Modelo de presupuesto y consejos para empresarios

“¿Podría enviarme un presupuesto?”. Esta es una frase que los constructores, los mecánicos y los agentes de seguros escuchan todos los días, y naturalmente implica un trabajo que no siempre se ve recompensado, porque el cliente siempre puede decidirse por otra oferta.

En el mercado libre es legítimo que el consumidor consulte las ofertas de distintos proveedores y las contraste antes de optar por una de ellas. El presupuesto comercial es un instrumento de orientación muy apreciado por el consumidor, de modo que cada vez que presentas un presupuesto a un hipotético cliente muestras transparencia y fortaleces su confianza en tu empresa, un efecto publicitario que no cabe subestimar. Ahora bien ¿qué has de observar en concreto al escribir un presupuesto comercial?

Si tu empresa se inscribe en el sector tecnológico, el médico o el de las finanzas, y ofreces servicios de alto nivel, una de las constantes en tu día a día será responder a solicitudes de presupuesto. En la práctica no podrás esquivar por mucho tiempo el momento de preparar un modelo de presupuesto que tenga en cuenta los diversos aspectos relevantes.

Preparar un presupuesto es una tarea que requiere tiempo y cierto esfuerzo y que quizás quieras compensar. Aunque puedas hacerlo legalmente, hay que tener cuidado a la hora de cobrar por un presupuesto, porque muchos clientes lo ven como un servicio básico, por lo que podrían rechazarlo solo por eso. No obstante, es legítimo exigir una compensación por él, puesto que en ocasiones requieren una planificación exhaustiva o unos cálculos muy detallados. Si, además, implica una gran parte del servicio en sí (p. ej., la búsqueda de fallos previa a la reparación del portátil) o requiere un desplazamiento (p. ej., en caso de electrodomésticos de línea blanca o marrón), cuentas con un sólido argumento de tu lado que justifica el precio del presupuesto. Aunque solo podrás hacerlo si antes lo has acordado por escrito con el cliente.

Establecer una cifra no es fácil, pero puedes orientarte por los gastos que te genera preparar un presupuesto: desplazamiento, mano de obra, material, teléfono, etc. Algunos sectores, como el de la reparación de electrodomésticos, calculan el coste de un presupuesto en función de la mano de obra, el tamaño del aparato a reparar y si requiere desplazamiento. Otra opción pasa por fijar un tanto por ciento. En cualquier caso, el importe del presupuesto solo se cobra si el cliente no lo acepta. Generalmente, los empresarios prometen descontar esta tasa de la factura final si el cliente firma el presupuesto y el proyecto se lleva a cabo.

No hay ninguna normativa que regule el período de validez de un presupuesto, pero es un instrumento con el que los empresarios compensan las posibles variaciones en los precios de sus proveedores. Si no se incluye ningún plazo, se entiende que el presupuesto tiene validez sin límite y el cliente podría exigir las mismas condiciones en el futuro. Por lo general, suele ser de un mes como máximo, pero a la hora de definirlo también puedes considerar factores no financieros como las variaciones estacionales o los cuellos de botella en la cadena de proveedores en días festivos, por ejemplo.

Los presupuestos son documentos meramente informativos sin carácter vinculante. Solo adquieren este carácter en el momento en que el cliente, con su aceptación y firma, lo convierte en un contrato de compraventa con obligación de cumplimiento. En el momento que lo acepta, el cliente está obligado a facilitar al empresario la ejecución del proyecto u obra y el empresario a cumplir su parte. En caso de que la ejecución de la obra se alargue por razones ajenas al cliente, el empresario no podrá exigir un precio mayor al estipulado en el contrato, a no ser que haya incluido una cláusula que especifique el precio por día una vez finalizado el plazo inicial acordado. Si durante la ejecución se dan imprevistos que modifican lo estipulado en el presupuesto, ambas partes deberán dejar constancia escrita de lo que acuerdan en lo que respecta a los plazos o a los cambios materiales, ya sea por la calidad o la cantidad.

