Cómo hacer un acta: lo que debes tener en cuenta

Se trate de la reunión de una junta directiva, de una asociación o una consulta sobre valores, son muchas las ocasiones en las que se debe redactar un acta. No obstante, son pocos los que quieren encargarse de esta tarea voluntariamente y son muchos, incluso en puestos directivos, los que se preguntan para qué sirven, aunque lo cierto es que las actas son útiles para todas las partes involucradas.

Especialmente aquellos que trabajan en una oficina tienen que dedicar a diario mucho tiempo a redactar correos electrónicos y documentos. Si a todo esto se le suma que en ellos recae la responsabilidad de redactar un acta, muchos acabarán preguntándose cuál es el sentido de tanto esfuerzo. No es necesario, no obstante, invertir mucho tiempo en buscar una respuesta, puesto que existen muy buenas razones para hacerlo.

No obstante, para que un acta cumpla realmente su función, no debe reducirse a una mera transcripción. Un acta bien estructurada e informativa no sirve de nada si acaba en la papelera del correo electrónico. Solo tienen un efecto positivo cuando los empleados y la dirección las utilizan activamente como herramienta de trabajo. Una manera simple de garantizarlo es fijar que en cada reunión alguien lea las actas de la reunión anterior para recordar el contenido.

Muchas decisiones y resoluciones se adoptan mientras se celebra una reunión. Sin embargo, en aquellos casos en los que la reunión se alarga y son muchos los participantes que piden intervenir es complicado recordar al cabo de unas semanas cuáles fueron los términos de dicha decisión palabra por palabra. Además del hecho de que tras varios días es complicado recordar cómo se ha llegado a adoptar dichas decisiones. Por lo tanto, si en una sesión de seguimiento se desea tratar un tema en particular es muy útil refrescar la memoria a través de un acta.

¿Un miembro de la asociación se ha comprometido a realizar una tarea y ahora lo niega?, ¿varias personas se consideran responsables del mismo área? Un acta redactada concienzudamente registra la distribución de las tareas, logrando de este modo crear compromiso.

A menudo sucede que algunos empleados no pueden asistir a una reunión, ya sea porque se encuentran de vacaciones o por enfermedad. Gracias a la redacción de un acta pueden mantenerse actualizados. Además, los inversionistas también tienen derecho a la información: si un accionista audita tu negocio, el equipo de análisis puede solicitar actas de las reuniones de la junta directiva, así como de otras sesiones relevantes.

Como ya hemos mencionado anteriormente, las actas juegan un papel fundamental en las reuniones, ya que permiten dejar constancia de todo lo ocurrido, así como registrar las decisiones que se han adoptado y los temas tratados. Sin embargo, no todas las actas de reunión son iguales, pues su contenido variará dependiendo del contexto en el que se lleven a cabo.

Así, las actas de reunión de trabajo deben diferenciarse de las actas de reunión de socios: en estas se deja constancia de todo lo que sucede en la reunión de los miembros que forman una sociedad y con ellas pretenden evitarse problemas futuros y determinar cuáles son las bases para la adopción de decisiones futuras.

Dentro de las actas de reunión, juegan un papel determinante las actas de reunión del Consejo de Administración. Este órgano, encargado de adoptar las decisiones más importantes para una sociedad, representa los intereses de todos los socios y las decisiones se adoptan por medio de un sistema de mayorías.

Los encargados de redactar un acta suelen enviarlas por escrito en forma de correo electrónico, con la ventaja de que así ahorran papel. Sin embargo, la desventaja con la que cuenta esta forma de enviar las actas es que el documento puede ser pasado por alto entre la correspondencia electrónica que se recibe a diario. Trata de enfrentarte a esta desventaja facilitando la tarea al lector:

• Formula oraciones cortas.
• Redacta con claridad.
• Resalta, con ayuda del formato, los puntos más importantes.
• Estructura el acta de una manera lógica. Si los puntos están separados cronológicamente pero pertenecen a un mismo tema, agrúpalos en la misma sección del acta. Ten en cuenta que las referencias a eventos pasados o futuros no tienen cabida aquí.
• Como consecuencia de todo esto, deberás adherirte consistentemente a la forma de acta previamente seleccionada.
• Asigna cada declaración al respectivo orador.
• Adjunta los documentos pertinentes al final y enlázalos en el lugar apropiado.

Una estructura clara aumentará la legibilidad del acta y, además, si utilizas un formato uniforme en todos los casos, los participantes se acostumbrarán a una estructura fija y se familiarizarán rápidamente con ella. Por lo tanto, puede ser útil crear un modelo de acta de reunión. La siguiente información debe constar en cada acta:

Encabezado: en el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento.

Cuerpo principal: aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de seguimiento.

Conclusión: al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas durante la reunión. Si se han distribuido las tareas, se hará constar el nombre de los responsables de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas notas ayudarán durante la siguiente sesión a documentar los progresos relevantes que se vayan produciendo. Al final, las actas contarán con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del presidente de la reunión.

Anexo: los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información gráfica en las actas.

Dentro de las reglas que especifican cómo redactar un acta hay una que juega un papel determinante y es la necesidad de ajustarse, en todo caso, a las convenciones estilísticas. Debes escribir de forma objetiva y concisa, evitando siempre hacer observaciones subjetivas o emocionales –estas no deben incluirse nunca en un acta. Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe redactarse en primera persona. Por medio de las citas podrás resaltar aquellos argumentos significativos.

