La matriz Eisenhower: ordenar por importancia y urgencia

En una empresa es de vital importancia que las tareas se ejecuten lo más rápido posible. En este sentido, establecer prioridades juega un papel fundamental si se quiere evitar que los asuntos urgentes se queden atrás. En el día a día, ya sea en el trabajo o en casa, las tareas menos urgentes a menudo suponen un tiempo innecesario, tiempo que se echará en falta cuando haya que centrarse en las tareas decisivas. Con el llamado principio Eisenhower tendrás una base para establecer con sensatez cuáles son las prioridades y optimizar la gestión de tu propio tiempo. Esto te permitirá alcanzar las metas más rápidamente.

El principio de Pareto establece que el 80 % de los resultados previstos pueden lograrse con el 20 % del total del esfuerzo. Pero el problema aquí es que los empleados, a menudo, se ocupan del 80 %de las tareas que solo conducirán al 20 % de los resultados.

Este problema también fue reconocido por el general y presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, que desarrolló un método de gestión del tiempo en el que se utiliza una matriz para clasificar las tareas a realizar. Eisenhower distingue entre la importancia y la urgencia de las tareas.

El principio de Eisenhower te ayuda a mejorar la gestión de tu tiempo. Una priorización clara y correctamente definida permite que los proyectos más importantes se concluyan en primer lugar. El modelo es especialmente práctico para personas que ocupan puestos directivos porque su tiempo suele ser especialmente limitado y este método les permite, de forma sencilla, delegar tareas menos importantes en sus empleados. Esto presenta la ventaja de que los empleados estarán más involucrados en los procesos de trabajo de la empresa.

Sin embargo, el modelo cuenta con algunas desventajas. A menudo es difícil evaluar correctamente la importancia de una tarea y, como consecuencia de ello, puede ocurrir que se deleguen tareas importantes a los empleados equivocados y que, por lo tanto, no se cumplan satisfactoriamente. Por norma general, la urgencia se determina en función de los plazos establecidos para cada tarea. Esto supone que, si la tarea no cuenta con un plazo determinado para su realización, el empleado debe resolver por sí mismo qué es lo que debe considerarse como urgente.

Otro problema que puede darse es la distribución desigual de las tareas. Ya que los quehaceres importantes suelen ser urgentes y las tareas urgentes rara vez carecen de importancia, estos suelen concentrarse en pocas personas o departamentos. Es decir, estas tareas no pueden delegarse ni dejarse de lado.

Un empleado está sentado en su oficina de Barcelona a las 9 en punto de la mañana. Después de revisar los correos electrónicos matutinos, lee un artículo en un periódico online. Su jefe espera a las 11 en punto a un cliente potencial para una reunión. A todo esto, suena el teléfono del empleado; es el jefe quien llama. Le informa que acudirá de inmediato a una cita en Madrid en sustitución de un compañero que se encuentra enfermo, por lo que no podrá estar presente en la reunión con el cliente potencial. Por lo tanto, el empleado debe cancelar la cita con el cliente, buscar una nueva fecha para la reunión y organizar el viaje a Madrid. El jefe también le pide que le proporcione una serie de documentos que necesitará en la reunión.

Si el empleado sigue el método Eisenhower, procederá de la siguiente manera:

• Conseguirá los documentos que el jefe necesita para su viaje (se trata de una tarea del cuadrante A, urgente e importante).
• Concertará una nueva cita con el cliente (tarea B).
• El empleado delega la tarea de buscar el billete de tren o avión a Madrid al departamento responsable de ello en la empresa, por ejemplo, al departamento de eventos (para Juan se trata de tarea C y para el departamento de eventos está catalogada como tarea A).
• La lectura del artículo del periódico es una tarea D que no es relevante ni urgente y que, por lo tanto, puede posponerse o abandonarse.

El cuadrante con las tareas D causa problemas a muchas personas, pues aquí es donde se recogen las tareas no urgentes y, al mismo tiempo, sin importancia. Para liberar el escritorio de estas ocupaciones, existen las siguientes posibilidades:

• Montaña de abono: todos aquellos documentos que no tengan valor informativo para el trabajo diario deben colocarse en un montón, conocido como montaña de abono. Este conjunto de documentos solo se procesará cuando realmente haya tiempo para ello, es decir, cuando no haya tareas más urgentes en este momento. Cada cierto tiempo, el empleado tirará al menos una quinta parte de la pila a la papelera sin volver a ojearla. De todos modos, es posible que algunas tareas ya se hayan solucionado por sí solas para entonces.
• A la basura: el material que no es importante ni urgente se puede desechar inmediatamente. Esto puede requerir algo de valor, pero el empleado se siente mucho más libre después de hacerlo y ahorrará tiempo.
• Archivado: la tercera opción es archivar los documentos en una carpeta. A diferencia de lo que ocurre con la pila de abono, el empleado verifica los documentos cada cierto tiempo y luego decide si los recoge, los procesa o los tira a la basura.

Además de la matriz de Eisenhower y el principio de Pareto, el análisis ABC es otro método diseñado para hacer más efectiva la gestión del tiempo. El análisis ABC es rápido y fácil de usar:

• Tareas A: extremadamente importantes y urgentes
• Tareas B: importantes, pero no urgentes
• Tareas C: menos importantes, rutinarios

A menudo ocurre que las tareas C son las que más tiempo consumen, pero las que menos beneficios aportan. Por otro lado, las tareas A, en las que se invierte menos tiempo, son las más beneficiosas. El propósito del análisis ABC, el principio de Pareto y la matriz de Eisenhower es centrarse en las tareas A. Esto debe hacerse, si es posible, cuando la concentración y la productividad del empleado están en su punto más alto. Las tareas B, por otro lado, son a menudo tareas rutinarias. Por lo tanto, estas deben llevarse a cabo en momentos en los que la capacidad de concentración disminuye un poco. Las tareas C no se realizan hasta que se hayan completado las tareas A y B.

La principal diferencia es que la matriz de Eisenhower se centra en un intervalo de tiempo mayor, mientras que el análisis ABC está orientado a un solo día. El análisis ABC tiene como objetivo priorizar las tareas diarias dentro de una lista de quehaceres para completar eficientemente los proyectos de un día. El método de Eisenhower, por otro lado, es adecuado para proyectos a largo plazo y también puede ayudar a estructurar el día a día, ya sea en el trabajo o en privado.

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