Dado que el cliente espera una exposición detallada de todos los gastos estimados, deberías invertir en su preparación el tiempo suficiente. El propósito final es exponer una proyección realista de forma clara, íntegra y sin fallos. Algunos datos no deben faltar:

• Descripción del trabajo a realizar y de su alcance.
• Tiempo que previsiblemente durarán los trabajos.
• Valoración de los costes de los elementos y de la mano de obra.
• Detalle del material necesario y de su coste.
• Costes específicos (dietas, envíos, etc.).
• Periodo de validez del presupuesto.
• Forma y condiciones de pago si se acepta.
• Límites de la oferta: piezas o servicios no incluidos, impuestos, proveedores, descuentos o anticipos.
• Cargo por el presupuesto si se ha acordado.
• Fecha de emisión, identificación social de la empresa, datos identificativos del cliente, firma y sello de la empresa.

En función del tipo de prestación o del mayor o menor volumen de trabajo que genera, puede ser conveniente ofrecer al cliente servicios opcionales que pueda añadir o descartar, como es habitual en el sector de los seguros. Con esta variante, gana la posibilidad de ajustar el proyecto y los costes a sus necesidades y a su presupuesto disponible –y quizás muestre inclinación por tu propuesta y no por otra de la competencia. Utilizando con acierto el diseño corporativo para colocar tus datos de contacto y tu logo de forma visible en el presupuesto, tu cliente lo tendrá más fácil para clasificar las distintas ofertas y dispondrá de toda la información que necesita a primera vista.

Puedes descargarte esta versión y una para Microsoft Excel en nuestra página de forma totalmente gratuita (ir a la sección de descarga). Mientras que para muchos usuarios el trabajo con Word es muy ágil, Excel ofrece prácticas funciones de cálculo gracias a fórmulas que puedes utilizar para calcular automáticamente el coste total de tu presupuesto.

Nuestros ejemplos de presupuesto contienen todos los elementos fijos que no pueden faltar y que puedes ajustar en función de tus datos. Para que, al introducir valores numéricos no tengas problemas, hemos indicado cifras aleatorias en las casillas correspondientes. Sustitúyelas según convenga.

En cualquier caso, merece la pena dedicar un momento a revisar tu presupuesto para evitar disputas innecesarias (por una coma en el lugar inadecuado, por ejemplo). Guárdalo en formato Word o Excel para poder editarlo a posteriori. Pero cuando tengas que enviarlo a un cliente, conviértelo antes a PDF o imprímelo en papel: solo de esta forma permanece protegido ante cambios.

Para saber cómo puedes ajustar nuestros modelos de presupuesto a tu caso particular, sigue nuestras instrucciones paso a paso:

1. En el encabezado puedes reemplazar el logo y los datos de la empresa de muestra con tu propia información.
2. A continuación, indica los datos de contacto del cliente.
3. A la derecha debes indicar al cliente el número único identificativo de este presupuesto y puedes rellenar los datos de la persona de contacto que se le ha asignado.
4. No olvides la fecha de realización del presupuesto.
5. En el asunto incluye de nuevo el número de presupuesto.
6. El texto principal comienza con una introducción formal y profesional. Aquí ya puedes indicar que se trata de un documento no vinculante (también puedes colocar esta información al final del documento).
7. En la tabla a continuación, enumera todas las posiciones comenzando por el producto o servicio con un precio más alto, con el fin de que el cliente reconozca el coste más alto de entrada. Menciona otros datos relevantes como las cantidades y los precios por unidad.
8. En la siguiente línea calcula el precio total. Al no tratarse de una factura, puedes ignorar el IVA, aunque si es para un cliente particular, mejor añadirlo.
9. Después de la tabla tienes más espacio para escribir un par de líneas y firmar.
10. No olvides mencionar en el pie de página todos los datos relevantes sobre la empresa y la información bancaria.

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