GTD: autogestión eficaz para lograr tus objetivos

¿Eres de los que siempre deja todo para el último momento? Cuando te acuestas ¿ya le estás dando vueltas a la cabeza por lo que te espera al día siguiente? ¿Tienes la sensación de que apenas eres capaz de cumplir con tus obligaciones? Entonces, eres el candidato perfecto para probar el sistema de autogestión GTD.

GTD, siglas de Getting Things Done, es un sistema de gestión del tiempo y la productividad que emplea un conglomerado de listas y agendas para ayudar al usuario a cumplir con sus tareas y obligaciones de forma eficiente y ordenada.

El método GTD parte de un principio básico: todas las tareas se deben registrar por escrito para garantizar que no se olvida ninguna y reducir la carga mental, ya que ahora ya no es necesario acordarse siempre de todo. Una vez eliminada la obligación de pensar constantemente en las tareas pendientes, la mente ya no quedará enredada en ineficaces bucles de pensamiento en momentos poco oportunos, como el de irse a dormir. Gracias a la planificación por escrito, el cerebro puede confiar en que todo se hará en plazo y que nada se deja en el tintero. Así, en las fases de tranquilidad, el cerebro puede recuperarse de verdad y, al no tener que fijarse en ninguna tarea pendiente en un segundo plano, puede centrarse en las tareas actuales.

Este método recomienda que las tareas más grandes se dividan en tareas parciales más pequeñas con fechas concretas. Revisarlas regularmente garantiza tener los proyectos y tareas siempre controlados, así como detectar posibles puntos débiles del sistema para solucionarlos.

David Allen, consultor de productividad estadounidense, desarrolló este sistema y lo presentó al mundo en su libro titulado “Organízate con eficacia” (Getting Things Done en su versión original) en el año 2001. Desde dicha publicación, el método GTD ha ganado millones de simpatizantes en todo el mundo.

Todas las tareas, citas e ideas se recopilan en las denominadas “bandejas de entrada”. Obviamente no tienen por qué ser bandejas reales. Se trata, más bien, de un término general para definir cualquier sistema de organización que sirva para registrar cosas por escrito. Esto incluye bandejas físicas o digitales como la cuenta de correo electrónico, programas como Evernote o OneNote, bandejas de documentos en papel o notas adhesivas. Al aplicar el método GTD, es posible que el primer paso te lleve algunos días, pero una vez sentada la base, ya solo tendrás que añadir las nuevas tareas, citas o ideas a tu bandeja según vayan surgiendo. Por norma general, solo te llevará unos minutos.

Todas las entradas que requieran una acción se almacenan primero en bandejas intermedias o se añaden a listas para que se sigan procesando desde ahí.

En el calendario solo se registran fechas. Las tareas pendientes deben registrarse en la lista de “Próximos pasos” o añadirse a un proyecto y dividirse en fases secundarias.

Para David Allen y su método GTD, cualquier tarea que implique varios pasos es un proyecto. Por lo tanto, un proyecto puede ser tanto la renovación de la casa como una campaña de marketing para un producto. La idea es que registres las tareas más complejas en una lista de proyectos que debes revisar con regularidad. A continuación, define pasos concretos para tu proyecto y fija fechas en el calendario. Además, lleva una lista de recordatorio para todas las tareas que has delegado en otros. Así siempre tendrás presente en qué tareas hay otras personas trabajando por ti.

Al margen de la lista de proyectos, debes llevar otra lista en la que enumeres todos los “Próximos pasos” que no tienen nada que ver con los proyectos. En función del volumen de tareas, también puedes llevar varias listas ligadas a un contexto, por ejemplo, para asuntos privados, temas laborales, llamadas, compras, etc.

También debes llevar una lista de recordatorio para todas las tareas que has delegado fuera de los proyectos. Fija fechas para comprobar el avance de cada tarea.

