Outsourcing

El término outsourcing se compone de las palabras en inglés “out” and “source”, que juntas podrían traducirse como “origen externo” pero en castellano se conoce como externalización o subcontratación. Y esto es exactamente de lo que trata el outsourcing: una empresa subcontrata tareas, delega áreas o procesos de negocio a terceros, obteniendo así resultados desde el exterior. De modo que a partir de ahora un proveedor de servicios especializado prestará los servicios de los que antes era responsable la empresa. Con frecuencia, se trata de funciones secundarias, tareas que deben cumplirse para que una empresa pueda llevar a cabo su actividad principal.

Gracias al outsourcing, se pueden transferir tareas o procesos concretos a una empresa externa. Sin embargo, en determinadas circunstancias, los servicios también pueden prestarse internamente (subcontratación interna de la empresa). Tanto si se transfiere una tarea a otra empresa dentro del grupo, como si se crea una nueva empresa especializada en la tarea relevante, o si se subcontrata la tarea a trabajadores temporales, se trata de outsourcing interno. Por el contrario, en el caso de la subcontratación externa, una tarea se encarga por completo a una empresa externa, que puede ser una empresa regional o un contratista extranjero. El objetivo principal suele ser un ahorro de costes.

Aparte del ya mencionado ahorro de costes, hay otras razones para la externalización de tareas:

• Aumento de la eficiencia: las empresas pueden centrarse en sus tareas y funciones fundamentales y trabajar, así, de forma más eficiente.
• Adaptabilidad: gracias a la externalización de tareas, aumenta la capacidad de la mano de obra. Gracias a ella, se consigue alcanzar el máximo rendimiento y producción, incluso en el caso de fluctuaciones estacionales o inusuales en sus ciclos de actividad.
• Mayor rapidez de respuesta: se puede responder más rápidamente a los cambios, ya que las tareas pueden transferirse a terceros especializados.
• Mejora la calidad: la subcontratación suele traer consigo mejoras de calidad, especialmente en la fabricación del producto.
• Ahorro de costes: las empresas externas están altamente especializadas en los servicios que ofrecen, por eso pueden trabajar de forma más rentable y presentar ofertas atractivas.
• Falta de know-how: cuando en una empresa se implementan nuevos procesos, con frecuencia se desconoce el know-how de estos o se carece de empleados cualificados para llevarlos a cabo. El outsourcing es una alternativa a la contratación de nuevos especialistas.

Se pueden distinguir distintas formas de outsourcing:

• Subcontratación de procesos de negocio (Business Process Outsourcing): en este caso se externaliza completamente un proceso del negocio. Un ejemplo sería el siguiente: un contratista externo se encarga de llevar a cabo el cálculo de la nómina de los empleados.
• Externalización de procesos de conocimiento (Knowledge Process Outsourcing): es un paso más en la evolución del outsourcing. Consiste en que las tareas complejas se subcontratan a una empresa externa. Por ejemplo, el desarrollo para tu página web de textos optimizados para los motores de búsqueda. La empresa en cuestión suele contar con expertos que disponen de un alto grado de especialización.
• Outtasking: solo se transfieren a otra empresa áreas concretas y bien definidas. A menudo, son procesos administrativos que requieren mucho tiempo, por ejemplo, archivar correos electrónicos o realizar copias de seguridad de datos. Sin embargo, la responsabilidad de esto seguirá siendo de la empresa, ya que toda el área de negocio seguirá siendo gestionada de forma independiente.
• Outsourcing selectivo: la externalización selectiva combina la externalización de procesos empresariales y la de tareas. Se externalizan áreas secundarias especiales que son más extensas que las tareas individuales pero que, sin embargo, no corresponden a un proceso completo.

Las estrategias de outsourcing se aplican en áreas como atención al cliente, contabilidad, asesoramiento fiscal, IT y marketing.

A continuación te mostramos algunos ejemplos de estrategias de outsourcing:

• Atención al cliente: una compañía delega su servicio de atención al cliente a una empresa especializada. Los conocidos como call centers a menudo se hacen cargo de ciertas llamadas por un precio fijo acordado.
• Marketing: una empresa subcontrata el soporte de los distintos canales de redes sociales a un proveedor de servicios externo (por ejemplo, una agencia).
• Fabricación de productos: hay empresas que optan por producir en países con costes más bajos. Una vez finalizada la producción, los artículos se envían a la empresa, que se ocupa de su distribución y comercialización.

Estos son solo algunos ejemplos típicos de subcontratación. Prácticamente, cada paso de las operaciones de una empresa, ya sea fabricación o prestación de servicios, puede subcontratarse a un proveedor externo. Gracias a que vivimos en un mundo interconectado, no importa si la empresa externa está situada en la ciudad vecina o al otro lado del mundo.

