La caja informatizada y Hacienda: ventajas y claves para pymes

Si bien en España no es obligatorio el uso de una caja registradora ni la legislación determina qué tipología de caja utilizar, cualquier negocio que base su actividad en la venta al público necesita algún tipo de sistema con el que registrar las entradas y salidas de efectivo. Desde aquella primera caja registradora mecánica que patentó James Ritty en 1883, hoy los sistemas de cobro son capaces de conectarse a la entidad bancaria para aceptar pagos con tarjeta o incluso de actualizar la base de datos del stock en almacén. La tecnología informática aplicada a la caja registradora es hoy casi imprescindible en la mayoría de negocios, pero esto no es garante de la de fidelidad de los datos. En su lucha contra el fraude, Hacienda introdujo en 2017 un nuevo sistema de suministro de información, el SII (Suministro Inmediato de Información), con el cual aspira a solventar el problema de la economía sumergida.

Antes de pasar a explicar el SII impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) conviene detenerse en el tipo de información que Hacienda necesita para entender la importancia de las cajas registradoras y qué implica utilizar un tipo u otro de caja.

Como dijimos, en España, a diferencia de otros países como Austria, el uso de una caja registradora no está regulado por la ley. No obstante, el ente recaudatorio sí fija la obligatoriedad por ley de suministrarle toda la información necesaria para calcular las obligaciones tributarias.

Para determinar si un negocio ha de abonar o se le ha de reembolsar su aportación al IVA existen las declaraciones mensuales, las trimestrales y las anuales, cada una supeditada a unos supuestos específicos. En su gran mayoría, las pymes y los autónomos declaran trimestralmente sus ingresos y gastos en función del movimiento registrado en la caja registradora y anotado en el correspondiente libro de caja y en los libros registro. Las empresas que declaran por módulos no están obligadas a llevar libros contables pero sí a guardar las facturas ordenadas y sin saltos ni correcciones.

En el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, se especifica la obligación de expedir factura o justificante por la venta o suministro de bienes o servicios y de conservarlas (o su matriz) durante el plazo previsto en el Código de Comercio (6 años) para las empresas que tributan en el régimen de estimación directa. Solo están exentos aquellos empresarios o profesionales acogidos al régimen simplificado de IVA (régimen de estimación por módulos) o al régimen especial de recargo de equivalencia.

Desde el inicio de su aplicación el 1 de enero de 2013, esta nueva normativa introduce la factura simplificada, que viene a sustituir al tique de compra. Esta factura debe emitirse en aquellos casos que corresponda si el importe de la factura no excede los 400 euros con el IVA incluido o se trata de una factura rectificativa, pero también si la operación se inscribe en una serie de actividades especificadas en el Reglamento y no excede los 3 000 euros (IVA incluido). Se trataría de facturas por ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio, servicios de hostelería y gastronomía, servicios de peluquería, aparcamiento de vehículos, etc.

Como se explica en el artículo 8 del mismo Reglamento, la factura puede emitirse en papel o en formato electrónico siempre y cuando cumpla los requisitos detallados en los artículo 6 y 7, que incluyen los datos fundamentales como la fecha, el número, el tipo impositivo, etc.

Las cajas registradoras son, así, las herramientas que permiten tanto llevar un orden de los ingresos y los pagos como emitir facturas o comprobantes de venta o prestación de servicios acorde con la ley.

En el proceso de montar un negocio, conviene informarse adecuadamente de las obligaciones de facturación para decantarse por el medio más adecuado con el que registrar pagos y cobros y emitir comprobantes. Como dijimos, no hay obligación escrita que fije el uso de una caja registradora, por lo que, en teoría, también podrían gestionarse las ventas con un talonario y una caja fuerte. Sin embargo, si la empresa hace frente a operaciones de cierto volumen y ha de emitir facturas o facturas simplificadas, son otros los factores que hay que tener en cuenta.

En la actualidad, la gran mayoría de empresas que ofrecen servicios al público utilizan bien una caja registradora o un terminal de punto de venta (TPV). Ambos medios permiten facturar tal como prescribe la ley, pero se desmarcan en algunos aspectos de índole técnica.