La organización de tus tareas te aporta mayor claridad, pero por sí sola no contribuye a que aumente tu productividad y a que todo quede hecho en el tiempo previsto. Para ello, es necesario que revises tus listas con regularidad.

Solo si estás seguro de que tu sistema está al día, podrás dedicarte plenamente a tu tarea actual sin tener que preocuparte por posibles fechas olvidadas.

Por ello, debes echar un vistazo a tu agenda varias veces al día y comprobar al menos una vez al día las listas de tareas para decidir con qué asunto pendiente ponerte. También debes vaciar tu bandeja de entrada una vez al día.

El método GTD recomienda realizar una retrospectiva una vez a la semana. Esta retrospectiva incluye los siguientes pasos:

• Despejar la cabeza: al final de la semana debes anotar todas las ideas que tienes en la cabeza.
   
• Bandejas de entrada: clasifica y ordena las nuevas tareas, ideas y fechas en el sistema Getting Things Done.
   
• Lista de tareas: ¿la lista es actual? ¿Tachaste todos los asuntos pendientes ya solucionados? ¿Qué tareas quedan pendientes para los próximos días?
   
• Listas de proyectos: ¿la lista está actualizada? ¿Durante la semana pasada hiciste al menos un paso para avanzar en tu(s) proyecto(s)?
   
• Lista “Quizás/en otro momento”: ¿Quieres mover algún asunto de esta lista a la lista de proyectos y tratarlo ya?
   
• Agenda: ¿está actualizada? ¿Tienes en cuenta todas las fechas importantes? ¿Qué tareas hay pendientes en los próximos días? ¿Registraste todas las fechas importantes?
   
• Lista de “espera”: ¿cuál es el estado actual de las tareas pendientes delegadas? Pregunta a los responsables si es necesario.

Dentro de tu sistema GTD, ya has creado al menos una lista de tareas. Como lo lógico es que te muevas en distintos contextos (trabajo, familia, aficiones), es recomendable que hagas distintas listas, las denominadas listas contextuales. Así evitas tener que examinar una lista enorme de tareas pendientes para ver cuál es la siguiente tarea y simplemente echas un ojo a las breves listas contextuales.

Así, en cuanto tengas tiempo y lo quieras aprovechar de forma productiva, antes de nada, debes hacerte las siguientes preguntas: ¿en qué contexto estoy? ¿Qué es lo que puedo hacer ahora mismo? Si, por ejemplo, estás en la sala de espera del médico y quieres aprovechar el tiempo muerto, la situación no se presta mucho para que realices llamadas confidenciales de carácter laboral. Pero sí que puedes contestar correos electrónicos breves o mandar un mensaje a tus amigos.

¿Cuánto tiempo tienes? Si vas en coche y el trayecto te va a llevar unos 15 minutos, no debes iniciar una llamada que sabes que se prolongará al menos durante una hora. Pero sí que podrías programar una parada en el supermercado para tachar algunas cosas de tu lista de la compra.

Nuestro nivel de rendimiento va variando a lo largo del día. Este biorritmo es individual para cada persona. Observa durante una semana cómo va cambiando tu nivel de energía para detectar los picos y las caídas. Así, en el futuro, debes planificar las tareas que exijan toda tu concentración y capacidad de rendimiento en aquellos momentos de tu biorritmo en los que te encuentres bien y lleno de energía. La preparación de una presentación importante, por ejemplo, puede resultarte más fácil por la mañana que después del mediodía. Si sueles ser más productivo por la tarde-noche, modifica la planificación de tus tareas en consecuencia.

Si has clasificado las tareas según los tres criterios previos y te encuentras con distintas opciones, el elemento clave es la prioridad: ¿qué tarea es la más importante? Empieza por esa.

¿Estás en la oficina y te queda una hora sin ocupaciones antes de la charla de empleados? Puedes tachar alguna llamada de tu lista, elaborar un informe o seguir desarrollando un concepto para un taller. Como el taller tendrá lugar dentro de tres días y aún no te has preparado, te decantas por esta tarea. Es prioritaria. En cambio, el informe es de tipo rutinario y las llamadas también las puedes hacer dentro de unos días.