¿El outsourcing podría ser un buen método para tu empresa pero no sabes cómo empezar? En realidad, no existe un único procedimiento adecuado para llevar a cabo un proyecto de externalización. Tan diferentes como las empresas pueden ser sus estrategias de outsourcing. Sin embargo, las siguientes prácticas recomendadas ya han demostrado su eficacia en muchas situaciones.

1. Analizar la situación actual: estudia cómo es la situación actual de una tarea, un área determinada de la empresa o un proceso empresarial. De dicho análisis se puede extraer una conclusión sobre el procedimiento que se seguirá y estimar el posible potencial de una estrategia de outsourcing.
2. Reunión preparatoria: organiza una reunión inicial con todos los miembros de tu empresa que participan en el proyecto con el fin de iniciar el proyecto de outsourcing de la mejor manera. En la reunión se sentarán las bases para un futuro trabajo en conjunto. El objetivo es destacar y discutir los beneficios del proyecto, el contenido y el calendario, así como los próximos pasos a seguir.
3. Selecciona el proveedor de servicios: compara los posibles proveedores de servicios entre sí. Para la selección y la interacción con posibles proveedores necesitas especificar los requisitos de rendimiento. En el pliego de condiciones se anotan todos los requisitos, así como el concepto en el que se basa el proyecto. En las especificaciones técnicas, por otra parte, se anotan las soluciones que se buscan y las necesidades detalladas. Sobre esta base, los proveedores de servicios pueden desarrollar nuevas soluciones o completar las ya existentes. Además, se evitarán posibles malentendidos.
4. Calendario de aplicación: una vez firmado el contrato, puede ponerse en marcha su implementación. Es importante acordar unas fechas concretas para la aplicación del contrato. Como parte de la gestión del proyecto comprueba regularmente si se han alcanzado los objetivos acordados contractualmente.

El outsourcing es un proceso complejo y, por este motivo, es fácil cometer errores en su implementación. El hecho de llevar a cabo una planificación pormenorizada no garantiza una externalización exenta de problemas. Te comentamos cuáles son los errores más comunes para que puedas evitarlos:

• Socio equivocado: las empresas pueden elegir entre diferentes socios de outsourcing dependiendo del sector, ya sean fabricantes especializados, agencias o autónomos. Un resultado satisfactorio requiere una cuidadosa selección del socio comercial.
• Externalización arbitraria: externalizar tareas arbitrariamente puede ahorrar trabajo pero rara vez tiene sentido. Es aconsejable que, antes de tomar una decisión, se analicen detalladamente los distintos campos y actividades de tu propia empresa no solo desde una perspectiva económica.
• Acuerdos inexactos: a menudo, los acuerdos poco claros provocan que el empresario no esté satisfecho con los resultados. Por lo tanto, es importante determinar de antemano qué se subcontratará exactamente y cómo y en qué medida se controlarán los criterios definidos.
• Malos contratos: un contrato de outsourcing debe documentar las tareas externalizadas y las obligaciones mutuas. En caso de duda, las preguntas sin respuesta conducen a malentendidos.

¿Deseas externalizar parte de tus procesos de trabajo y encargárselos a una empresa o un proveedor de servicios en el extranjero? Asegúrate de considerar estos tres factores:

• Diferencia horaria: gracias a la digitalización, puedes trabajar con autónomos de todo el mundo, pero en el caso de una tarea urgente o de una reunión espontánea, la diferencia horaria puede ser un problema.

• Barreras lingüísticas: hablar inglés con fluidez es uno de los requisitos previos más importantes para la externalización al extranjero.

• Estructura de trabajo: las técnicas y los enfoques no son los mismos en todas las empresas. Es probable que una empresa del otro lado del mundo aborde un problema de manera diferente a la que tú estás acostumbrado.

La decisión de delegar determinadas funciones a un proveedor de servicios externo nunca debe tomarse a la ligera, pues, una vez externalizadas, la reintegración en la empresa no es nada fácil. Comprueba que las ventajas superan a las desventajas antes de decidirte por la externalización.

El outsourcing ha ido ganando relevancia en las últimas décadas. Muchas empresas recurren a estrategias de outsourcing para adquirir servicios de forma rentable y poder centrarse más en sus funciones principales. Para que estas medidas alcancen el éxito deseado, se necesitan enfoques modernos de producción y logística. La estrategia de producción just-in-time (justo a tiempo) es un ejemplo de este concepto. Los materiales solo se fabrican o entregan cuando realmente se necesitan para la fabricación. De este modo, la empresa ahorra costes de almacenamiento y, en un primer momento, solo se pagan los costes de material por la fabricación.

En el contexto de la globalización –gracias a conceptos globales de logística y al desarrollo constante de Internet– hoy en día es más sencillo que nunca para una empresa transferir parte de sus procesos a compañías externas. Si la externalización se utiliza correctamente, se pueden acelerar los procesos de trabajo y mejorar los productos o servicios. Todo ello permite hacer frente a la creciente competencia global.

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