Aprender a decir “No” en el trabajo: estrategias para la autoprotección y la carrera profesional

A muchas personas les suele resultar difícil decir que “No” en la vida privada y, sobre todo, en el entorno profesional. Nos preocupa mucho que al decir “No” nos ganemos una mala reputación entre los compañeros o nuestra carrera profesional se vea perjudicada. Pero la mayoría de las veces, esas preocupaciones carecen por completo de fundamento. Más bien podría decirse que tras ellas se ocultan motivos personales, que pueden ir desde el miedo al rechazo hasta un respeto excesivo a la autoridad. Para estar satisfecho en el trabajo incluso a largo plazo, hay que poner límites o correremos el riesgo de una sobrecarga constante que terminará, en el peor de los casos, en un burnout o síndrome de desgaste profesional.

Evidentemente no tenemos que rechazar todas las tareas adicionales. Un análisis realista de la situación, así como la propia productividad, ayudan a saber decir sí o no en el momento adecuado. El tono con el que se dice también tiene un papel decisivo en este asunto. Responder de manera impertinente o con un tono pasivo agresivo no ayuda a nadie. La amabilidad y la comunicación diplomática no solo hacen que decir “No” en el trabajo sea más fácil, sino que también ayuda a que la otra persona lo acepte antes.

Hay muchos motivos personales por los que algunos trabajadores no dicen “No” cuando se les pide un favor. Aunque eso signifique para ellos una carga de trabajo adicional, dejan de lado sus propias necesidades para evitar posibles conflictos o que su carrera profesional se vea perjudicada.

• Carrera profesional: muchos esperan ascender rápido en la empresa asumiendo cada vez más tareas adicionales, algo que piensan que les hará ser indispensables. Y en cierto modo tienen razón, ya que por lo general la buena disposición y la capacidad de trabajo suelen recompensarse, siempre que las tareas se realicen con minuciosidad y sin errores. Sin embargo, hay que tener en cuenta la posibilidad de que en el futuro también se nos exija ese volumen de trabajo. Por eso, tendremos que considerar si seremos capaces de soportarlo a largo plazo.
• Miedo: con mucha frecuencia, lo que se esconde detrás de la incapacidad a decir “No” es el miedo. El miedo a perder el trabajo, el miedo al rechazo de los compañeros o los superiores o simplemente la incapacidad de hacer frente a situaciones de conflicto y de velar por las necesidades propias. Rechazar una petición siempre conlleva un conflicto con la otra persona, por lo que hay que explicarse, encontrar buenos argumentos y ser conscientes de que podemos encontrarnos con la falta de comprensión. Es una situación que muchas personas prefieren evitar, sobre todo en el entorno profesional.
• Sentido de la responsabilidad: otra razón que nos impide decir “No” en momentos decisivos es el (excesivo) sentido de la responsabilidad frente al prójimo. Los que se caracterizan por ese sentido de la responsabilidad (a menudo llamado “síndrome del salvador” con una connotación negativa) se sienten mal por rechazar una petición. En seguida aparece la mala conciencia porque se tiene la sensación de estar dejando a los compañeros o a los superiores en la estacada, y uno se planifica pensando en el bien de los demás. La persona en cuestión teme que lo tachen de egoísta. El resultado es una mesa a rebosar y, en el peor de los casos, el horrible reconocimiento de que las otras personas no se avergüenzan de anteponer su vida personal a su vida profesional.
• Perfeccionismo: también hay personas que simplemente no pueden confiar en que otros realicen la tarea tan bien como ellos. Tienden a esforzarse demasiado porque quieren quedarse casi con todas las tareas, en lugar de delegar en el momento adecuado, ofrecer ayuda a los compañeros o simplemente decir “No” cuando el jefe se presenta con otro proyecto adicional.

Ya sea por buena disposición, ambición profesional o miedo: aquellos que se descubren a sí mismos trabajando más de lo acordado o por encima de sus propias fuerzas constantemente, deben tener presentes las consecuencias que eso tiene.

Suena duro, pero las personas que no pueden decir que no, toman el camino fácil, es decir, el que ofrece menos resistencia. Ese tipo de personas suelen huir de los conflictos con los superiores o los clientes. Prefieren aceptar infinitas horas extra y el estrés que ello supone antes de velar por sus valores y, mucho más importante, por su salud. Es algo que no funciona a largo plazo y que puede afectar a la propia satisfacción y a la de los compañeros, e incluso al éxito de la empresa.

Disfrazado de buena disposición y compañerismo, decir que sí constantemente puede suponer un perjuicio para los otros, ya que su rendimiento acabará comparándose con uno que no es real. No tardarán en ser acusados de falta de disposición, aunque lleven a cabo su trabajo tal y como se ha acordado en el contrato. Porque eso es lo único que el empresario puede exigir a sus empleados. Los que constantemente rinden más de lo que se les va a remunerar o de lo que establece el contrato de trabajo, devalúan con ello su propia capacidad productiva.

