Google Workspace vs. Microsoft 365 frente a frente
Equipo editorial de IONOS
¿Google Workspace o Microsoft 365? A la hora de elegir un software de productividad, las opiniones difieren. Con su línea Office, Microsoft lleva años ofreciendo un paquete de software para el uso diario en la oficina que también demuestra su buen rendimiento en la nube en su variante online Microsoft 365.
Por su parte, con el servicio de alojamiento de archivos Drive y Google Docs, Google se ha consolidado como una alternativa gratuita a la gama de productos de Microsoft dirigida principalmente a usuarios particulares. Google Workspace se ha diseñado para satisfacer las necesidades de los clientes empresariales y establecerse como un serio competidor de Microsoft Office en este segmento. Ahora bien, ¿consigue aguantar el tipo frente al líder del mercado?
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Pequeña presentación: Google Workspace vs. Microsoft 365
Tanto los productos de Office de Google como los de Microsoft siguen el mismo enfoque: las empresas deben ser capaces de realizar el mayor número posible de tareas con las soluciones de sus suites sin necesidad de utilizar aplicaciones de terceros. Para asegurar un flujo de trabajo fluido, cada uno de los programas encaja a la perfección con el resto.
Microsoft 365
A la mayoría de los usuarios de PC les han de sonar muchas de las aplicaciones de la suite Microsoft 365. Word, Excel y PowerPoint son algunos de los programas más conocidos del mundo y constituyen el equipamiento básico de muchas oficinas. Con Microsoft 365 puedes encontrar las soluciones de software en la nube. De este modo se facilita el trabajo usando distintos dispositivos y se transforman las aplicaciones de oficina tradicionales en modernas herramientas colaborativas.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Aplicaciones conocidas de oficina | Sistema complejo de licencia |
| Soluciones de escritorio y cloud | |
| Amplias oportunidades de colaboración | |
| Incluye almacenamiento cloud |
Google Workspace
Hace tiempo que Google dejó de limitarse a ofrecer solo su motor de búsqueda. En su cartera de productos, se incluyeron no muy tarde las soluciones de oficina. En sus inicios, Google era uno de los únicos proveedores de soluciones de hojas de cálculo, procesador de texto y creación de presentaciones a través de una aplicación web en el navegador. Con el paso del tiempo y gracias a la integración de Gmail y Google Drive estos programas individuales han crecido para convertirse en una amplia suite en la nube.
También hay que mencionar que Google ha mejorado la interoperabilidad de su hardware Google Meet con sistemas de videoconferencia de terceros como Zoom. Esto proporciona una flexibilidad significativamente mayor en la comunicación a través de diferentes aplicaciones.
Otra novedad es: Google Vids, una aplicación asistida por IA para la creación de vídeos. Esto permite a los usuarios crear y editar vídeos profesionales directamente en la nube. Estas nuevas herramientas refuerzan Google Workspace como plataforma integral de colaboración y comunicación.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Funcionamiento sin importar el dispositivo | No tiene versión de escritorio |
| Dominio de correo electrónico profesional incluido en Gmail | |
| Grandes opciones para colaboración | |
| Incluye almacenamiento en la cloud | |
| Google Vids, un nuevo editor de vídeo en línea basado en IA |
- Escribe correos electrónicos perfectos con ayuda de la IA (opcional)
- Dominio gratis más asesor personal
- Protección contra virus y spam
Google Workspace vs. Microsoft 365
Con el software de productividad Google Workspace, Google se dirige al segmento corporativo y declara la guerra abiertamente al líder actual del mercado, Microsoft, y al producto de la competencia, Microsoft 365. En los siguientes apartados cotejaremos ambos productos en base a los siguientes aspectos:
- Oferta de aplicaciones
- Almacenamiento en la nube
- Uso compartido de archivos
- Colaboración
- Correo electrónico
- Seguridad
- Protección de datos
- Política de precios
Nuestra comparativa data de julio de 2024.
