos urgentes u otras razones. Si estás dispuesto a hacer un correo o carta de seguimiento a la solicitud de empleo para conocer el estado de tu solicitud, no debes ignorar estas posibilidades.

¿Por qué no has recibido ninguna respuesta todavía?

• Todavía no se ha cumplido el plazo de presentación de solicitudes.
• Los empleados responsables están enfermos o de vacaciones.
• Los responsables están ocupados con tareas más urgentes.
• Se han presentado más candidatos de los que se esperaban para el puesto.
• La selección de los candidatos lleva más tiempo del previsto.
• La decisión del candidato sigue pendiente.
• Debido a decisiones internas dentro de la compañía, se ha cancelado la vacante.

El seguimiento del proceso de reclutamiento por correo electrónico, carta o por teléfono requiere un cierto tacto, partiendo de la elección del momento adecuado para la toma de contacto. No hay ninguna pauta escrita sobre esto, por lo que el momento ideal para pedir una respuesta sobre el estado de la solicitud de empleo dependerá de numerosos factores en los que tú, como solicitante, no puedes influir. Por lo tanto, debes preguntar sobre el estado de tu solicitud tan pronto como consideres que tiene sentido, pero nunca antes de una o dos semanas después de haberla presentado. El envío de un correo de seguimiento del proceso de reclutamiento demuestra tu interés y esto puede ser una señal positiva para los empleadores.

En una encuesta realizada por la empresa Accountemp en 2017, se preguntó a los gerentes de personal cuánto tiempo deben esperar los solicitantes para hacer el seguimiento del proceso de reclutamiento por correo electrónico o por teléfono. El resultado fue que el 43 % de los gerentes de personal recomiendan que los solicitantes pidan una respuesta a su solicitud entre una y dos semanas después de enviarla.

Todos los resultados de la encuesta: ¿cuándo deben los candidatos hacer un seguimiento de la entrevista de trabajo?

• Menos de una semana: 19 %
• 1-2 semanas: 43 %
• 2-3 semanas: 30 %
• 3 semanas o más: 8 %.
• Los solicitantes no deben preguntar por su solicitud: 0 %

Esto también demuestra que solicitar una respuesta sobre el estado de la solicitud suele valorarse positivamente. Por lo tanto, no debes evitarla, siempre y cuando no insistas. Si no recibes respuesta a tu correo electrónico o carta, puedes intentarlo por teléfono. En la mayoría de los casos, te pondrán en contacto con la persona a cargo cuando preguntes sobre tu solicitud de empleo. El departamento de recursos humanos es responsable de la contratación de nuevos empleados.

Enviar un correo o carta de seguimiento de la solicitud de empleo puede hacerte ganar puntos adicionales frente al reclutador, siempre que observes algunas reglas.

Para la formulación de la carta o correo electrónico hay algunas recomendaciones que debes seguir:

1. Sé cortés: si quieres que tu correo electrónico transmita una imagen de profesionalidad, incluir un saludo cortés es obligatorio. Dirígete al reclutador por su nombre. Da las gracias si, por ejemplo, has recibido un acuse de recibo.
2. Sé breve: describe tu solicitud de la manera más breve y precisa posible. De este modo, el jefe de personal podrá comprenderla y ocuparse de ella rápidamente.
3. Formula una línea de asunto precisa: la línea de asunto debe incluir el nombre de la posición para la cual has enviado tu solicitud de trabajo y tu nombre. Esto hace que sea más fácil para el reclutador clasificar tu correo electrónico.
4. Deja claro tu interés: si tienes mucho interés en el puesto de trabajo, esta es tu motivación para preguntar sobre el estado de la solicitud. Recuerda a tu empleador potencial que eres la persona más indicada para cubrir el puesto. Intenta ser comedido, no exageres.
5. Haz una pregunta: formula una inquietud determinada, por ejemplo, en forma de pregunta. ¿Cuándo puedes esperar una respuesta? ¿Cómo transcurrirá el proceso de selección?
6. Señala que estás disponible para una entrevista: en tu correo puedes indicar cuándo estarás disponible para acudir en persona a una entrevista. En general, debes estar abierto a hacer una primera toma de contacto.
7. Comprueba el correo electrónico: no solo a través de tu solicitud, sino también a través de la redacción de tu correo electrónico, tienes la oportunidad de causar una buena impresión. Por lo tanto, el texto debe estar libre de errores. Revisa la gramática y la ortografía al terminar de redactarlo. Además, asegúrate de haber nombrado correctamente al destinatario antes de enviar el correo.

