Cómo trabajar desde casa de manera segura y productiva

Son muchos los argumentos a favor del teletrabajo, entre otros, una mayor flexibilidad, el ahorro de tiempo en los desplazamientos o un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Las empresas también se benefician de este modelo de trabajo, no solo por el ahorro energético y la reducción de la huella de carbono que conlleva, sino también porque existen menos restricciones geográficas y las opciones para contratar a diferentes candidatos y candidatas se amplían. Sin embargo, para trabajar a distancia de manera eficiente y segura, es aconsejable tener en cuenta ciertos aspectos. Te damos algunos consejos para montar tu oficina en casa.

En España, el Estatuto de los Trabajadores dedica el artículo 13 a definir los derechos y obligaciones relativos al trabajo a distancia. A continuación, presentamos algunos de los puntos más importantes de este artículo.

• El acuerdo o contrato por el que se establece el trabajo a distancia debe formalizarse por escrito.
• Las personas que trabajan a distancia tienen los mismos derechos que aquellas que lo hacen en el centro de trabajo de la empresa.
• El empresario también debe facilitar la información relativa a la promoción profesional a los empleados que trabajan a distancia.
• Las personas que trabajan a distancia también quedan protegidas por la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales
• Los teletrabajadores tienen derecho a una representación colectiva con el resto de colegas.

Los empleadores deben respetar la ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, garantizando la salud y la seguridad de sus empleados, tanto en la oficina como en el puesto de trabajo habilitado en el hogar. Si has decidido trabajar desde casa y quieres montar una oficina en tu casa, tendrás que llevar a cabo una evaluación de los riesgos laborales en el lugar y comprobar posteriormente la eficacia de las medidas para paliarlos.

1. Evaluación de riesgos: tendrás que describir los factores que pueden suponer un peligro para la seguridad en tu entorno de trabajo.
2. Comprobación de la eficacia de las medidas: deberás comprobar la eficacia de las medidas de seguridad e higiene en el trabajo. Por ejemplo, si la iluminación es insuficiente, podrás pedir a tu empleador que te proporcione una mejor. Esto también se aplica a los muebles de oficina ergonómicos, por ejemplo.

Toda persona que trabaje desde casa con regularidad debe habilitar un espacio separado en su vivienda para ello. ¿Qué necesitas tener en cuenta?

En España, la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales vela por la protección de los trabajadores en materia de salud y seguridad. Esta ley también puede aplicarse a aquellas personas que desempeñen su trabajo desde casa.

No siempre es posible organizar un espacio separado en la vivienda para el trabajo. No es estrictamente necesario, pero es aconsejable separar tu área de trabajo del resto de la casa. Para cumplir con los requisitos ergonómicos y asegurar una suficiente libertad de movimiento se recomienda un espacio de trabajo de entre ocho y diez metros cuadrados.

Para separar bien el trabajo de la vida privada, también es aconsejable separar las zonas de trabajo del resto de la casa. Objetos o muebles divisorios como los estantes o las plantas pueden ser útiles para ello. Además, se debe tener en cuenta el lugar de las ventanas al posicionar el área de trabajo. Lo ideal es que el lugar de trabajo esté dispuesto en frente de la ventana para evitar el deslumbramiento y los reflejos en la pantalla causados por la luz solar.

La ergonomía es de gran importancia al montar una oficina en casa. Su objetivo es garantizar la salud física y mental y, al mismo tiempo, permitir que el trabajo se lleve a cabo de manera eficiente. Para ello deben tenerse en cuenta factores físicos individuales como la altura y el peso.

Los aspectos ergonómicos incluyen, por ejemplo:

• La disposición del equipo de trabajo, como el escritorio y la silla.
• La facilidad de uso del hardware y el software.
• Otros factores como el aire, la luz y el ruido en la habitación.

Cómo sentarse correctamente:

La silla estará correctamente ajustada cuando tu brazo y tu pierna estén posicionados en un ángulo de 90 grados. Los pies deberán estar firmes y paralelos en el suelo. Si esto no es posible, se recomienda utilizar una ayuda, como un taburete. Las palmas de las manos y los codos deberán estar al mismo nivel que el ratón y el teclado. La distancia entre el monitor y los ojos deberá ser de al menos 50 centímetros. La altura de la pantalla deberá estar ajustada de manera que el borde superior esté ligeramente por debajo del eje visual.

La ergonomía no solo tiene en cuenta el mobiliario, sino también una disposición adecuada del equipo de trabajo. Un aspecto que a menudo se descuida es la iluminación. La iluminación ergonómica está compuesta por varios componentes. Además de la mayor cantidad posible de luz solar, el lugar de trabajo debe tener una iluminación brillante y uniforme en el techo. Esto también puede mejorarse con iluminación indirecta, por ejemplo, en la pared. La iluminación adicional del escritorio permitirá iluminar elementos concretos. Esta última debe proporcionar una iluminación de al menos 500 lux.

Al montar una oficina en casa también deben tenerse en cuenta las posibles fuentes de accidentes, como lo son, en efecto, los cables, cuando no están debidamente sujetos. Las fuentes de alimentación, los enchufes múltiples y los ladrones pueden guardarse en una bandeja de cables fijada bajo el escritorio.

Permanecer sin moverse mucho tiempo o realizar movimientos monótonos también supone un riesgo para la salud. Para estimular la circulación, aliviar los grupos musculares y prevenir la tensión, se debe fomentar el movimiento regular también cuando se trabaja en casa. Para ello es recomendable instalar un escritorio de altura ajustable, por ejemplo. Esto permite variar las posiciones de trabajo, pudiendo estar sentado o de pie. La oficina en casa también puede configurarse de manera que los dispositivos no se coloquen directamente en el escritorio. Así, podría levantarse para hacer llamadas telefónicas, imprimir documentos o escanear. En general, todo lo que fomente el movimiento durante la jornada laboral es muy recomendable.

Una oficina en casa bien equipada también incluye un buen software y hardware, así como una correcta comunicación entre colegas y un acceso sin problemas al servidor de la empresa. Las aplicaciones de oficina, como Microsoft 365, ofrecen una amplia gama de funciones para la colaboración. Las aplicaciones de oficina comunes como Word, Excel y PowerPoint están disponibles para todos los empleados, con independencia de su ubicación.

Al mismo tiempo, conviene tener presente que muchos datos de la compañía son confidenciales. Para poder acceder a ellos de forma segura, una red privada virtual o VPN es una buena opción. La red de comunicación virtual permitirá el intercambio seguro de datos a través de una línea pública mediante procedimientos de cifrado y autenticación. El departamento de informática podrá ayudarte a instalar el software para trabajar desde casa.

Cuando se trabaja en la oficina, algunos temas se pueden discutir en el momento. Las plataformas y servicios de comunicación son esenciales para asegurar que la comunicación con los colegas también funcione sin problemas desde casa. Para organizar las tareas se recomienda un buen programa de gestión de proyectos.

Las soluciones en la nube son ideales para almacenar grandes cantidades de datos y ponerlos a disposición de un grupo específico de personas. Con ellas, puede accederse a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Con funciones como la sincronización automática, los datos de varios dispositivos estarán siempre actualizados. Creando y gestionando varias cuentas en la nube, como puede hacerse con el almacenamiento HiDrive de IONOS, por ejemplo, los empleados recibirán también derechos de lectura y escritura para trabajar desde casa con la misma facilidad que desde la oficina.