Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social paso a paso

El artículo 1 de la Constitución Española señala que “España es un estado social y democrático de derecho…”. Ahora bien ¿qué es exactamente un estado social? Estado social es aquel que protege y promueve la justicia social y el bienestar de todos sus ciudadanos ante las situaciones de necesidad. Es decir, el estado se obliga a sí mismo, por medio de la ley, a adoptar una serie de medidas para garantizar que sus ciudadanos consigan tener el nivel de vida necesario para participar plenamente en la sociedad. Este nivel de vida se garantiza, por ejemplo, a través de la asistencia sanitaria por medio de un sistema de salud público (Seguridad Social), la enseñanza pública, un sistema de protección contra el desempleo, un sistema de pensiones, etc.

El sistema de la Seguridad Social parte de la base de que existen situaciones que merecen una especial protección y, dado que la adopción de dichas medidas por parte del Estado tiene un elevado coste económico, se fundamenta en las aportaciones de los trabajadores en activo. En este sentido, es la ley la que regula la relación entre los ciudadanos y la Seguridad Social, en la que ambas partes tienen obligaciones de diversa naturaleza dependiendo de si el ciudadano es un empresario, un trabajador en activo o el beneficiario de una prestación.

En este artículo nos ocuparemos, principalmente, de definir qué supone dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social y cómo podemos hacerlo.

En este proceso, destacan dos pasos por ser previos y dependientes de dos situaciones concretas: que el empresario no haya contratado personal antes o que sea la primera vez que la persona contratada trabaja en su vida.

Cuando un empresario quiere contratar trabajadores por primera vez, lo primero que debe hacer es inscribirse como tal ante la Seguridad Social. Al hacerlo, obtendrá un código de cuenta de cotización que no es otra cosa que un número que lo identificará como empresario con capacidad de contratación. Este código se obtiene al cumplimentar el modelo de solicitud TA.6, que debe presentarse ante la Tesorería General de la Seguridad Social que corresponda junto con:

• el documento identificativo del titular de la empresa,
• el documento en el que conste la actividad económica de la empresa.

La inscripción debe llevarse a cabo antes del inicio de la actividad en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social que se encuentre más próxima al domicilio social de la empresa.

El empresario también está obligado a comunicar cualquier cambio en los datos, como, por ejemplo, un cambio de domicilio o de la actividad económica, así como la extinción de la empresa y/o el cese o extinción temporal o definitivo de su actividad. Dichas comunicaciones se tienen que llevar a cabo presentando el modelo TA.7 y para ello se dispone de un plazo de 7 días naturales desde el momento en que el cambio se produzca.

Todas las personas físicas que vayan a realizar por primera vez una actividad laboral en España deben estar incluidas en el Sistema de la Seguridad Social. La inclusión en el sistema se conoce como afiliación o primera alta y se caracteriza por lo siguiente:

• Es para toda la vida.
• Es obligatoria a efectos de derechos y obligaciones.
• Es única y general para todos los regímenes del Sistema.
• Es exclusiva.
• La Tesorería General de la Seguridad Social es el órgano encargado de reconocer dicha condición a los ciudadanos, a través de un número de afiliación.
• Puede llevarse a cabo a instancia del trabajador, del empresario o de oficio.

Es decir, entre los requisitos para dar de alta a un trabajador, se encuentra la afiliación, que es un paso previo al alta del trabajador y que consiste en el reconocimiento a un ciudadano de su condición de incluido en el Sistema de la Seguridad Social. Los trabajadores a los que el empresario no haya dado de alta, lo pueden solicitar ellos mismos.

Antes de afiliarse, los ciudadanos necesitan un número de la Seguridad Social que coincidirá con el número de afiliación. Para conseguirlo, hay que cumplimentar el modelo TA.1.

La afiliación se lleva a cabo una vez en la vida, mientras que las altas y bajas en la Seguridad Social tienen lugar cada vez que se cambia de trabajo. Tanto la afiliación, como las altas posteriores, son un mecanismo estatal para determinar, mientras los trabajadores están activos, quiénes están obligados a cotizar y los derechos que tienen por estar contribuyendo al sistema.