Las cajas registradoras son aparatos mecánicos o electrónicos con un cajón para guardar el efectivo que emite facturas por cada operación. Tienen un teclado numérico o alfanumérico cuyas teclas se pueden configurar para adaptarlas a las necesidades del negocio. En general, los expertos suelen recomendar analizar en detalle con antelación cuál será el volumen de las operaciones, qué operaciones tendrá que gestionar la caja registradora (efectivo o tarjeta predominantemente) y qué requisitos han de cumplir. Los diferentes modelos suelen diferenciarse en aspectos como el tipo de impresión, si permiten conectar un lector de código de barras o si también imprimen el logotipo del negocio, por ejemplo.

Los terminales de punto de venta o TPV son sistemas informáticos (POS) o electrónicos microcomputarizados (ECR) que gestionan el proceso de venta mediante una interfaz con pantalla táctil y permiten cobrar tanto en efectivo como con tarjeta de crédito o débito –conectando un datáfono–, imprimir en una impresora, conectar un lector de código de barras o incluso gestionar las existencias conectándose con la base de datos.

Los TPV están compuestos por el hardware (equipo) y por el software, que incluye el programa de gestión y el sistema operativo. Este programa puede ser uno general o comercial que ha sido diseñado para ciertos sectores comerciales y que, si bien contiene todas las funciones habituales, admite poca libertad de configuración, o uno programado según las necesidades de un negocio en particular.

En lo que hace al equipamiento físico, los terminales de punto de venta pueden comprarse en formato compacto o modular. Los primeros permiten integrar periféricos en mayor o menor medida, si bien suelen contar ya de partida con un buen número de conexiones y puertos para integrar los más comunes (CPU, pantalla, teclado, impresora, cajón para monedas). Los TPV por módulos son equipos que acostumbran a basarse en un PC normal con un software instalado sobre un sistema operativo convencional. Esta opción es más económica y por eso muy extendida, pero también requiere más mantenimiento, porque los PC domésticos no tienen las ventajas que tiene un sistema de TPV. Aunque parecen ordenadores, los TPV se diferencian de aquellos en algunos aspectos:

• Utilizan placas de PC industriales o fabricadas a medida, por lo que muchos no necesitan ventilación, lo que se refleja en una mayor fiabilidad y un menor mantenimiento.
• Las pantallas son resistentes al vertido de líquidos.
• Incluyen discos de estado sólido o SSD sin partes mecánicas, por lo que son inmunes a las vibraciones, lo que de nuevo repercute en la fiabilidad, el consumo y el mantenimiento.
• Suelen incluir versiones industriales de sistema operativo que permiten un inicio más rápido y descartan prestaciones superfluas.

Los terminales de punto de venta pueden imprimir tanto facturas completas como simplificadas, mientras que las cajas registradoras solo pueden imprimir simplificadas y tiques.

Desde el 1 de julio de 2017 las empresas que declaran su IVA mensualmente pueden hacer llegar la información de sus libros registro a la Agencia Tributaria de forma telemática. Se trata de una medida introducida con el fin de agilizar los procesos para estas empresas al tiempo que trata de vencer al fraude, puesto que la llegada de los datos en formato electrónico desde diversas fuentes (tanto de la empresa en sí como de sus proveedores o socios) facilita el cotejo de datos, tanto a la empresa como a Hacienda. Esto permite corregir posibles errores antes de que se produzca la liquidación del impuesto a final de mes.

Las empresas que declaran mensualmente el IVA son las grandes empresas con una facturación superior a los seis millones de euros, los grupos de entidades y los negocios inscritos en el REDEME, un régimen al que también pueden acogerse las pymes si no tributan en el régimen simplificado.

Como explica la Agencia Tributaria en su página informativa, con el SII se introduce un formato de suministro de los registros de facturación que componen los libros registro del IVA a través de la plataforma que la Agencia Tributaria pone a disposición de los sujetos pasivos en su web. También puntualiza que no se trata de hacer llegar las facturas en sí. Con este procedimiento desaparecen los formularios 340 y 347 y la liquidación se agiliza enormemente.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.