Para las resoluciones y solicitudes oficiales se utiliza el estilo directo, y todas las demás declaraciones se anotan en estilo indirecto. Por lo general, se debe redactar un acta en tiempo presente aunque en algunos casos también puede elegirse el pasado; sea cual sea la forma elegida deberás atenerte a ella durante todo el documento.

En general, en las actas no se puede prescindir de llevar a cabo una transcripción detallada, pues es demasiado fácil olvidar hechos y circunstancias. La mayoría de los oradores mostrarán un gran descontento si se les asignan declaraciones o tareas falsas, por lo tanto, no dudes en hacer preguntas durante la sesión si hay algo que no te ha quedado claro. Ten en cuenta que si no lo haces seguirás reflexionando sobre un asunto que te gustaría redactar en un acta mientras la discusión continúa. También puede ocurrir que varias personas estén hablando al mismo tiempo y que se te escape algún argumento importante o que no tengas suficiente conocimiento sobre un tema como para ser consciente de si has podido o no abreviarlo de la forma correcta. Antes de que escribas algo incorrecto y tengas que corregirlo más tarde, será mejor que tomes la palabra de inmediato.

También deberás tener en cuenta los siguientes consejos si quieres llevar a cabo un acta de reunión útil:

¿Alguien está dando una conferencia? Si es posible, habla antes con la persona en cuestión. Probablemente puedas usar algunos de los materiales que el ponente utilizará, tales como gráficos y folletos, como preparación para llevar a cabo la trascripción. Además, puedes colocarlos de antemano en el apéndice de forma que no tengas que pedirlos después. Aclara con anticipación los conceptos que no te resulten familiares. Si se trata de un acontecimiento recurrente, consulta las actas de la sesión anterior. De esta manera, recordarás los temas principales de la sesión anterior y te prepararás, si es necesario, para continuar con ellos. ¿No conoces a todos los participantes? Infórmate con anterioridad para reconocer rápidamente los nombres y las caras.

Para una reunión de negocios, no es necesario que lleves una transcripción literal. Concéntrate en los temas más importantes y sigue el discurso hasta la decisión final. Es útil tener en cuenta el tema central de la reunión. Si deseas incluir una conversación más larga en las actas, hazte la siguiente pregunta: ¿esta conversación realmente conduce a una decisión que es relevante para el tema de la sesión?

Ejemplo: registras en acta una reunión sobre el presupuesto trimestral para la compra de objetos expuestos en la asociación de museos locales. Dos asistentes discuten si servir torrijas o tarta de Santiago en la próxima merienda organizada por la asociación. Finalmente se decide servir ambos postres. Esta decisión no debe constar en el acta ya que no es determinante para el presupuesto trimestral porque el dinero proviene de otra fuente de recursos y, además, no tiene nada que ver con el tema central que eran las exposiciones.

Este es un truco simple que te ahorrará una gran cantidad de trabajo después: deja mucho espacio entre cada línea escrita. Otra opción sería que al final de un conjunto de temas dejes espacio suficiente para una sección adicional. Si durante la conversación se vuelve a retomar un tema anterior, podrás simplemente seguir escribiendo en ese punto. En caso de que unas el acta más tarde, podrás elaborar los diferentes temas paso a paso y no tendrás que estructurar posteriormente la transcripción temáticamente.

No tienes que ser taquígrafo profesional. Pero si utilizas abreviaturas la transcripción simultánea será mucho más rápida. Desarrolla o utiliza un sistema con el que puedas lidiar a largo plazo. De lo contrario, olvídate de comprender más tarde lo que significa esa colección de caracteres. Escribe la transcripción en palabras clave si fuera necesario.

Si el argumento y el contraargumento se alternan en un intercambio de opiniones, como miembro del grupo probablemente compartas la visión de una de las partes. Sin embargo, al estar a cargo de la transcripción, deberás presentar ambos partidos de manera justa. Incluso las decisiones con las que no estás de acuerdo deberán quedar reflejadas en los hechos al redactar las actas.

Si es necesario, repasa de nuevo las notas al final de la sesión leyéndolas en voz alta. Si una persona considera al escucharte que su discurso no ha sido presentado correctamente, podrá objetar inmediatamente. De esta manera, también podrás comprobar la exactitud de los hechos expuestos, al mismo tiempo que recuerdas a todos los participantes los puntos más importantes.

Escribe tus notas en un procesador de textos. En ese momento, el contexto sigue estando aún fresco en tu memoria y si tienes preguntas los participantes también recordarán las respuestas mejor si las haces con prontitud.

Ya te has encargado de redactar el acta, pero ¿realmente has pensado en todo?, ¿cumple el estándar de calidad? Antes de enviar el documento a tus compañeros por correo electrónico es mejor utilizar nuestra lista de verificación para estar seguro.

Las actas de reunión se utilizan en diversas áreas. Si las partes involucradas o terceros quieren ser capaces de entender, más tarde, ciertas decisiones estos registros reflejados por escrito ayudan a entender el proceso de toma de decisiones anterior. Si quieres que tus empleados se encarguen de redactar un acta, puedes convencerles de la utilidad de llevar a cabo un acta con las razones que te damos aquí. También puedes utilizar nuestros consejos y plantillas. El resultado: menos trabajo y un acta informativa y clara.

Ten en cuenta que la mayor parte de los países regulan en su derecho mercantil cuál debe ser el contenido de determinadas actas, por lo que, antes de anda, debes asegurarte de lo prescrito por la ley de tu país.

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