La afiliación a la Seguridad Social puede llevarse a cabo:

• a instancia del empresario,
• a instancia del trabajador,
• de oficio.

El alta es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su condición de incluida en el campo de aplicación de un determinado Régimen de la Seguridad Social, en función del tipo de actividad desarrollada, con los derechos y obligaciones correspondientes. El alta es obligatoria y las altas y bajas de trabajadores expresan la situación real de los trabajadores en función de que desarrollen o no la actividad profesional que los encuadra en algún régimen del sistema.

Como ya hemos mencionado, la afiliación es solo una, pero las altas no solo pueden ser múltiples o sucesivas, sino también simultáneas. Así, si un trabajador desarrolla más de una actividad al mismo tiempo, pueden producirse dos situaciones diferentes:

• Pluriactividad: trabajador que presta servicios que conllevan el alta en diferentes Regímenes de la Seguridad Social.
• Pluriempleo: trabajador que presta servicios para dos o más empresas dentro del mismo Régimen de la Seguridad Social.

La solicitud para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social debe llevarse a cabo con carácter previo al inicio de la relación laboral (hasta 60 días naturales) y contener la siguiente información:

• Nombre o razón social del empresario que solicita el alta.
• Código de Cuenta de Cotización del empresario.
• Régimen de la Seguridad Social.
• Nombre, apellidos y domicilio del trabajador.
• DNI y número de la Seguridad Social del trabajador.
• Fecha de inicio de la actividad.
• Grupo de cotización.
• Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
• Ocupación (en determinados supuestos previstos por la ley).

También es obligatorio comunicar los cambios en dichos datos en un plazo de 3 días naturales, en especial aquellos que se refieran a las condiciones laborales:

• Cambio en el tipo de contrato o en el coeficiente de jornada laboral.
• Cambio en el grupo de cotización.
• Fecha de variación.
• Ocupación.

Otro de los pasos para dar de alta a un trabajador es el registro del contrato en el Servicio de Empleo Público Estatal (SEPE). Como empresario, dispones de un plazo de diez días para presentar una copia del contrato de trabajo ante el SEPE en su página web. Este plazo de diez días también es aplicable a aquellos casos en los que el contrato no haya quedado formalizado por escrito.

Como empresario, debes ingresar tu cuota a la Seguridad Social y la de los trabajadores a tu cargo dentro del mes siguiente a su devengo en cualquier entidad autorizada como Oficina Recaudadora. Esto se hace descontando del salario la aportación que corresponda en el momento de su abono.

El importe de las cuotas depende del tipo de contrato del trabajador y de la cuota por accidentes de trabajo. Normalmente suele ser un 30 % del coste salarial bruto del trabajador, incluyendo pagas extra.

Existe también una serie de obligaciones que el empresario debe cumplir al dar de alta a trabajadores:

Cuando la sociedad haya quedado constituida o cuando el empresario decida iniciar su actividad, debe comunicar la apertura del centro de trabajo para que la Administración pueda llevar a cabo el control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. Esta comunicación es imprescindible, con independencia de la actividad que desarrolle la empresa, y debe llevarse a cabo antes o en los 30 días siguientes a la apertura del centro o a la reanudación de la actividad.

Los empresarios tienen la obligación de exponer el calendario laboral en un lugar visible del centro de trabajo. En él se incluirán los días de trabajo del año corriente junto con los festivos, descansos semanales y entre jornadas, así como otro tipo de días inhábiles. Debe elaborarse anualmente y exponerse el correspondiente al ejercicio.

Si el empresario no cumpliera con la obligación de dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, estaría cometiendo una infracción calificada como grave por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que se pena con una multa de entre 626 y 6250 euros. Además, si el contrato del trabajador que no hubiera sido dado de alta fuera temporal, se podría convertir en indefinido, salvo que la naturaleza del trabajo en sí lo impidiera.

También serán considerados trabajadores fijos, con independencia de la forma de contratación, aquellos que hayan concluido su período de prueba sin que hubieran sido dados de alta, salvo que la naturaleza de las actividades o los servicios que desarrollan fuera claramente temporal.

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