Sea por el motivo que sea, el hecho de aceptar horas extra y tareas adicionales tiene consecuencias para la salud a largo plazo. Por ejemplo, fatiga crónica, insomnio, problemas de estómago, dolores de cabeza y trastornos digestivos, entre otros. En el peor de los casos, se corre el riesgo de padecer burnout, un síndrome psíquico que va acompañado de una gran sensación de agotamiento y de sobrecarga, de ataques de pánico, de problemas de concentración y de muchos otros síntomas. Las personas ambiciosas y muy centradas en su profesión suelen ignorar estos síntomas tan poco específicos al principio. Con ello se corre el riesgo de que el cuerpo no disfrute del descanso necesario. De un día para otro, se vienen abajo y caen en un estado depresivo grave que los incapacita para el trabajo durante un largo periodo.

Por ese motivo es importante escuchar al cuerpo y proporcionarle los tiempos de descanso necesarios, ya que solo a través de la conciliación laboral y familiar es posible tener una buena disposición a largo plazo. Cada persona tiene sus propios límites y, tanto uno mismo, como el empresario y los compañeros deben aceptarlos.

A muchos de los afectados les cuesta creerlo, pero es muy probable que se les muestre más respeto si de vez en cuando dicen “No” en el trabajo. A diferencia de lo que se suele temer, normalmente no se interpreta como una falta de compañerismo ni como una actitud vaga o egoísta, sino como una autoestima realista de un empleado responsable.

En primer lugar, hay que realizar una evaluación realista de cada situación. Si un proyecto importante está a punto de terminar y todos los compañeros están trabajando al límite, no es el mejor momento para rechazar las tareas adicionales. Sin embargo, si ya has aceptado las últimas solicitudes realizando un buen trabajo y hay otro compañero que puede realizar la tarea igual de bien, es un buen momento para decir “No”.

En concreto, debes tener especial cuidado si te das cuenta de que siempre recurren primero a ti. Aunque pueda resultar un halago que te consideren un compañero de confianza y dispuesto a ayudar, también existe el peligro de que los otros se aprovechen de tu buena disposición para librarse de su propio trabajo. Para los superiores también es más fácil pedir horas extra a un empleado que sabe de antemano que aceptará sin protestar.

En este punto ya debería haber quedado claro que decir “No” en el trabajo no supone ningún problema y que en algunos casos es conveniente. Lo único importante es encontrar las palabras adecuadas en el momento preciso y comunicar los motivos de la negativa de forma tranquila, pero con determinación.

Los siguientes consejos te ayudarán a encontrar las estrategias adecuadas la próxima vez que quieras decir “no”, tanto al jefe, como a los compañeros, los empleados o los clientes.

Decir que no a los superiores es uno de los mayores desafíos en el trabajo, al fin y al cabo, que nos encarguen tareas adicionales suele ser una señal de confianza. Ahí es cuando entra en juego el respeto a la autoridad que ya desde pequeños se inculca a los niños y que, sin duda, es conveniente siempre que no desencadene en un miedo paralizador. Todo eso hace que sea difícil decir que no al jefe en el momento apropiado. Pese a ello, es importante poner límites a tiempo, antes de que la carga de trabajo sea demasiado grande. Eso demuestra que se tienen agallas, que se saben gestionar los propios recursos y, no menos importante, que se es capaz de evaluar de forma sana la capacidad de rendimiento propia (cualidades que todos los superiores deberían saber valorar en sus empleados).

Si quieres aprender a decir “No” a superiores, jefes de equipo o directores que se encuentran por encima de ti en la jerarquía de la empresa, es importante que la comunicación sea tranquila y meditada. En las situaciones en que te sientes estresado y desbordado, es posible que tu respuesta inmediata sea descortés. Eso es lo que debes evitar en todo momento. Cuando te pidan horas extra, proyectos adicionales o algo por el estilo, primero puedes pedir un tiempo para pensarlo, por ejemplo, puedes decir: “Muchas gracias por confiar en mis capacidades. Deja que calcule de forma aproximada el tiempo que tendré que dedicar a mis tareas actuales para que pueda darte una respuesta”. Eso te dará el tiempo necesario para encontrar buenos argumentos para tu negativa y para reflexionar sobre cuál es la mejor forma de comunicarlos. También es buena idea ofrecer soluciones alternativas en la misma conversación:

Posibles ejemplos:

• “Me encantaría poder ayudarte, pero por desgracia tengo que ocuparme de mi trabajo primero. El cliente ya me ha preguntado varias veces cuándo podré presentarle los resultados”.
• “En los últimos meses ya he dedicado XYZ horas extra a ayudar a otras personas. ¿Sería posible repartir la tarea entre varios compañeros? Así podría hacerme cargo de una parte del trabajo”.
• “Me preocupa que si acepto otras tareas no pueda ocuparme de mi trabajo como es debido, y los otros compañeros también llevan meses haciendo horas extra. ¿Sería posible recibir ayuda de otros equipos o contratar a otro empleado?”

