Cómo se elabora una estructura de desglose de trabajo

Crear la estructura de desglose de trabajo (EDT) de un proyecto es una de las tareas más importantes en la gestión de proyectos. Sea cual sea el estándar de gestión de proyectos que se siga, todos contienen la estructura de descomposición de trabajo como una herramienta central. Esta supondrá la base para la planificación detallada de tu proyecto y, por lo tanto, juega un papel clave en una preparación concreta y concisa del mismo.

Pero ¿cómo se puede estructurar mejor la EDT de un proyecto? ¿Cuándo es el mejor momento para crearlo? ¿Y para qué cosas no sirve? Nos ocuparemos de estas y otras preguntas a continuación.

La estructura de desglose o descomposición de trabajo (EDT) procede del término en inglés work breakdown structure (WBS) y subdivide un proyecto en elementos organizados jerárquicamente en base a ciertos principios. Básicamente, la EDT de un proyecto se utiliza para representar todas las tareas requeridas para completarlo con éxito.

Es importante diferenciar entre la EDT, el cronograma y el plan de gestión del proyecto:

• Programación o cronograma del proyecto: programa todas las unidades de trabajo y tareas para que se completen en un contexto temporal, con fechas de inicio y finalización.
• Plan de proyecto: no es un plan propiamente dicho, sino una colección de los planes de proyecto más importantes. Contiene, entre otros, la estructura de desglose de trabajo, las estimaciones de costes y recursos y el cronograma del proyecto.

La preparación de una estructura de descomposición del trabajo es una convención que tiene varios beneficios prácticos:

1. Claridad sobre el alcance de las tareas: cuanto más grande es un proyecto, más difícil es obtener una visión general, saber qué tareas deben realizarse y qué pasos de trabajo están relacionados. La EDT de un proyecto reduce la complejidad al subdividir todo el proyecto en pequeños pasos secundarios y prepararlo visualmente para facilitar su comprensión.
2. Mayor eficiencia: la claridad del alcance del proyecto es, a su vez, un requisito previo para la implementación eficiente. La estructura de descomposición del trabajo no solo garantiza que se realicen todos los pasos necesarios, sino que también se pueda realizar una programación en tiempo real.
3. Función de orientación: durante el curso del proyecto, la EDT proporciona a cada participante una visión general de la etapa en la que se encuentra actualmente el proyecto y en qué punto se integran las distintas actividades. El plan ofrece orientación y, por lo tanto, seguridad de acción.
4. Base para la comunicación: cada proyecto requiere numerosas votaciones entre los diferentes socios del proyecto. Aquí, una presentación compacta pero completa como la work breakdown structure puede resultar muy importante para la comunicación. Así se crea transparencia, se evitan malentendidos y se promueven debates efectivos.
5. Base para una planificación adicional: por último, pero no menos importante, la estructura de desglose de trabajo es el requisito previo para reconocer si se requieren más planes detallados. Esto reduce el riesgo de explosión de costes y gastos generales no planificados.

¿Cómo se lleva a cabo en la práctica la WBS de un proyecto? Se han afianzado tres modelos:

El enfoque de arriba a abajo divide el proyecto general en subproyectos cada vez más específicos, que a su vez se dividen en unidades de trabajo. Es particularmente útil si conoces el contenido del proyecto o si ya has adquirido experiencia con proyectos similares.

El enfoque de abajo a arriba toma una dirección de planificación inversa y comienza en el nivel más bajo. Aquí recopilas todas las tareas que puedas imaginar y luego las agrupas en paquetes de trabajo para después organizarlos en subproyectos. Es especialmente útil si es tu primera vez trabajando en un nuevo campo.

El enfoque yoyó es una combinación de las dos técnicas anteriores. Al hacerlo, procedes en pasos alternos: primero, haces una lista con todas las tareas y luego anotas los subproyectos y asignas las tareas correspondientes. A continuación, recolectas más tareas pendientes. De esta manera, puedes trabajar en las dos direcciones y disfrutar de las ventajas de ambos métodos. Eso sí, debes asegurarte de que no se repita ningún elemento y de que no se te olvide ninguno.

Una pregunta habitual en el contexto de las estructuras de desglose de trabajo es el sistema de clasificación que se aplicará: ¿deberían los subproyectos designar fases, productos o actividades del proyecto? En función de esto, se puede distinguir tres tipos de estructura:

• Basada en el tiempo: el proyecto se divide en fases temporales individuales, que luego se reflejan en las tareas secundarias.
• Basada en el objetivo o producto: el objetivo del proyecto se subdivide en componentes individuales a los que luego se asignan las tareas.
• Basada en las funciones: el proyecto se divide en los diversos campos de actividad involucrados en su realización.

En la práctica, se utilizan los tres principios, a menudo en combinación, pero es importante asegurarse de que solo se use un principio de clasificación en cada nivel.

Para que siempre puedas asignar recursos, gastos y cambios a paquetes de trabajo específicos, generalmente se les asigna un código en la estructura de descomposición de trabajo. La codificación refleja la posición jerárquica dentro del proyecto.

Existen diferentes tipos de codificaciones:

- Codificación alfabética: uso de letras, por ejemplo: A, AA, AB, etc.

- Codificación numérica: uso de dígitos, por ejemplo: 1, 1.1, 1.1.2, etc.

- Codificación alfanumérica: combinación de números y letras, por ejemplo: A, A1, A.1.1, etc.

El tipo de codificación que elijas depende de ti. Para nuestro ejemplo, decidimos usar una codificación numérica.

Aquí puedes descargar una plantilla de EDT para MS PowerPoint.

Para proyectos medianos y grandes, se recomienda utilizar un software especial de gestión de proyectos para crear la EDT. Aunque es importante mantener la simplicidad de la estructura de tu proyecto y no dividirlo en más de 50 elementos individuales, la navegación en programas no especializados, incluso a esta escala, es a menudo engorrosa.

Por el contrario, si utilizas un software especializado como MS Project, puedes ampliar fácilmente cada una de las partes del proyecto, vincular planes detallados directamente a los paquetes de trabajo y tareas secundarias, resaltar documentos y personas responsables de cada tarea y, si quieres, gestionar todos los planes y documentos desde una plataforma.

La estructura de descomposición de trabajo es la base para toda la planificación adicional detallada en el ámbito de la gestión de proyectos y, por lo tanto, es un elemento central de la planificación de las tareas. A los principiantes les pueden resultar algo difíciles estas explicaciones; sin embargo, se pueden llegar a dominar procediendo de manera metódica y gradual y teniendo en cuenta las instrucciones y principios mencionados anteriormente. El esfuerzo vale la pena, en cualquier caso, ya que cuanto mejor y más reflexiva sea la EDT o WBS de un proyecto, más fluida será la planificación y la implementación de este.

Una plantilla de estructura de desglose de trabajo puede servir como orientación. Sin embargo, los gerentes de proyectos profesionales deben recurrir a software especializado. Las aplicaciones correspondientes ofrecen muchas funciones prácticas adicionales para que siempre puedas encontrar la información detallada correcta en la WBS, por ejemplo.

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