Registro de la jornada laboral de los trabajadores: todas las claves

El largo debate en torno a los aspectos legales y la obligatoriedad o no del registro de la jornada laboral de los trabajadores llegó a su fin cuando el 8 de marzo de 2019 se aprobó mediante decreto ley la normativa para el registro de jornada laboral. La reforma del Estatuto de los Trabajadores (ET) obliga a las empresas a llevar un control y registro de la jornada laboral de sus trabajadores. Esto es extensible a la totalidad de la plantilla, incluidos los empleados a media jornada o con jornadas laborales especiales, y al cómputo de las horas extras.

La reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores se basa en la necesidad de frenar el abuso de las horas extraordinarias. En la actualidad, se han detectado un aumento de estas prácticas hasta el punto de que, en el periodo de 2008 a 2016, pasaron de pagarse 6 millones de horas extras a tan solo 2,8 millones. Esta reforma debe facilitar al trabajador probar la realización de horas extraordinarias.

En España, es obligatorio registrar el horario de todos los trabajadores según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, al margen de la categoría o el grupo profesional del trabajador. Esto es extensible a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño o facturación.

El registro de la jornada laboral está recogido en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y ha sido modificado con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el BOE.

Un aspecto estrechamente ligado con el control horario de los empleados y, que conviene conocer, es el derecho a la protección de datos. Los datos almacenados por la empresa a través de los diferentes sistemas de control constituyen datos personales, como recoge el artículo 4 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Por lo tanto, sea cual sea el sistema que la empresa haya decidido emplear para el control, la recogida y almacenamiento de datos, este tiene que someterse a las condiciones y garantías que establecen el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDP).

La empresa tiene la legitimación necesaria para el tratamiento de estos datos al tener que cumplir con una obligación legal. Deberá conservar los datos durante cuatro años, que estarán siempre a disposición de los trabajadores, sus representantes legales, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.

En caso de que el control horario de los trabajadores se delegue a una tercera empresa, por ejemplo, una aplicación web, ésta sería considerada como la encargada del tratamiento y estaría obligada a cumplir con sus obligaciones en materia protección de datos.

En el decreto se explica que se controlará la hora de “inicio y finalización de la jornada de trabajo”. El registro se deberá llevar a cabo diariamente.

Si la empresa opta por un sistema de registro de horarios en los que se utilice la huella dactilar, tienen que tener en cuenta que el RGPD incluye los datos biométricos como una categoría de datos de especial protección. En este caso, se debe informar a los trabajadores (artículo 20 del ET), realizar la evaluación de impacto sobre estos datos y registrar las actividades de tratamiento.

Las empresas deberán continuar registrando las horas extraordinarias de sus trabajadores en caso de haberlas. Eso sí, que haya horas extra no quiere decir que la empresa esté obligada a pagarlas. Según la ley, el número máximo de horas extraordinarias al año a realizar por un trabajador es de 80. Aunque en estas no se contará las que se realicen para prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes.

• Trabajadores autónomos. El Ministerio de Trabajo ha señalado que los trabajadores autónomos, de cooperativas y aquellos que ocupen puestos de alta dirección están exentos de fichar. En el caso de que estos contraten a otros trabajadores, sí deben llevar un registro de la jornada laboral de estos asalariados.
• Trabajo desde casa o teletrabajo. Estos trabajadores deben llevar un registro de la jornada laboral y que su empresario tenga un control de la hora de entrada y la hora de salida.
• Jornada laboral irregular. Lo mismo que con el trabajo desde casa, el registro de la jornada laboral es obligatorio, por tanto, el trabajador y el empresario deben pactar algún sistema para llevar a cabo este registro horario.
• Trabajadores de ETT. Por su parte, los trabajadores cuyos contratos sean a través de una empresa de trabajo temporal también tendrán la obligación de firmar el registro laboral.

El Estatuto de los Trabajadores no impone un modo específico de fichar o registrar las horas. Solo señala que la empresa deberá acordar con los trabajadores cómo organizar este registro y la forma de documentarlo. Asimismo, se indica que se buscará el sistema que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.

De este modo, podrían servir métodos tradicionales como la firma de los empleados en una hoja con las horas detalladas o sistemas digitales como el uso de la huella digital. En este caso, la empresa deberá informarse bien antes de implantarlo para saber si el aparato biométrico cumple o no con la legislación en materia de protección de datos.

