Software de inventarios: comparativa de los principales programas en España

La gestión de inventarios es una tarea esencial de la administración empresarial. Sin embargo, no siempre se le presta la atención necesaria y, en ocasiones, se relega a una actividad administrativa de segunda categoría. A menudo, se recurre a las tablas Excel o incluso a papel y bolígrafo para dejar constancia de los activos con los que cuenta la empresa, lo que termina suponiendo un costo elevado, pues exige tiempo que podría dedicarse a otras actividades, y dinero, ya sea por la necesidad de contratar a más personal o porque se incurra en errores que solo se pueden subsanar previo pago de una cantidad. Es por eso que recurrir al software de sistemas de control de inventario puede convertirse en una inversión a largo plazo que traiga importantes beneficios a las empresas.

Los software de inventarios o software de control de inventarios son programas creados para facilitar la gestión del inventario de una empresa, entendido este como el conjunto de elementos que forman su patrimonio. Así, pueden utilizarlo negocios de cualquier sector, sin importar su tamaño, aunque es especialmente interesante para aquellos dedicados a la compraventa de existencias. Permiten saber la cantidad disponible de existencias, su localización y las entradas y salidas de mercancías. Todo ello contribuye a una mejor planificación, una mayor productividad y a la satisfacción del cliente. Pongamos como ejemplo una librería: con este tipo de programas se podrá conocer en todo momento cuántos títulos y, a su vez, cuántos libros de cada título hay disponibles, tanto en almacén como en tienda. Asimismo, se puede obtener una visión de los libros que se han vendido, descubriendo los preferidos por los clientes. De esta forma, se planifica con exactitud la adquisición de nuevas existencias para que siempre estén a disposición de los lectores.

En definitiva, disponer de este tipo de programas garantiza mejorar la organización y ofrecer siempre un buen servicio, pues en todo momento se tiene constancia de las existencias reales, mostrándolas así al comprador. De igual modo, se pueden calcular con mayor exactitud los periodos y la cantidad que solicitar al proveedor, evitando gastos innecesarios. Sin olvidar su importancia a la hora de llevar la contabilidad de la empresa. Si, además, es capaz de entregar informes con información relativa a las entradas o las salidas, la empresa podrá prepararse para una futura toma de decisiones eficaz.

La oferta de programas de inventarios es amplia en el mercado español, aunque es importante tener en cuenta la variedad existente para escoger el programa que mejor se adapte a las características de la empresa. Así, se pueden distinguir programas:

• Especializados o partes de un software integral. Si bien se puede optar por un software de control de inventarios especializado, la mayoría se integran como parte de una solución mayor que incluye módulos de diferentes tareas de administración también esenciales en una empresa, tal es el caso de la contabilidad o la facturación.
• Gratuitos y de pago. Pensar en las características que debe reunir el software de inventarios es esencial a la hora de optar por una solución gratuita o de pago. Mientras las primeras suelen estar más limitadas en cuanto a funciones, los programas de pago ofrecen normalmente diferentes cuotas según las exigencias de cada usuario.
• Almacenamiento en la nube o local. Decidirse por una opción en la nube reporta numerosas ventajas, sobre todo, porque de esta forma el usuario puede acceder a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, se requiere Internet para su correcto funcionamiento. Los programas alojados en un dispositivo se instalan directamente en el ordenador que vaya a ser utilizado para la actividad.
• Licencia o pago por uso. Hay programas que para usarlos requieren la adquisición de una licencia permanente con la que el usuario tendrá siempre acceso al programa. Sin embargo, la mayoría responde a un modelo de pago por uso que funciona por suscripción. De esta forma, los programas se pueden usar de acuerdo a las necesidades de la empresa, si bien suelen tener un costo económico mayor.

