Obligaciones contables de los empresarios: guía básica

¿Qué libros contables tengo que llevar? ¿Tengo que legalizar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Son muchas las preguntas que cualquier emprendedor se hace al poner en marcha su negocio. Lo más decisivo, para saber si se está obligado a la llevanza de la contabilidad según el marco legal vigente, es conocer qué forma legal tiene la empresa y cómo tributa, puesto que el resultado contable determina la base imponible del impuesto de sociedades.

En España, la contabilidad está regulada en el Plan General Contable, aprobado por Real Decreto en 2007 con la finalidad de adaptar la práctica contable española a la europea e internacional y que aglutina la legalidad vigente en materia de contabilidad establecida en el Código de Comercio y en las NIC. Veamos qué empresas están obligadas a llevar la contabilidad oficial.

Si tomamos el Código de Comercio al pie de la letra, todo comerciante está en principio obligado a llevar la contabilidad oficial, pero la legislación fiscal distingue dos grupos a la hora de hacerla obligatoria o no. Para ello, se fija en dos criterios: la personalidad jurídica del empresario y el régimen de estimación fiscal de los rendimientos de las personas físicas (autónomos). De aquí resultan dos grandes grupos:

• Sociedades mercantiles que pagan el impuesto de sociedades
• Personas físicas que tributan por el IRPF y pueden elegir su régimen de estimación (directa, directa simplificada, objetiva o por módulos)

El impuesto de sociedades es un tributo directo y personal que grava la obtención de riqueza de las sociedades mercantiles, así como el IRPF grava la obtención de ingresos de las personas físicas. El hecho que ha generado la obligación de pagar el impuesto es la obtención de renta por parte de la sociedad, de manera que, para calcular la base imponible, debe partirse del resultado contable (art. 10.3, Ley del Impuesto de Sociedades, LIS). Esto hace necesaria la llevanza de una contabilidad ordenada y regulada según lo que marca el Código de Comercio (CC). Por esta razón, las empresas que tributan por el impuesto de sociedades están también obligadas a llevar la contabilidad (art. 120, LIS), que, según el artículo 133.1 de la LIS, deberá ajustarse al Código de comercio “o con lo establecido en las normas por las que se rigen”, es decir, en España, el Plan General Contable.

Según la LIS, están obligadas a pagar el impuesto las sociedades que cumplan estos dos requisitos:

• Tienen personalidad jurídica propia
• Tienen residencia dentro del territorio español

Las empresas con personalidad jurídica propia comprenden a las sociedades mercantiles (anónima, limitada, en comandita, colectiva), civiles, asociaciones, fundaciones, estatales, autonómicas, provinciales y locales, unipersonales, entes públicos y fondos de inversión, de pensiones, etc.

Para las asociaciones y entidades sin ánimo de lucro, la presentación de los libros contables y las cuentas anuales no es de estricto cumplimiento a no ser que así lo indiquen los estatutos de la entidad o se trate de entidades de utilidad pública según la Ley 49/2002, pero llevar una contabilidad en orden ayuda a mantener la visión de la situación financiera de la entidad, también de cara a terceros, tal como marca la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, que prescribe las obligaciones contables para las asociaciones.

Las fundaciones sí tienen obligaciones contables como cualquier sociedad mercantil y sus cuentas se han de aprobar en un plazo de seis meses después del cierre del ejercicio.

El Código de Comercio estipula (art. 25.1) cómo ha de llevarse la contabilidad en este caso: de forma ordenada, adecuada a la actividad de la empresa y que permita el seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios, estableciendo los libros obligatorios de Inventarios y Cuentas anuales, el Diario y el de Actas y Socios. Al final del ejercicio y en un plazo de cuatro meses, se han de legalizar en el Registro Mercantil de la provincia en que la empresa tiene domicilio.

A su vez, a propósito de la llevanza de los libros de contabilidad, expone en el artículo 29.1 que todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden cronológico, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras (herencia de la contabilidad en papel). Cuando se detecten errores y omisiones, deben corregirse de inmediato. Y se descarta el uso de abreviaturas o símbolos particulares cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil.

Las empresas que estén exentas o parcialmente exentas del pago del impuesto de sociedades deberán llevar un registro ordenado y limpio de su actividad económica que permita identificar los ingresos y los gastos.

Las sociedades que tienen la obligación de llevar la contabilidad, tal como marca el Código de Comercio, han de llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y un libro Diario (art. 28 C):

• El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y en él se transcriben los balances de comprobación con sumas y saldos como mínimo cada tres meses; al final del ejercicio, el inventario de cierre y las cuentas anuales.
   
• En el Libro Diario se registran al día las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aunque también se acepta como válido anotar totales de períodos inferiores a los tres meses si el detalle se ha registrado en otros libros.

Al cierre del ejercicio se deben presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales, que han de retratar fielmente el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa de acuerdo con la legalidad (art. 34, CC). Las cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. El Plan General de contabilidad de 2007 incluye en su tercera parte las instrucciones para elaborarlas, que siguen los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Las personas físicas que tributan por el IRPF pueden elegir tres regímenes de estimación fiscal como mencionamos más arriba:

• Los profesionales que declaran en el régimen de estimación directa han tenido una cifra de negocios superior a los 600 mil euros en el ejercicio anterior o han optado voluntariamente por él. Sus libros obligatorios son el de Inventario y Cuentas Anuales y el Diario, pero no han de legalizarlos en el Registro Mercantil.
   
• Si tu cifra de negocio en el ejercicio anterior no ha superado los 600 mil euros, tributas por el régimen de estimación directa simplificada y no estás obligado a llevar una contabilidad oficial, aunque sí debes establecer el beneficio obtenido. Para ello puedes utilizar una tabla de Excel o un programa de contabilidad que te permita desglosar ventas e ingresos, gastos y compras y bienes de inversión afectos a la actividad.
   
• Los autónomos que declaran por módulos no tienen obligaciones contables, pero sí han de guardar y ordenar por trimestres todas las facturas entrantes y salientes.

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