La versión escrita del registro de la jornada es probablemente la más común. El empleado introduce el comienzo y el final del trabajo manualmente en una tabla. Los tiempos de descanso también se registran de esta manera. Escribir una hoja de horas es especialmente común en el sector de la construcción o para proyectos puntuales. Los empleados temporales o a tiempo parcial también suelen anotar sus horarios de trabajo en tablas, que entregan al empleador o al departamento de personal semanal o mensualmente. Este es un método popular para empresas más pequeñas donde el número de empleados es manejable.

Los formularios para el registro escrito del tiempo de trabajo no están estandarizados y pueden ser creados por la propia empresa. Solo es importante que las horas de trabajo se puedan identificar con precisión. Este método de control del horario laboral se adapta en particular al horario flexible. Si una empresa basa su tiempo de trabajo en la confianza en sus empleados, este método es claramente una ventaja.

En muchas industrias, el registro de las horas de trabajo se realiza mediante un dispositivo que funciona como un reloj. Al principio y al final del trabajo, se utiliza este dispositivo para registrar las entradas y salidas todos los días. Un programa de PC procesa y almacena estos datos. Por lo general, esto funciona de tal manera que un empleado recibe una tarjeta, un chip o una pulsera con un chip, un nombre o un número propio, con el que se registra diariamente en el dispositivo. También hay sistemas en los que el empleado se registra por medio de las huellas dactilares, como mencionamos arriba.

También es posible registrar las horas de trabajo manualmente con un programa o a través de un servicio online en el ordenador o a través de una aplicación. Esta es virtualmente una versión moderna del registro del tiempo por escrito.

Al seleccionar un sistema de control del horario laboral, se deben tener en cuenta varios factores:

¿Cuáles son los horarios de tu empresa? Muchas oficinas y comercios que abren sus puertas y las cierran a una hora fija tienden a realizar este registro de forma manual ya que, a pesar de que es una obligación administrativa, no existe una solución digital predeterminada que les ayude a hacerlo. Por el contrario, el registro se complica si se trata de una empresa grande en la que existen turnos de trabajo.

¿Cómo se organiza tu empresa? ¿Se trata de una empresa internacional sujeta a normas transnacionales o de una empresa nacional de tamaño medio? El número de empleados también juega un papel determinante en este aspecto. En las empresas pequeñas, el registro de las horas de trabajo puede manejarse con mayor facilidad que en las grandes empresas, ya que, por ejemplo, los cambios espontáneos en el horario de trabajo pueden discutirse y realizarse con mayor facilidad. Sin embargo, para asegurar que se preserven los derechos y obligaciones de ambas partes, es útil una documentación adecuada.

¿Qué modelo de trabajo se utiliza? Cuándo, dónde y cómo se hace el trabajo influye en la elección del sistema de registro. Las horas de trabajo principales no se aplican en todas las empresas. El trabajo por turnos, el servicio de atención al cliente, las guardias, el teletrabajo o el trabajo con movilidad deben tenerse en cuenta a la hora de seleccionar un sistema.

¿Cuáles son tus preferencias? Alguien que siempre trabaja en el mismo lugar probablemente prefiera un registro digital de la hora en la entrada del edificio u oficina. Mientras que un empleado que está a menudo en la carretera es más probable que se decante por una aplicación móvil para el control de sus horarios.

Ejemplo: Si tienes una floristería de tamaño medio con 5 empleados, podrías tener una lista de horas de trabajo en tu tienda. Como tus empleados están obligados a permanecer en un lugar para hacer su trabajo, este método es práctico y fácil de implementar. Solo con un número cada vez mayor de empleados vale la pena la inversión en un sistema electrónico. Esto elimina el papeleo y hace que el sistema sea menos propenso a errores.

La situación es diferente para una empresa que tiene comerciales que visitan a los clientes o envía a sus empleados a ferias. En este caso, los empleados no están atados a un lugar específico donde se registran las entradas y salidas. En este caso, una aplicación en la que el empleado pueda introducir el comienzo y final de la jornada y las pausas, sería la solución óptima. Una aplicación de este tipo también se puede utilizar para documentar cuándo está en la carretera y cuánto tiempo pasa en los locales de los clientes. De esta manera, el sistema no solo ayuda a registrar las horas de trabajo, sino también a analizar el rendimiento para optimizar los procesos.

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