Gestión de personal: tareas, funciones y objetivos

La administración de las cuestiones concernientes a la plantilla se cuenta como una de las tareas centrales de la gestión de personal. Abarca todas las tareas rutinarias administrativas del departamento de recursos humanos. Entre sus actividades centrales se encuentran la gestión, planificación y capacitación del personal.

La gestión de personal, también conocida como administración de personal, es una forma de gestión que se encarga de las relaciones de los empleados con la empresa. Sin embargo, también realizan otras actividades que incumben a terceros como, por ejemplo, la afiliación de los trabajadores a un régimen de la seguridad social.

El objetivo principal de la gestión de personal es el de proporcionar datos personales actualizados, para garantizar una óptima comunicación interna. No hay que olvidar que el trabajo administrativo llevado a cabo de forma eficiente contribuye a que la cooperación interna sea fluida. En general, es tarea de la administración de personal organizar y simplificar todos los procesos en torno a los empleados en una empresa.

Cuando la gestión de personal realiza su trabajo con eficiencia y sin errores, se contribuye a alcanzar un objetivo mayor, primordial para el departamento de recursos humanos: generar, mantener e incrementar el nivel de satisfacción de los empleados. Esto, a su vez, es de gran beneficio para la empresa, pues cuanto más satisfechos estén los trabajadores, mayor eficiencia y creatividad se consigue. Además, disminuye el número bajas por enfermedad y aumenta la lealtad hacia la empresa.

Las tareas para la gestión de personal se pueden dividir en dos categorías: por un lado, las tareas que responden a necesidades operativas o a imperativos legales, como pueden ser la elaboración de sistemas para registrar el horario laboral, la seguridad social, los salarios, los procesos de contratación y cese de los empleados o incluso los certificados de trabajo; por el otro se distinguen las tareas de administración centradas en las políticas de la empresa y en la planificación de decisiones estratégicas, incluyendo el análisis de encuestas o la comparación del rendimiento, entre otras actividades.

Sea como fuere, llevar a cabo estas actividades es tarea harto complicada, de ahí que la mayoría de las empresas usen programas especializados. Estos sirven de apoyo al departamento de recursos humanos en la implementación de sus funciones, registrando los datos personales de cada trabajador junto a información relativa al cálculo de la nómina, la relación tiempo/trabajo, las estadísticas personales, los costes de viajes de negocios y otros desplazamientos, etc.

Tareas básicas de la gestión de personal:

• Reconocer las necesidades de los empleados, recopilar y evaluar la información al respecto e identificar las tendencias.

• Crear, gestionar y llevar los diferentes expedientes de los empleados.
• Registrar la contratación, el cese y los cambios de personal.
• Elaborar contratos laborales junto a otro tipo de acuerdos (contratos de subarrendamientos).
• Procesar las solicitudes de los empleados, por ejemplo, en lo que respecta a las vacaciones o a cursos de formación.
• Gestionar el contacto con las autoridades competentes, oficinas, compañías de seguros, empresas de contabilidad, seguros sanitarios u otros socios contractuales.
• Supervisar la entrada y el cese del empleado en la empresa.
• Procesar el absentismo de los empleados.
• Encargarse de los pagos de salarios.
• Registrar los horarios de trabajo.

La gestión de personal, en el desempeño de sus tareas, ha de cumplir las siguientes funciones:

• Proporcionar información: proporciona datos actualizados sobre cada empleado, grupos específicos o de todo el personal. Los datos pueden tomarse del expediente de cada trabajador. Los programas de gestión de personal son, en este sentido, de gran importancia.
• Desarrollar procesos: la contratación, el traslado, el ascenso o la baja de los empleados corren a cargo de la empresa. La gestión de personal se encarga de toda la parte administrativa.
• Notificaciones: el departamento de recursos humanos se ocupa, por ejemplo, de dar de alta al empleado en las oficinas correspondientes.
• Control: se comprueban las fluctuaciones en los horarios, las bajas, las horas extra, el derecho a vacaciones o las horas de trabajo. El control del tiempo de trabajo es especialmente relevante cuando se quieren establecer horarios flexibles.
• Protección de personal: la gestión de personal debe garantizar la protección de la salud y la seguridad de los empleados en el trabajo, así como la protección de los datos de acuerdo a la leyes vigentes.

Los empleados encargados de la gestión de personal tratan, a diario, con datos sensibles de carácter personal, tales como el nombre, la dirección, información médica, cuenta bancaria, certificaciones o currículos. Estos datos deben protegerse respetando las leyes vigentes, motivo por el que los empleados deben conocer los últimos cambios en las regulaciones relativas a la protección de datos. Con la entrada en vigor del RGPD, las empresas tienen que revisar los procesos internos para que cumplan con lo establecido. Pero ¿qué impacto tiene en la gestión de personal?

• Deberán eliminarse los datos personales que no sean necesarios.
• Los empleados deben dar su consentimiento para que se usen sus datos.
• Los empleados tienen derecho a saber los datos que una empresa recoge y procesa.
• Los empleados pueden solicitar al empleador una copia de todos sus datos almacenados.
• En caso de pérdida de datos, los empleadores deben cumplir con la obligación oficial de informar en un plazo máximo de 72 horas.

Gracias a la digitalización, muchas tareas de gestión de personal se pueden simplificar. El uso de software para realizar estas tareas se está convirtiendo en una idea cada vez más atractiva, pues los proveedores tienen más en cuenta la normativa relativa a la protección de datos. Así, por ejemplo, existen programas que eliminan de forma automática cierta información pasado un tiempo.

Un expediente digitalizado de personal incluye, al igual que sus homólogos en formato físico, los datos personales de los empleados. Estos archivos digitalizados tienen, sin embargo, una serie de ventajas decisivas: al ser gestionado de forma centralizada, varios empleados pueden trabajar al mismo tiempo siempre que estén autorizados, aliviando así la carga de trabajo. Con un sistema de permisos se da acceso a los usuarios con derechos, limitando en cada caso como se requiera qué datos puede ver qué empleado.

En el ámbito de la gestión de los tiempos de trabajo y de las bajas se pueden gestionar algunos procesos tales como:

• el cálculo de las ausencias,
• la fluctuación en la empresa,
• el número de horas extras,
• las bajas por enfermedad, maternidad, paternidad, etc.
• las solicitudes de vacaciones,
• el control de horarios para facilitar la flexibilidad y
• la formación continua.

Otra posibilidad para aliviar la carga de trabajo es permitir que sean los empleados los que lleven a cabo determinadas tareas administrativas de forma independiente, aunque ayudados por determinadas herramientas especialmente diseñadas para ello. Por ejemplo, en algunas empresas se permite que los empleados pueden modificar sus datos personales, registrar los horarios o planificar y solicitar vacaciones. La externalización de estas tareas no solo trae ventajas para el departamento de recursos humanos, que ve reducida la carga de trabajo administrativo, sino también para los empleados, pues tienen una visión más amplia y profunda sobre los procesos administrativos de la empresa.

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