Correo de seguimiento del proceso de reclutamiento: ejemplo

Las plantillas de correo de seguimiento del proceso de reclutamiento pueden ayudarte a recopilar ideas para posibles formulaciones. Sin embargo, siempre tendrás que adaptar el correo electrónico al trabajo que estás solicitando. Puedes utilizar estas dos sugerencias como ejemplos:

Modelo 1

Estimado Sr./Sra. X:

Muchas gracias por el acuse de recibo de DD/MM/AA.

Por supuesto, soy consciente de que un proceso de solicitud cualitativo lleva tiempo. Sin embargo, me gustaría saber cuándo puedo contar con una respuesta a mi solicitud. Todavía estoy muy interesado/a en trabajar como [nombre del puesto de trabajo] en su empresa.

Si tiene alguna pregunta sobre mi solicitud, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico o por teléfono en [número de teléfono móvil].

Espero con interés sus comentarios.

Saludos cordiales,

Aspirante XY

Modelo 2

Estimado Sr./Sra. Z:

Muchas gracias por su atento correo de DD/MM/AA.

Ya han pasado algunas semanas desde la fecha límite de presentación de solicitudes y me gustaría preguntar cuándo y cómo continuará el proceso de selección.

Dado que todavía estoy interesado/a en el puesto de [nombre del puesto] en su empresa, me alegraría mucho recibir una respuesta tan pronto como sea posible. Si tiene alguna pregunta sobre mis documentos de solicitud, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico o por teléfono en [número de teléfono móvil].

Saludos cordiales,

Aspirante YZ

Otra manera de preguntar sobre el estado de tu solicitud es ponerte en contacto por teléfono. ¿En qué se diferencian la toma de contacto por correo electrónico y una llamada de teléfono?

Por otra parte, muchos profesionales de recursos humanos están activos en redes sociales para profesionales como LinkedIn. Esta es otra opción por medio de la cual puedes ponerte en contacto con ellos. En principio, se aplican las mismas reglas que para un correo electrónico, con la ventaja de que, si el contacto hace clic en tu perfil, puedes ganar puntos de inmediato. No descuides el diseño de tu perfil para que transmita seriedad sin dejar de ser atractivo.

¿Cómo dar seguimiento del proceso de reclutamiento para conocer el estado de tu solicitud? ¿Cómo descubrir si ya se ha tomado una decisión? Con unas reglas simples, lograrás permanecer en el recuerdo de los responsables de personal:

• Pregunta por los nombres de tus personas de contacto y su función en la empresa, por ejemplo, cuando te hayan invitado a una entrevista.
• Pide a tus entrevistadores una tarjeta de visita.
• Al final de la entrevista, pide más detalles sobre cómo transcurrirá el proceso de selección.
• Después de la entrevista, da las gracias una vez más por correo electrónico. Esto despertará el interés en trabajar contigo.

Si, a pesar de todo, ha pasado algún tiempo desde el envío de la solicitud, tienes derecho a hacer preguntas. Sé amable y cortés en todo momento y no presiones ni hagas reproches. Expresa tu interés y pregunta al reclutador cuánto tiempo tardará en tomar una decisión.

Si ya tienes otra oferta de trabajo y, por lo tanto, tienes que tomar una decisión, cuenta tu situación sinceramente. Señala, por ejemplo, que el período de preaviso con tu empleador actual está a punto de expirar o la oferta actual de otra empresa que valoras como alternativa. Pero, atención: si mencionas otras opciones diferentes al mismo tiempo, podría parecer que el puesto de trabajo no es tan importante para ti.

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