Como cada empresa tiene sus propias necesidades, no existe un software de inventario ideal para cada caso. Aun así, hay una serie de aspectos que se tienen que analizar antes de optar por un programa u otro:

• Seguridad: toda la información acerca del inventario de la empresa va a estar recogida en el programa seleccionado. Si dicha información se pierde, la empresa no solo dejará de contar con datos esenciales para la toma de decisiones, sino que además tendría que solucionarlo gracias a una inversión monetaria cuantiosa. De ahí la importancia de considerar si la herramienta seleccionada cuenta con la protección adecuada (especialmente si los datos se almacenan en la nube) y ofrece la opción de hacer respaldos.
• Precio: aunque sin duda resulta rentable a largo plazo, invertir en un programa de inventarios supone un gasto considerable. De ahí la importancia de calcular bien cuáles serán las necesidades de la empresa y seleccionar en consecuencia el programa más adecuado. De nada servirá invertir lo justo y no disponer de las funciones suficientes, aunque igual de poco efectivo sería pagar de más por funciones o características que la empresa no necesita.
• Funciones incluidas: existen empresas que, bien por ser de un tamaño reducido o debido al sector al que pertenecen, no necesitan más que un registro del stock disponible con las entradas y salidas. Sin embargo, otras necesitan además una función para llevar un control de los proveedores o clientes o reportes continuos que faciliten la toma de decisiones.
• Manejo: es necesario calibrar también el nivel de conocimientos informáticos de los usuarios del programa. Si bien la mayoría ofrecen un manejo sencillo, puede ser interesante calcular el periodo de adaptación al nuevo programa y asegurarse de que se va a utilizar de forma óptima.
• Servicio de atención y/o soporte: igualmente, es útil conocer si se dispone de servicios de atención al cliente, si es gratuito y si el contacto se establece por teléfono, email, chat, etc. Asimismo, la existencia de guías de uso o tutoriales son un punto que valorar.
• Dispositivos: si quieres un acceso sin restricciones a la herramienta de gestión de almacenes, valora también que puedas entrar desde cualquier dispositivo. Muchos programas ofrecen una aplicación para sistemas Android y iOS.

A continuación, se muestran un total de cinco sistemas de control de inventarios como software independiente o como módulos dentro de un programa integral. Te mostramos las características, precios, ventajas e inconvenientes:

Como se autodenomina en su web, Holded es un “software de gestión para empresas modernas” de alcance global que incluye, dentro de la misma plataforma, diferentes herramientas para la efectiva organización del negocio, ya se trate de una empresa, una asesoría o de la actividad de un trabajador por cuenta propia. Destaca por su facilidad de instalación y su usabilidad.

Holded ofrece la información del stock disponible completamente actualizada, indicando cantidad, localización y valor de la mercancía en tiempo real. Esto es posible gracias a la automatización de las ventas online, los pedidos y la generación de facturas y albaranes, si bien el usuario puede optar también por un sistema de gestión manual. Gracias al módulo para inventarios (Inventory), que el usuario deberá activar desde la Store de Holded, se podrán crear inventarios tan precisos como se desee: desde una categorización por tipos, atributos o variantes, pasando por el establecimiento de tarifas según cliente, hasta la creación de packs. La herramienta también vuelca informes que se pueden descargar en formato PDF o Excel.

Junto con el inventario, la plataforma incluye también aplicaciones para facturación, contabilidad, CRM y gestión de equipo y proyectos, lo que facilita en gran medida el trabajo diario. Los datos se almacenan en la nube de Google desde donde se hacen copias de seguridad, si bien Holded permite también al usuario realizar sus propias backups para mayor seguridad.

Además, y dependiendo de la tarifa seleccionada, permite también utilizar diferentes integraciones y acceder al soporte por chat o vía telefónica. En cualquier caso, la plataforma pone a disposición del usuario de forma gratuita una fuente de documentación detallada y completa sobre el funcionamiento de las diferentes herramientas mediante Holded Academy.

Dispone de cinco planes: uno sin coste, limitado a 2 usuarios y 50 facturas y cuatro de pago, cuyo precio difiere en función del número de usuarios, los contactos, los productos o el espacio de almacenamiento permitidos, entre otros. Sea cual sea la opción seleccionada, todas las suscripciones incluyen las funciones de facturación, contabilidad e inventarios entre otras.

FACTUSOL³⁶⁰ es una de las soluciones de la empresa Software DELSOL para la correcta gestión de la facturación y el stock de pymes. De carácter online, almacena la información en la NUBE10® y presenta una interfaz de usuario con una estructura orientada a la de Word o Excel: incluye diferentes pestañas para la organización de compras, ventas, almacén y administración de la actividad empresarial y permite volcar diferentes informes en los formatos habituales de Microsoft.