El método GTD no deja a nadie indiferente, pero tiende a la polarización: cuenta con muchísimos seguidores ilusionados, pero también con numerosos críticos.

Fiabilidad: el sistema garantiza que todas las tareas se realicen (a tiempo). Para las personas que se olvidan a menudo de fechas y citas, el método GTD puede ser muy útil.

Organización completa: GTD ofrece un solo sistema de organización para todos los proyectos, tanto privados como laborales. De esta forma, se reduce el riesgo de confusión o de que alguna cita se olvide.

Fomenta la realización inmediata: al distinguir los pasos “organizar”, “analizar” y “realizar”, el sistema Getting Things Done previene la sobrecarga mental de las personas. Mediante la división de grandes proyectos en tareas parciales más pequeñas, facilita el inicio del trabajo de los proyectos.

Estructura clara: las numerosas listas y preguntas de orientación permiten usar el tiempo de una manera más eficiente y evitan que saltes de forma continua y sin propósito de una tarea a la otra, una práctica muy nociva para la productividad.

Libertad: aunque se trata de un sistema muy completo, en el día a día, el método GTD permite mucha libertad, ya que no impone un plan diario o semanal fijo. Cada cual decide por sí mismo qué tarea emprenderá a continuación. En principio, es una motivación, pero hay usuarios que lo ven como una desventaja.

Poco apoyo a la priorización: en GTD, las prioridades juegan un papel secundario. El sistema se ocupa principalmente de que no se olvide ninguna tarea y de que el tiempo libre se use de manera eficiente. No obstante, si quieres asegurarte de que estás priorizando correctamente, debes usar otras técnicas de forma adicional, por ejemplo, la técnica Eisenhower.

Ausencia de un plan diario o semanal: GTD no ofrece planes diarios o semanales optimizados. Aquellas personas con dificultad para marcar objetivos, definir los próximos pasos y para organizar el día de manera eficiente, apenas encontrarán apoyo en el método Getting Things Done. Para planificar el día, es mejor, por ejemplo, el método ALPEN.

Sistema complejo: GTD no se puede definir en cinco minutos ni aplicar en una tarde. Si quieres sacar provecho al método, tienes que entenderlo hasta el más mínimo detalle y aplicarlo de manera consecuente. Hazlo bien o no lo hagas. Si, por ejemplo, te saltas las retrospectivas semanales o no divides las tareas en listas contextuales, estás limitando tu propia capacidad de éxito.

Cambios (excesivos) en las costumbres: si te decides por el método GTD, tienes que afrontar el desafío de cambiar numerosas costumbres en poco tiempo. Debes vaciar las bandejas de entrada con regularidad, debes planificar el análisis de las listas de proyecto y de espera y también debes familiarizarte con la elaboración de listas contextuales.

Este es punto principal de las críticas al GTD: hay gente que opina que tanto cambio supone una carga excesiva. Si tienes dificultades para cambiar tus costumbres, quizás debes optar por otra técnica de organización que encaje mejor con tu personalidad.

GTD es un método de autogestión que funciona. Quedó demostrado con los numerosos informes del éxito de sus seguidores, pero el método Getting Things Done no es un método simple.

GTD es especialmente recomendable para aquellas personas que tienden a los procesos analíticos y estructurados y que ya tienen bien definidos sus objetivos y prioridades. Si se te encargaron varias tareas distintas, este sistema te ayudará a mantener una visión clara del conjunto.

No obstante, si solo te involucras en un número reducido de proyectos y no tienes que lidiar con excesivas responsabilidades (profesionales y privadas), puede que el método GTD te quede grande. En estos casos, suele bastar con que lleves bien tu propia agenda, no descuides tu lista de tareas pendientes para los asuntos privados y que fijes una fecha a la semana para organizar la cuenta de correo electrónico.