Red social corporativa: la web social entra en la empresa

En todas las empresas el intercambio de información desempeña un papel crucial: cuanto mejor informados están los empleados sobre la actualidad, los cambios y los planes de futuro de la empresa, más implicados se sienten. Los trabajadores a los que solo se informa muy poco o muy tarde sobre noticias importantes que tienen que ver con la empresa suelen sentirse, por el contrario, ignorados, lo que a la larga repercute de forma negativa en su satisfacción general. Esta situación requiere medidas especiales en el caso de empresas cuyos empleados están repartidos por varias localidades, se desplazan con frecuencia o trabajan desde casa. Si antes las intranets clásicas se consideraban la solución perfecta para ello, hoy es la intranet social la que gana en popularidad.

A medida que el ordenador se iba colando en el día a día, pronto se desarrollaron las primeras intranets o redes corporativas internas, que se diferenciaban de Internet en que no eran públicas, sino solo accesibles para los usuarios autorizados, en este caso los empleados de la empresa. Además de regular el acceso a Internet más fácilmente y mantener el máximo control sobre la seguridad de la red, las intranets agilizaban el contacto con los empleados. Esto es lo que ha convertido hasta hoy a estas redes internas en una herramienta de apoyo a la gerencia cuando se trataba de difundir información interna, generalmente en forma de artículos.

Pero desde la revolución de las plataformas de mensajería y las redes sociales en la comunicación digital, el modelo de la intranet tradicional con su estructura más bien estática y jerárquica ha perdido aceptación. Desde este momento, las nuevas posibilidades que brinda la comunicación interactiva y en tiempo real se han convertido en un elemento primordial de las intranets modernas que, si bien siguen orientadas al uso corporativo, se asemejan funcionalmente en mayor medida a las redes sociales.  De ahí que se las conozca generalmente como redes sociales corporativas o social intranets.

Una intranet social corporativa sienta las bases de una cultura empresarial abierta. Cuando está bien estructurada, cada empleado recibe la información más relevante con total inmediatez pero, además, y esto constituye un concepto fundamental de la intranet social, todos los empleados pueden hacer sus aportaciones, de modo que la dirección no solo obtiene un feedback muy valioso, sino que también se ve apoyado en su labor de gestión, ya que la iniciativa propia que fomentan las redes sociales corporativas permite a los equipos autogestionarse. A esto se añade que estas plataformas en red garantizan la accesibilidad constante a las herramientas y funciones necesarias para el trabajo.

Es cierto que cada solución se adapta a las necesidades de cada empresa y ello ocasiona que difieran mucho entre ellas, pero aun así hay ciertos elementos comunes a todas las redes sociales corporativas. Las más relevantes son:

• Registro de la actividad: el newsfeed constituye a menudo el núcleo de una intranet social y contribuye a que todos los empleados reciban información actual sobre la empresa y sus diferentes departamentos. En este hilo, la actividad se registra cronológicamente y también puede consultarse de forma retroactiva o realizarse también como blog sin necesidad de crear un equipo de redacción exclusivo para redactar las entradas. La diferencia con la intranet clásica es que en una red social corporativa los empleados pueden responder a las noticias con comentarios, por ejemplo.

• Perfiles de usuario y grupos: un elemento bien conocido de las redes sociales es la posibilidad de crear y gestionar perfiles de usuario gracias a los cuales se puede saber quién ha escrito o comentado algo y que facilitan a los empleados encontrar a la persona de contacto adecuada en cada situación. Los perfiles también permiten añadir usuarios a grupos específicos compuestos por los integrantes de un departamento o de un determinado proyecto dedicados a tratar temas y anunciar novedades que para los colegas de otros departamentos serían irrelevantes. Los grupos pueden tener también su propio registro de actividad.

• Sistema de mensajería: además de las plataformas de difusión de noticias para la empresa y cada uno de los equipos, una red social corporativa también suele ofrecer su propio sistema de mensajería, una alternativa más dinámica al tráfico tradicional por correo electrónico al permitir la comunicación en tiempo real. En una conversación por chat de este tipo se pueden integrar tantos contactos como sea necesario y, como es habitual en la estructuración de la intranet, se pueden crear diferentes salas de chat como una general y varias de grupo.

• Calendario: aun contando con todos los canales de comunicación que una buena red social interna debe ofrecer, no debería faltar en ningún caso una función clásica de calendario, pues con su ayuda se tienen a la vista todas las citas importantes, ya sea una reunión de equipo, una comida de negocios o una fecha de entrega. Si los usuarios lo permiten, es posible consultar el calendario de citas de los colegas.

• Fichero central: el buen funcionamiento de la interacción digital en la empresa no solo depende de un buen intercambio de datos. Tan importante como esto es una buena gestión de la documentación y es por ello que muchas intranets suelen incluir también un fichero central, accesible para todos los empleados, donde se guardan y consultan los documentos. El control de versiones garantiza que el archivo seleccionado siempre sea el actual.