Oferta de aplicaciones
Si se observa la cartera de productos de los dos paquetes de aplicaciones empresariales, puede verse que el alcance funcional es en gran medida el mismo. Para cada aplicación de Microsoft 365, Google ofrece una alternativa:
| Función | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Procesamiento de textos | Microsoft Word | Google Docs |
| Tablas de cálculo | Microsoft Excel | Google Sheets |
| Presentaciones | Microsoft PowerPoint | Google Slides |
| Correo electrónico | Microsoft Outlook | Gmail |
| Bloc de notas digital | Microsoft OneNote | Google Keep |
| Alojamiento web | Microsoft Sharepoint | Google Sites |
| Videoconferencia | Microsoft Teams | Google Meet |
| Mensajería instantánea, chat para grupos | Microsoft Teams | Google Chat |
| Espacio de trabajo con chat | Microsoft Teams | Google Chat |
| Redes sociales para empresas | Yammer | Google Spaces |
Sin embargo, una característica que hace único al producto de Microsoft es la opción de descarga. Todas las aplicaciones profesionales de Microsoft 365 también están disponibles como versiones de escritorio y se pueden instalar desde la nube en dispositivos locales (dependiendo del plan de producto seleccionado) y utilizarlos sin conexión.
Google Workspace también ofrece funciones offline para Google Docs, Sheets y Slides. Sin embargo, no en forma de una aplicación de escritorio, sino como una herramienta de la aplicación web. Para ello, es necesario utilizar Chrome como navegador y una extensión para el uso offline.
| Función | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Aplicaciones ofimáticas como aplicaciones web | Sí | Sí |
| Uso offline | Sí | Sí |
Almacenamiento en la nube y filesharing
Las soluciones cloud como Google Workspace o Microsoft 365 resultan eficaces en el contexto corporativo debido principalmente al almacenamiento central de los datos en Internet.
Para Mircrosoft 365, Microsoft confía en el servicio de alojamiento de archivos OneDrive. Los usuarios de Google Workspace tienen acceso a la plataforma de almacenamiento en la nube de Google Drive con un espacio de almacenamiento más amplio.
Mientras que Microsoft pone 1 terabyte (TB) de almacenamiento en la nube a disposición de todos los usuarios de Microsoft 365, el volumen de almacenamiento disponible en Google Workspace depende de la versión del producto que se utilice: se pueden adquirir entre 30 GB y 5 TB por usuario. En la versión Enterprise se puede incluso disponer de espacio de almacenamiento ilimitado.
Tanto Google como Microsoft ofrecen la posibilidad de sincronizar el almacenamiento en la nube con un dispositivo, de modo que los archivos y las carpetas almacenados en línea también están disponibles sin conexión si es necesario.
En la administración de ficheros, ambas soluciones de almacenamiento en nube obtienen una alta puntuación con una amplia gama de funciones. El historial de versiones y las funciones de uso compartido de archivos, con las que los usuarios pueden compartir archivos con personas dentro o fuera de su organización, con un límite de tiempo si es necesario, son prestaciones muy prácticas para la actividad diaria.
Google Workspace también ofrece una función de búsqueda basada en NLP (Natural Language Processing) en todas las aplicaciones.
| Función | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Espacio de almacenamiento por usuario | 1 TB | 30 GB, 1 TB, 5 TB o ilimitado según la versión |
| Sincronización | Sí | Sí |
| Versionado | Sí | Sí |
| File sharing por enlace con fecha de caducidad | Sí | Sí |
| Búsqueda | Sí | Sí, basada en NLP |
Herramientas de colaboración
Como plataformas de colaboración, Google Workspace o Microsoft 365 proveen potentes herramientas para comunicarse y colaborar con compañeros, clientes y socios comerciales.
Ambas soluciones ofrecen videollamadas y mensajería instantánea, así como edición compartida de texto, hojas de cálculo y presentaciones en la nube.
La respuesta de Google a Skype for Business o Microsoft Teams es el servicio de videoconferencia Google Meet. Con Google Chat se pueden enviar mensajes directos y mantener conversaciones grupales.
