La extranet y sus beneficios para las empresas

Con la implantación de una extranet en una empresa privada, en una organización, en una universidad o en una asociación, se construye una red integral de información que puede integrarse en los procesos corporativos de diversas formas:

• Tráfico de datos: una extranet facilita el intercambio electrónico de datos, a menudo referido como EDI por las siglas en inglés de Electronic Data Interchange, en los documentos (formularios de pedido, albaranes de entrega) que se envían los socios comerciales. Con esto, los datos pueden compartirse más allá de los límites de la empresa y procesarse sin necesidad de editarlos manualmente. De este modo, los datos pueden enviarse sin depender de sistemas de gestión de mercancías.
   
• Gestión de datos: en una red de este tipo los datos pueden actualizarse con rapidez y ponerse a disposición de los usuarios autorizados, lo que garantiza la actualidad y la transparencia del procesamiento de los datos.
   
• Cooperación: una extranet facilita el uso común de aplicaciones de software y con ello la colaboración con otras empresas.
   
• Comunicación de información: de esta forma pueden anunciarse novedades de interés para ciertos usuarios.
   
• Gestión del conocimiento: los socios pueden compartir el uso de programas de formación o desarrollar aplicaciones en común.

Las empresas también pueden integrar otras funciones para facilitar el intercambio con el exterior, como serían un buscador, un directorio de personal o un servicio de mensajería, aunque también cabría pensar en funciones interactivas como las encuestas o las votaciones.

Las redes virtuales privadas o VPN también garantizan una elevada protección. Una VPN (Virtual Private Network) es una red privada de comunicación en la cual la conexión se realiza por medio de un túnel IP virtual que permite a los integrantes de la red acceder a la intranet de la empresa. Para salvaguardar la integridad de los datos cuando se utilizan conexiones abiertas, la información se cifra (tunneling), de modo que resulte invisible para otros usuarios de la red pública.

Suele diferenciarse entre dos formas básicas de crear una extranet e integrarla en la comunicación corporativa, y en ambos casos se trata de portales:

• Portales corporativos: este tipo de portales reúne todas las aplicaciones en una única interfaz de usuario. Esto resulta una gran ventaja sobre todo cuando han de integrarse muchas aplicaciones de extranet diferentes, porque se evita así que el usuario tenga que cambiar entre diferentes modos de manejo y autenticarse varias veces, como ocurriría si tuviera que usar varias aplicaciones diferentes.
   
• Portales para procesos: este tipo de portales orientados a los procesos comerciales más habituales están pensados para llevar a cabo pedidos, cálculos de costes, etc., y pueden, pero no deben, integrarse en el portal corporativo (pueden también utilizarse como aplicación independiente).

Otra alternativa para crear una extranet es utilizar un sistema de gestión de contenidos, si bien la gama de funciones cubierta por el software varía en función del CMS que se utiliza, de modo que si se echaran en falta algunas funciones imprescindibles habría que añadirlas con extensiones. Con todo, conviene saber que implementar y mantener sistemas demasiado complejos requiere cierta especialización técnica.

Si no se está seguro de la solución más adecuada en cada caso, es recomendable acudir a un experto.

Implementar una extranet conlleva muchas ventajas para las empresas, entre ellas facilitar el intercambio de datos entre empleados, tanto si trabajan dentro como fuera de la empresa, y personas ajenas. Además, como una extranet permite intercambiar grandes cantidades de datos a una gran velocidad, pueden optimizarse muchos procesos. La reducción del trabajo propio de las aplicaciones ejecutadas de forma manual acostumbra a ir acompañada de un incremento de la productividad y un ahorro de los costes. Informar sobre el estado de un pedido, por ejemplo, ya no debe hacerse necesariamente por correo electrónico de forma individual a cada cliente: este puede acceder a esta información con sus datos de acceso a la extranet y, como ya no es necesario ningún software extra de EDI, se ahorran costes. Como se ejecutan menos procesos de forma manual, también se reducen las posibles fuentes de error.

En cuanto a la actualidad de los datos, el poder editar fácilmente la información de las bases de datos y estar accesibles en la red para los usuarios otorga una gran transparencia al flujo de trabajo, lo que no solo facilita la comunicación, sino que fortalece la confianza en ambas partes.

Si integra las aplicaciones pertinentes, una extranet también puede adquirir el rol de groupware y permitir la cooperación con los socios comerciales. Esto permite acceder a documentación compartida como las libretas de direcciones, el calendario de citas o las listas de tareas. Asimismo, la extranet también ofrece una gran oportunidad para gestionar el conocimiento en común, ofreciendo, por ejemplo, formaciones que pueden resultar interesantes para empleados de varios socios.

Una extranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de adquisición del software, aunque no acaban aquí. A los costes vinculados a la instalación de la red se añaden los costes derivados de su mantenimiento (actualizaciones de software, copias de seguridad, resolución de problemas). Además, para que una extranet pueda cumplir su propósito ha de mantenerse en buen estado, actividad que realizan bien los empleados de la empresa, bien un servicio externo.

Los empleados también tendrán que aprender a usar estos sistemas, que suelen ser complejos, y durante este proceso de aprendizaje pueden generarse elevados costes de oportunidad, lo que quiere decir que mientras se forman no tienen tiempo para dedicarse a sus tareas laborales. En especial cuando muchos empleados se forman al mismo tiempo, por ejemplo, en la integración de una extranet, esto puede desembocar en una reducción de los ingresos.

Además del factor costes también deben considerarse los posibles riesgos para la seguridad, pues proteger la información sensible de la red de accesos no deseados, tanto externos como internos, obliga a cumplir con unos elevados estándares de seguridad.