• Funciones de búsqueda: el objetivo de una red social corporativa es favorecer la comunicación y la cooperación entre sus integrantes y, aun cuando todos estos componentes constituyen la mejor base para ello, no siempre es fácil mantener la perspectiva, sobre todo en el caso de las empresas de mayor envergadura: extensas listas de contactos, un intercambio de mensajes en apariencia interminable y una variedad de documentos enorme convierten la búsqueda de información determinada en una verdadera odisea. Esto hace de la búsqueda una función indispensable que permite encontrar contactos y documentos con un solo término clave.

La realización de cada uno de los componentes de una red social corporativa requiere del software pertinente. Por un lado, se puede optar por comprar un programa para cada función e instalarlos y coordinarlos consecutivamente y, por el otro, por una solución integral como Jive-n que permita integrar una plataforma social completa en la infraestructura tecnológica de la empresa. En ambos casos es necesario decidir si esta nueva estructura de red se integra de una vez o poco a poco: la primera opción tiene la ventaja de que la intranet, una vez instalada, puede ser utilizada de inmediato por todos los trabajadores, si bien presupone la disponibilidad de la mano de obra necesaria. La variante paso a paso puede durar entre varios días o semanas en función de su planificación, pero el trabajo operativo, salvo mínimas restricciones, no se interrumpe en ningún momento.

Una red social corporativa puede resultar rentable para una empresa por diversos motivos. En primera línea, el interés de estas empresas en la intranet social radica en su capacidad para optimizar y acelerar los procesos internos y externos, algo que garantizan en especial las opciones de comunicación personalizadas que reducen en gran medida el intercambio de correos y la duración de las reuniones de trabajo. Esta mejora de la organización de los procesos y la agrupación de todas las herramientas relevantes que traen consigo las redes sociales internas aumentan también la productividad, tanto in situ como en casa o en una reunión con un cliente. A esta mayor efectividad se añade la reducción de costes a largo plazo que viene determinada por una mejor cooperación tanto dentro de los equipos como entre ellos.

En otro orden de cosas, muchas empresas podrían beneficiarse de las virtudes de la intranet social para cohesionarlas e impulsar su desarrollo. La posibilidad de mantener un diálogo en común, sobre todo con el departamento de dirección, fortalece el sentimiento de unión y repercute positivamente en la motivación y en la iniciativa propia de los empleados, que al expresar fácilmente y sin cortapisas nuevas ideas u opiniones dejan cierto margen de maniobra a la empresa y a los jefes de equipo para reaccionar. Las empresas sin una red social interna se diferencian por estar compuestas por empleados que prefieren no opinar, lo que ocasiona que ideas y pensamientos prometedores y relevantes se pierdan y no se den a conocer. En definitiva, las redes corporativas internas contribuyen a almacenar el conocimiento que se crea y acumula en el seno de una empresa.

Las empresas no solo se diferencian en cuanto a su filosofía, sino sobre todo por su estructura y su tamaño. Por esto mismo, cuando se busca la mejor solución para interconectar digitalmente a los trabajadores, los puntos de partida también difieren y mientras que para una gran corporación o un consorcio puede resultar rentable un modelo integral de intranet social, una empresa más modesta podría tener suficiente con incorporar elementos aislados que contribuyan a la mejoría de las estructuras de comunicación. En cualquier caso, la amplitud de la red social corporativa no se puede determinar a partir del número de trabajadores.

Precisar qué componentes son los necesarios depende de los requisitos que deba cumplir la red interna. Una pregunta capital guarda relación con los objetivos que persigue su implantación. En muchos casos ya se dispone de las estructuras fundamentales y solo hacen falta algunos retoques, lo que haría innecesaria la instalación completa de una aplicación de mensajería con su propio software. La cuestión es descifrar cuál de todos los posibles elementos sociales ofrece una plusvalía al trabajador. Un argumento relevante podría ser, por ejemplo, definir en qué medida podría servir de apoyo una intranet social a la preparación y la integración de los nuevos empleados.

Como conclusión, a continuación enumeramos algunos motivos y situaciones que harían necesaria la utilización de una red social corporativa en la propia empresa:

• El tráfico interno de correos electrónicos es muy abundante.
• Tanto las reuniones como la toma de decisiones se dilatan en el tiempo.
• Solo una parte de los empleados está bien informada sobre la situación actual y los cambios futuros en la empresa.
• Los empleados no disponen de opciones para expresar sus opiniones o para aportar sus propias ideas.
• El know how en algunos temas se concentra en unas pocas personas.
• Los trabajadores están repartidos en diversas sucursales, trabajan desde casa o viajan con frecuencia.
• Es difícil encontrar a la persona de contacto para un determinado problema o contactar con ella.
• Utilizar, editar y gestionar documentos en grupo genera problemas.