Tanto con Google Workspace como Microsoft 365 pueden implementarse páginas corporativas internas y otras aplicaciones de intranet con la misma profesionalidad. Con Sites, Google apuesta por un sistema intuitivo de plantillas que otorga un margen limitado de creatividad, mientras que Microsoft SharePoint es menos intuitivo, pero ofrece muchas más opciones de cara a implementar aplicaciones web internas en la empresa.
Con Yammer y Google Spaces, ambos proveedores ofrecen soluciones en la nube que pueden utilizarse para realizar redes sociales internas y entre empresas.
| Función | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Gestión de citas y contactos a nivel profesional | Sí | Sí |
| Edición compartida de textos, tablas y presentaciones | Sí | Sí |
| Videotelefonía | Sí | Sí |
| Mensajería instantánea | Sí | Sí |
| Chat para grupos | Sí | Sí |
| Videoconferencia | Sí | Sí |
| Páginas corporativas internas / intranet | Sí | Sí |
| Redes sociales internas | Sí | Sí |
Por cierto: en términos de disponibilidad y atención al cliente, tanto Microsoft Cloud como Google Workspace garantizan a sus usuarios una disponibilidad del 99,9 %. Los equipos de servicio de ambas plataformas están disponibles las 24 horas del día por teléfono, correo electrónico o chat.
Correo electrónico
Tanto Google Workspace como Microsoft 365 ofrecen funciones de correo electrónico a nivel profesional que incluyen también un calendario y una agenda de contactos.
Los usuarios de Microsoft 365 gestionan su tráfico electrónico en el programa cliente Outlook o en la aplicación web Outlook on the web, incluso en dispositivos móviles. En Google Workspace se realiza en la aplicación web Gmail, que también soporta al producto de correo gratuito de Google con el mismo nombre.
Al contrario que la cuenta gratuita de Google, la cuenta de correo para clientes de Workspace se muestra con una interfaz libre de publicidad y con dominio personalizable. En Microsoft 365, el dominio profesional de correo electrónico solo se soporta de forma indirecta.
| Función | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Sin publicidad | Sí | Sí |
| Dominio personalizado incluido | No | Sí |
| Aplicación móvil | Sí | Sí |
| Cliente de escritorio incluido | Según el plan | No |
| Nombre personalizado | Sí | Sí |
| Listas de distribución | Sí | Sí |
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Seguridad y protección de datos
¿Qué producto es más seguro, Google Workspace o Microsoft 365? En principio, ambos proveedores se dirigen a clientes profesionales cuyos procesos de negocio están sujetos a estrictas directrices de cumplimiento normativo con respecto a la seguridad frente a escuchas y a la protección de datos.
Ambos proveedores confían en tecnologías garantizadas de cifrado para el almacenamiento de los datos en sus centros de datos, así como para la transmisión de datos entre el cliente y el servidor.
Además, tanto Google Workspace como Microsoft 365 han sido diseñados para cumplir con los principales estándares y regulaciones de la industria para el procesamiento seguro de datos:
- Ambas plataformas están certificadas según las normas internacionales de seguridad de la información, seguridad en la nube y protección de datos en la nube ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018).
- Todos los servicios en la nube de Microsoft cumplen con los Service Organization Controls Standards para la seguridad operativa (SOC 1, 2 y 3), que prevén la realización de controles anuales de la seguridad de los datos, la disponibilidad, el procesamiento de la integridad y la confidencialidad. Google Workspace también está certificada según SOC 2 y 3.
- Como participantes en el Programa Federal de Gestión de Riesgos y Autorizaciones (FedRAMP) estadounidense, ambos proveedores han pasado por un proceso de evaluación y aprobación que cualifica sus productos en la nube para su uso en agencias del gobierno de los Estados Unidos.
- Para garantizar la seguridad en el procesamiento de las transacciones con tarjetas de crédito, ambas plataformas soportan el estándar de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (Payment Card Industry Data Security Standard, PCI DSS).
