¿Qué es un sistema de facturación?

Debido a la obligación legal de llevar a cabo la facturación y la contabilidad impuesta a autónomos y dueños de pequeñas empresas, los programas para facturar son una herramienta de vital importancia. Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la facturación, tareas imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio.

Hoy en día, gracias a los avances de la tecnología cloud, la gestión de las facturas es más profesional y sencilla que nunca. Los programas de facturación son cada vez más necesarios para pequeños empresarios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cumpliendo una gran cantidad de funciones. Además, los softwares gratuitos –a pesar de que presentan limitaciones– son la solución perfecta para aquellas pymes que no cuentan con el presupuesto necesario para contar con uno de pago.

Asimismo, estos sistemas de facturación presentan la gran ventaja de que incluyen herramientas que permiten gestionar otros aspectos tales como la contabilidad, las cuentas bancarias, la información fiscal o las relaciones con los clientes.

Desde hace años, la tradicional facturación en papel se ha visto sustituida en España por la factura electrónica, una alternativa legal llevada a cabo mediante un documento digital que garantiza la autenticidad de su contenido. Se trata de una factura que se expide y se recibe en formato electrónico y que cumple con todos los requisitos legales que se exigen a las facturas tradicionales.

De acuerdo a lo previsto en la Ley 25/2013, todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas y ajustarse al formato de factura Facturae versión 3.2x con firma electrónica XadES.

Desde el 18 de abril de 2019, todos los estados miembros de la Unión Europea están obligados a implementar las normas relativas a las obligaciones de factura electrónica en todos los procesos de contratación pública, según lo previsto en la Directiva 2014/55/EU. Las entidades públicas o regionales, no obstante, disponen de un plazo mayor para aplicar dicha Directiva que, en todo caso, tendrá como límite el 18 de abril de 2020.

Debido a los cambios fiscales introducidos en el país, los negocios se han visto obligados a adaptar sus diversos procesos administrativos porque estas reglas de facturación también imponen la obligación a los proveedores privados que contraten con la Administración Pública. En este sentido, los sistemas de facturación online son recomendables especialmente para autónomos y pymes, ya que facilitan la facturación y la contabilidad, obligaciones impuestas a todos los empresarios.

A la hora de elegir el sistema de facturación electrónica más conveniente, tienes que prestar atención a una serie de características:

• Tiene que estar avalado por la Administración General del Estado: es imprescindible que el software de facturación online que elijas esté avalado por el Administración General del Estado. Antes de elegir uno, te recomendamos que verifiques que el programa cumple con las siguientes condiciones:

1. Estar conectado con FACe a través de la interfaz automatizada de servicios web para proveedores. FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del estado.
2. Que se hayan presentado facturas electrónicas a través de dicha interfaz.

• ¿Es un programa de facturación online o se trata de un software que requiere instalación?: Antes de decidirte por una opción determinada comprueba desde cuántos dispositivos es posible tener acceso al software. Este problema no se da con los programas para facturar online, ya que al ser una plataforma en Internet varias personas pueden acceder a ellos simultáneamente. Si el programa solo puede utilizarse desde el dispositivo donde ha sido descargado el software, podría complicar los procesos de facturación.
• Presta atención a la seguridad que ofrece el programa: asegúrate de preguntar dónde se guardará la información almacenada por el programa para facturar que elijas. El centro de datos de la empresa proveedora del servicio debe estar ubicado en territorio nacional.
• Comprueba que las actualizaciones sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben introducir, ya que estos se producen por mandato legal.
• Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de facturación de tu empresa.
• Lee la letra pequeña para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace referencia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.

En la página web del gobierno podrás encontrar un listado de empresas que prestan servicios a proveedores de las Administración Públicas (es meramente orientativo, ya que para la presentación de facturas electrónicas a través de FACe no se necesita registrarse previamente).

Es considerado uno de los mejores programas de facturación en España porque ofrece un sistema muy completo, incluyendo, entre otros servicios: generar tus facturas a partir de facturas con otro formato por medio de un solo clic, permite crear varias plantillas de documentos para diversas marcas y simplifica el cálculo de impuestos (gestión del resumen del IVA tanto del modelo 303 como del modelo 347). Además, dispone de una función para crear productos y servicios que te permitirá señalar las unidades disponibles, la descripción, el precio de venta y el tipo de impuestos aplicables para cada uno de ellos, gracias a lo cual podrás crear facturas en un minuto.

Ofrece algunas características adicionales como la personalización de plantillas con el logo, imágenes o colores acordes a la imagen corporativa de tu empresa. Asimismo, te permite facturar en diversos idiomas para que puedas ajustarla a las necesidades de cada uno de tus clientes.

Otro de los programas para facturar líder en España es Contasimple, diseñado especialmente para autónomos y empresas con el objetivo de facilitar los procesos de facturación, contabilidad y cálculo de impuestos. Contasimple es un programa perfecto para usuarios sin conocimientos contables previos pues el sistema te guía paso a paso en todas las operaciones y, en caso de duda, puedes contactar telefónicamente a su servicio de atención al cliente para que te ayude.

Contasimple es perfecto para autónomos, empresas y gestorías. En el caso de los autónomos es muy útil porque este sistema de facturación online les permite cumplir con la obligación de llevar los cuatro libros de registros, facilitando la gestión de estos. En el caso de las pymes, es especialmente útil el conjunto de herramientas que permiten mantener una visión global de la economía de la empresa, facilitando tareas de administración, gestión de impagos, etc. Las gestorías pueden asimismo beneficiarse de funciones para gestionar a sus clientes, realizar el cálculo de impuestos, etc.

Desde 2016, el programa cuenta con una aplicación disponible para usuarios iOS y Android. De esta forma, podrás crear facturas en pocos segundos y desde cualquier lugar para enviarlas sobre la marcha a tus clientes por correo electrónico. También podrás introducir facturas recibidas y tickets, acceder a los datos de proveedores y clientes y consultar tus documentos desde cualquier sitio.

Es importante destacar que este programa cuenta con tres planes diferentes para adaptarse a tus necesidades. En su web podrás descargarte gratis, no obstante, una versión de prueba del Plan Ultimate para que lo uses durante 30 días y compruebes las ventajas de disponer de todas sus funciones. Solo esta versión te permite crear facturas electrónicas. El Plan Profesional es el más popular.

Cloud Gestion te asignará desde el primer momento un asesor que resolverá tus dudas o problemas y te informará sobre actualizaciones, etc. Será una persona de contacto que se encargará de cubrir todas tus necesidades. En aquellos casos en los que tu asesor no pueda solucionarte un problema concreto, el soporte técnico estará a tu disposición.

Esta herramienta ofrece tres planes diferentes de suscripción anual: Billin Básico por 5 euros al mes, Billin Pro por 10 euros al mes y Billin Corporate 20 euros al mes. A pesar de que no ofrece ninguna versión gratuita, los usuarios puedes descargarse una versión de prueba por 30 días.

La herramienta ofrece, además, un sistema de chat interno para cada factura que permite resolver las insidencias entre clientes y proveedores.