OX App Suite

Una herramienta de colaboración “made in Germany”: con OX App Suite, la empresa Open-Xchange pone a disposición de los usuarios una solución ofimática basada en la nube comparable a las soluciones de Microsoft y Google. ¿Quieres saber de lo que este software es capaz?

Al igual que Microsoft 365 de Microsoft o Google Workspace, las otras dos soluciones conocidas de SaaS, la OX App Suite está constituida por diferentes programas que facilitan el trabajo en la oficina: como parte del paquete se encuentran, entre otros, programas de procesamiento de texto, alternativas a Outlook o almacenamiento en la nube.

Una ventaja a destacar es el panel de control de OX App Suite, que muestra cada una de las aplicaciones individuales, permitiendo a los usuarios disponer de la información más importante con solo un vistazo: mensajes recibidos, próximas citas, tareas pendientes, archivos importantes, etc. Gracias a los widgets, esta suite se presenta como un portal fácil de personalizar, pues cada usuario puede dar preferencia a la información que considera más importante y ocultar aquella que no requiera especial atención.

La app suite está constituida, entre otros, por un programa de correo electrónico: con esta aplicación de correo los usuarios pueden mandar, recibir y ordenar sus mensajes de forma fácil y rápida, si bien su gran ventaja reside en la posibilidad de gestionar varias cuentas de usuarios desde una misma interfaz. Asimismo, es posible organizar los correos en diferentes carpetas y destacar los importantes. Una potente función de búsqueda facilita el trabajo con bandejas de entrada que almacenan gran cantidad de datos.

OX Mail, al contrario que Gmail, no cuenta con un servidor de correo propio. En lugar de ello, los usuarios o empresas pueden integrar sus propias cuentas de correo.

Con Open-Xchange el email es accesible desde cualquier lugar. La interfaz web es responsiva, por lo que se puede usar incluso en dispositivos de menor tamaño, aunque iOS y Android cuentan también con aplicaciones móviles para acceder a los datos.

Para que un programa de correo se pueda usar de forma eficiente, es necesario contar con una libreta de direcciones funcional. OX App Suite recurre a OX Contacts para el envío de correos, entre otros escenarios de aplicación. Con este software es posible crear, editar y administrar contactos, así como agruparlos por temática y desbloquearlos para otros usuarios. Gracias a la función de sincronización, se pueden tener siempre disponibles las direcciones en todos los dispositivos en los que se use el software. Para facilitar todo lo posible la creación de entradas, es posible transferir los datos directamente a la libreta de direcciones desde las fuentes adecuadas.

Con OX Calender, la suite de comunicación ofrece también la posibilidad de organizar y no perder el control de las citas a las que hay que asistir. Cuenta con un planificador con el que se pueden gestionar varios calendarios al mismo tiempo, de modo que el usuario podrá acceder en una misma interfaz tanto a las citas privadas como a las de la empresa, que pueden estar disponibles también para otros compañeros. Asimismo, este software convierte en una tarea sencilla la planificación de reuniones e invitación de los participantes a ellas.

OX Drive se presenta a los usuarios del software Open-Xchange como una solución de almacenamiento en la nube muy fácil de usar. La transferencia, estructuración y eliminación de carpetas y archivos se puede realizar sin problemas. Además, para facilitar el trabajo conjunto, la aplicación permite compartir desde archivos individuales hasta carpetas completas con otros compañeros o socios, que tienen pleno acceso a los datos proporcionados, pudiendo proceder a su visualización, descarga o modificación.

Para procesar textos, Open-Xchange ofrece tres aplicaciones individuales que cubren el espectro de lo que conocemos de otros proveedores. Con OX Text es posible escribir y formatear cartas y otro tipo de textos. OX Presentation, como su nombre indica, sirve para realizar presentaciones atractivas de forma similar a Power Point. Por su parte, OX Spreadsheet es un programa de hoja de cálculo con todas las funciones necesarias para realizar cálculos y presentar tablas.

Los usuarios pueden trabajar con diferentes formatos, de forma que si, por ejemplo, se reciben archivos creados con Microsoft Office, también es posible abrirlos y editarlos. Además, al tratarse de un software colaborativo, OX Documents también se puede usar con este cometido. Es posible desbloquear los documentos pertinentes para otros usuarios y trabajar de forma conjunta en el contenido.

La gama de funciones de la suite de Open-Xchange es muy similar a la de otras soluciones conocidas. Su punto fuerte se centra, no obstante, en el diseño abierto de software, que a su vez se basa en el concepto de código abierto del proyecto. En OX Suite han trabajado diferentes desarrolladores, entre ellos también algunos programadores que ya habían participado en el desarrollo de Open Office.

Este concepto open source se aprecia principalmente en OX Documents. A diferencia de otros proveedores, el software no cuenta con un formato de archivo propio, sino que permite abrir y editar sin problemas archivos de Microsoft Office, OpenOffice y LibreOffice, sin que por ello el formato del documento se vea afectado. Además, ofrece la posibilidad de que otras personas trabajen conjuntamente en un mismo documento sin que para ello el resto de colaboradores tengan que usar OX Documents.

La protección de datos es otra ventaja que también tiene que ver, aunque de forma indirecta, con la comunidad de código abierto. Mientras los productos de Microsoft y Google suelen recibir críticas continuas por no proteger lo suficiente los datos de los usuarios, OX App Suite está diseñado para cumplir con los requisitos del RGPD. Cuando los usuarios acceden al paquete de aplicaciones desde un proveedor de alojamiento europeo, pueden contar con una solución que cumple con la normativa de protección de datos.

No obstante, esta suite de comunicación basada en la nube presenta desventajas, como la imposibilidad de instalarla en el ordenador. A aquellos usuarios menos versados les resulta mucho más sencillo optar por una solución ya instalada en un servidor. Incluso para las pymes, crear y mantener la red local puede resultar demasiado engorroso, pues se hace necesario recurrir a la oferta de un proveedor de alojamiento. Por su parte, las empresas más grandes también pueden poner OX App Suite a disposición de sus empleados a través de su propio centro de datos.

Al igual que el resto de alternativas de Microsoft Office, la OX App Suite se puede usar en empresas de cualquier tamaño. Desde autónomos hasta grandes multinacionales, OX App Suite es apto para todo tipo de usuarios. Las funciones del paquete de software son, sobre todo, de utilidad si se pretende usar la nube para almacenar los datos. Así, el usuario podrá acceder a ellos desde cualquier lugar y trabajar sin complicaciones con otros compañeros. Dado que las listas de direcciones, los documentos y otro tipo de datos se encuentran en la nube, compartir la información también se convierte en una tarea sencilla.

Otra gran ventaja se encuentra en el hecho de ser un modelo de software como servicio, pues de este modo no es necesario ni configurar el ordenador de mesa o portátil para cada empleado, ni instalar el software y actualizarlo de forma regular. Basta con un dispositivo con un navegador y una conexión a Internet estables para trabajar. Es más, incluso si se cambia de dispositivo, no hay que realizar una instalación adicional, pues todos los datos están disponibles en la nube. Con ello se ahorra tiempo y dinero.