Si lo que quieres es rechazar la solicitud de ayuda de un compañero, básicamente se aplican las mismas reglas. En este caso tampoco debes reaccionar nunca de manera impulsiva ni con crispación. De esa manera solo ofenderás a la otra persona y envenenarás el ambiente del equipo. En el peor de los casos, a la larga te ganarás la reputación de ser un compañero egoísta y con mal carácter. Si, a pesar de tu buena intención, no puedes aceptar la tarea (o no quieres), lo mejor es que no digas simplemente que no, sino que ofrezcas alternativas. Busca con tus compañeros la manera que os permita realizar el trabajo dentro del plazo. Así estarás demostrando que entiendes la situación de los compañeros y que tienes espíritu de equipo.

Posibles ejemplos:

• “Lo siento, ya le he prometido al compañero XYZ que le ayudaría con sus tareas”.
• “Puedo hacerme cargo, pero no es mi especialidad y necesitaría un tiempo de adaptación. Quizá lo más rápido sea que se ocupe el compañero XYZ. A cambio, puedo hacerme cargo de otra tarea”.
• “Por desgracia, esta semana tengo que salir todos los días a mi hora porque tengo una cita con el fisioterapeuta después del trabajo. Si la semana que viene sigues necesitando ayuda, estaré encantado de ayudar”.

Ante los clientes, tienes que ser especialmente delicado y amable. La mayoría de las veces la comunicación se establece solo por teléfono o por correo electrónico, por lo que es muy fácil que se produzcan malentendidos. En primer lugar, pide siempre que comprendan la situación actual de la empresa, recordándole al cliente con prudencia que también hay otros pedidos. Pero cuidado: ¡no le des a entender que es menos importante que otros clientes! Recordarle acuerdos previos y buscar juntos una solución es fundamental para una colaboración de confianza.

Intenta que la comunicación con el cliente sea proactiva cuando te des cuenta de que no podrás asistir a una cita programada (lo mejor es que sea lo antes posible). Ofrécele una cita alternativa e infórmate de cuáles son las prioridades, a menos que aún no se haya definido ninguna.

Posibles ejemplos:

• “Lo siento, este mes ya tenemos todos los días reservados. Pero el mes que viene, su consulta será la primera en ser atendida”.
• “Intentaré tenerlo listo esta semana. Pero para ello tendré que aplazar otra tarea a la semana que viene. ¿Podría decirme qué tareas le urgen más?”.
• “En el contrato estipulamos un volumen de trabajo de XYZ al mes. Todas las horas extra tendrán que facturarse aparte”.

Como superior, puede que parezca fácil decir que no a tus empleados. Al fin y al cabo, desde tu posición tienes legitimidad para rechazar solicitudes. Sin embargo, en la práctica hay que buscar el equilibrio, ya que a veces los deseos de los empleados no son fáciles de conciliar con los objetivos de la empresa, algo que como jefe no hay que olvidar. Por eso, en esta posición también es importante (muy importante, incluso) que la comunicación sea inteligente y comprensible, para que te respeten como un superior cualificado. No hay nada peor que un jefe que siempre dice que no y que rechaza las peticiones sin motivo solo porque su posición se lo permite. Lo mejor es implementar una estrategia de comunicación que deje claro que los deseos del empleado se entienden y se respetan, pero que por determinados motivos (en ese momento) deben rechazarse. Incluir a los empleados en tus decisiones, genera confianza y contribuye de manera notable a un buen ambiente de trabajo y a la motivación de los empleados.

Posibles ejemplos:

• “Veo que los miembros del equipo están trabajando al límite. Por desgracia, el presupuesto para personal de este año no nos permite contratar a otro empleado”.
• “Soy consciente de que su productividad merece un ascenso, ya que realiza tareas que según el perfil de su puesto actual no le deberíamos exigir. Por desgracia, todos los puestos del departamento central de Management están ocupados en este momento. Sin embargo, puedo ofrecerle un aumento de sueldo y le tendré en cuenta en cuanto la dirección del grupo cree nuevos puestos”.
• “Ya sé que con sus hijos en edad escolar y el volumen de pedidos actual tiene el doble de carga. En cuanto terminemos este importante pedido, compensaremos todas las horas extra acumuladas con tiempo libre para que pueda disfrutar más de su familia”.

En todos los ejemplos anteriores ha quedado claro que lo más importante en la comunicación es mostrar comprensión y respeto. Sea cual sea tu papel, si te sientes desbordado o mal tratado por las peticiones de ayuda, lo primero que tienes que hacer es explicar la situación a la persona que pide esa ayuda. Muestra empatía. Puedes informarle de que entiendes sus motivos y, en contrapartida, adoptar una posición en la que expliques tu propia postura. Lo mejor es que busquéis una solución juntos. De esa manera, decir “No” en el trabajo será más fácil y no perjudicará al ambiente laboral.

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