- Todas las herramientas en la nube de la gama de productos de Microsoft y las soluciones de Google cumplen con la HIPAA. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de los Estados Unidos (U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act) define unas reglas estrictas para el manejo de los datos de pacientes.
- A partir de otoño de 2024, Google dejará de admitir aplicaciones de terceros que solo utilicen contraseñas para la autenticación. Con ello, el proveedor subraya su compromiso con los estándares de seguridad avanzados y promueve el uso de métodos de autenticación seguros como OAuth.
Tanto Google como Microsoft aplican medidas de privacidad que permiten a las empresas un uso de las aplicaciones nube conforme al RGPD.
| Función | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Encriptación de datos | Sí | Sí |
| ISO/IEC 27001 (Seguridad de información) | Sí | Sí |
| ISO/IEC 27017 (Seguridad cloud) | Sí | Sí |
| ISO 27018 (Protección de datos de la cloud) | Sí | Sí |
| SOC 1 | Sí | No |
| SOC 2 | Sí | Sí |
| SOC 3 | Sí | Sí |
| FedRAMP | Sí | Sí |
| PCI DSS (Estándar de seguridad para transacciones de tarjeta de crédito) | Sí | Sí |
| HIPAA | Sí | No todas las aplicaciones |
Tarifas
Google ofrece Workspace en tres variantes.
| Versión de Google Workspace | Funciones |
|---|---|
| Business Starter | Paquete de oficina con 30 GB de almacenamiento |
| Business Standard | Paquete de oficina optimizada con 2 TB de espacio |
| Business Plus | Paquete premium de oficina con paleta ampliada de funciones. 5 TB de espacio de almacenamiento y función de archivo |
Google ofrece también una versión Enterprise para grandes empresas. Entre sus características hay que destacar el espacio ilimitado de almacenamiento.
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- Dominio gratis incluido el primer año
Microsoft ofrece a las empresas un abanico de productos diferenciado del resto que se compone de 4 planes con funciones diversas:
| Versión de Microsoft 365 | Funciones |
|---|---|
| Microsoft 365 Empresa Básico | Todas las aplicaciones Office como versión web más Exchange, OneDrive, Sharepoint, Teams |
| Microsoft 365 Empresa Estándar | Todas las aplicaciones Office como versión web y de escritorio más Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams |
| Microsoft 365 Empresa Premium | Todas las aplicaciones Office como versión web y de escritorio más Exchange, OneDrive, SharePoint. Además de Intune & Azure Information Protection |
| Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios | Versiones de escritorio de las apps de Office sin Exchange, OneDrive, SharePoint ni Teams, pero con un 1 TB de almacenamiento cloud |
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Google Workspace vs. Microsoft 365: resumen
Google Workspace se presenta como un fuerte competidor en comparación con el líder del mercado Microsoft 365, ya que ambas plataformas ofrecen funciones y herramientas completas que son esenciales en los entornos corporativos modernos para una colaboración eficiente y una mejora de la productividad.
Google Workspace puntúa especialmente bien por su independencia de dispositivos y la perfecta integración de sus aplicaciones web, que permiten trabajar desde cualquier lugar y dispositivo. También hay ofertas innovadoras como Google Vids, que hacen que la plataforma sea especialmente atractiva para profesiones creativas y orientadas a los medios de comunicación.
La nube de Microsoft apenas ofrece en línea una función que no esté ahora también disponible en Google.
Microsoft 365, por su parte, ofrece a los usuarios la ventaja de disponibilidad offline a través de aplicaciones de escritorio descargables, lo que puede ser especialmente útil para los usuarios que prefieren trabajar con software instalado. Esta opción permite seguir trabajando incluso sin conexión a Internet.
La elección de Google Workspace frente a Microsoft 365 depende básicamente de los requisitos específicos de la empresa y de las preferencias de los empleados. Por último, ambas plataformas permiten un trabajo altamente conectado y flexible que respalda la transformación digital de los procesos empresariales.