En lo que a gestión de inventario se refiere, con esta herramienta el usuario puede conocer en todo momento el nivel de stock disponible, con las entradas y salidas de los artículos, ya sean externas o internas, además de establecer una relación entre los artículos consumidos y vendidos y los clientes. Los productos se pueden organizar con un alto grado de personalización (es posible determinar secciones, familias, almacenes, tallas, colores, medidas, precios, crear compuestos). Incluye otras opciones para poder tener una idea más precisa del estado de los productos.

Presenta dos modalidades principales de precios, según se requiera o no atención personalizada por teléfono o email. Dentro de estas dos opciones el precio aumentará progresivamente en función de usuarios registrados y el número de empresas.

De acuerdo con la información contenida en su página web, el usuario finalmente deberá optar bien por la Gestión comercial para Windows, basado en un sistema de licencias, bien por la gestión empresarial ERP en la nube, que requiere una suscripción mensual. Aunque ambas ofertas comparten la posibilidad de generar reportes, facturas y gestionar productos, clientes y proveedores, el sistema de licencia no admite más de un usuario y carece de numerosas funcionalidades, como el soporte técnico vía telefónica, la posibilidad de traspasar la información desde otro sistema de gestión anterior, la integración con otras aplicaciones, etc. A su vez, este sistema de licencias permite al usuario elegir entre una licencia gratuita, o una licencia Power de pago con la que la empresa podrá disfrutar de opciones más extensas. Sea como fuere, tanto la licencia gratuita como la de pago incluyen la posibilidad de gestionar inventario.

Si bien el usuario puede, según sus necesidades, optar por tres suscripciones diferentes mensuales o anuales, en cualquiera de los casos tendrá que pagar una cantidad adicional para añadir el módulo de control de stock (cantidad que aumenta de forma progresiva en función del plan seleccionado). Sin embargo, antes de tomar una decisión, tiene la posibilidad de probar Anfix durante 15 días de forma completamente gratuita.

Anfix se desmarca por su apuesta por la seguridad y por la calidad del soporte. Por un lado, los datos están encriptados y almacenados en servidores dentro de la Unión Europea y, por otro, los usuarios disponen de atención personalizada con independencia del plan seleccionado. Además, ofrece actualizaciones automáticas, documentación detallada y cursos online para facilitar en la medida de lo posible el manejo de la herramienta a los usuarios y permitirles centrarse en la actividad empresarial.

Basada en la nube de Amazon, los usuarios pueden acceder a la información almacenada desde cualquier lugar y en cualquier momento siempre que cuenten con conexión a Internet, ya sea desde un ordenador o un smartphone, pues también dispone de aplicación para dispositivos Android y iOS. Además, los datos están protegidos en los servidores de Amazon, donde se realizan copias de seguridad automáticas de la información.

Las actualizaciones de la herramienta son también automáticas, por lo que como empresa no tendrás que preocuparte de estos aspectos. Además, en caso de que sucedieran problemas, dispone de soporte durante todo el día, sin importar el plan al que estés suscrito. Es posible asimismo integrar otros servicios como Google Drive o Salesforce, ampliando así las funciones y adaptándose más si cabe a las necesidades de cada usuario

En cuanto al módulo de inventarios, Alegra permite el acceso al inventario con la información actualizada, lo que facilita llevar un control eficiente. Asimismo, permite la exportación a Excel si el usuario así lo quiere y crear informes con los datos del momento. Los datos, en función del plan elegido, se podrán organizar en diferentes “Bodegas”, esto es, almacenes, para así llevar un mejor control del inventario disponible.

Dispone de tres planes de pago: PYME, Pro y PLUS. La principal diferencia se basa en las facturas mensuales que pueden expedir, el número de usuarios con acceso y las bodegas de las que se dispone. Pero, además, los paquetes PRO y PLUS tienen la opción multimoneda y permiten la integración con otras aplicaciones. Con todo, el usuario puede usar una demo durante 30 días para probar la herramienta sin coste alguno y cambiar de plan cuando lo requiera poniéndose en contacto con los gestores del programa

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