Modelo de inventario para descargar

Si posees un negocio, probablemente tengas que hacer cada año un inventario de tus artículos. En empresas que fabrican o venden bienes, ésta puede ser una ardua tarea. Para facilitar este trámite, ponemos a tu disposición una plantilla de inventario que te ayudará a ahorrar mucho tiempo en la logística de tu negocio.

Cada año, las empresas tienen que dedicar parte de su tiempo a realizar inventario del almacén. ¿Qué es y qué elementos debe tener?

El inventario proporciona una descripción precisa del estado de una empresa, algo útil tanto para la organización financiera como para la gestión contable.

Hay dos tipos diferentes de inventario:

• Inventario físico: cuenta, mide, pesa o estima todos los bienes materiales.
• Inventario de bienes intangibles: guarda la información intangible de la empresa, como, por ejemplo, los gastos, los ingresos o las deudas.

El inventario físico es normalmente el más difícil de realizar, ya que con él se debe registrar cada uno de los artículos de la empresa en el menor tiempo posible. Una plantilla de inventario puede facilitar esta tarea.

Para administrar el inventario físico se crean listas de datos. Deberás entregar estas listas a tus empleados o a la persona que te ayudará a realizar tu inventario para que lleven a cabo el registro de mercancía. Las listas deben estar divididas en las siguientes columnas:

• Nombre del artículo: esta columna debe contener el nombre exacto de cada artículo.
• Número de artículo: en cualquier empresa, cada artículo debe tener su propio número de inventario, y esta columna estará ordenada por orden numérico.
• Cantidad: se deberá especificar el número de artículos de cada tipo.
• Unidad de medida: aclararemos si el artículo se mide en peso, longitud u otra unidad de medida.
• Valor: esta columna deberá dividirse en dos partes. Por un lado, el precio de cada artículo, y por otro el valor total resultante del recuento de mercancía.

Al final de cada hoja se mostrará el resultado de la suma de cada grupo de artículos, y cada hoja tendrá solo un grupo de los mismos. Solo al final, en una hoja separada, se sumarán los totales de todos los grupos de artículos.

Además de la tabla, el inventario presentará información adicional que servirá para crear un registro lo más preciso posible. A cada hoja se le asignará un número de página para que la lista general sea lo más comprensible posible. Cada hoja tendrá también fecha y firma.

Casi todos los programas de hojas de cálculo, como Excel o los procesadores de texto, permiten crear listas de inventario ordenadas y útiles. Al crear tu plantilla, presta especial atención a las necesidades de los empleados que realizarán el recuento. Por ejemplo, es importante dejar suficiente espacio para el contenido del inventario. Intenta no poner demasiados artículos en una página, recuerda que tus empleados completarán las listas a mano. Las columnas no deben ser demasiado pequeñas para que el contenido escrito sea legible.

Si llevas a cabo tu inventario con una plantilla Excel, podrás registrar y evaluar los datos de tu mercancía electrónicamente. De esta forma, también podrás hacer uso de las funcionalidades de Excel: usa la función de suma, por ejemplo, para hacer los cálculos automáticamente. Sin embargo, deberás imprimir las listas posteriormente para firmarlas.

En Excel, deberás usar líneas superiores para crear un encabezado. El encabezado mostrará toda la información que el documento facilitará. Cuando el encabezado esté listo, comienza a construir tu tabla y no olvides trabajar con marcos para que la tabla sea visible tras ser imprimida.

Los ajustes a la tabla se pueden hacer de dos maneras diferentes. Por un lado, puedes agregar columnas adicionales para añadir información que sea relevante para tu empresa, por ejemplo, la ubicación del artículo o comentarios sobre el grupo de productos. También podrás completar las partes de las listas de inventario por adelantado para facilitar el trabajo de tus empleados, de manera que la información sea más legible. Por ejemplo, puedes completar el encabezado de cada hoja de antemano.

También facilitarás el trabajo ingresar los nombres de productos y los números de los artículos. En cualquier caso, ten en cuenta la forma en que trabajan tus empleados durante el recuento de inventario. Ahórrales tiempo escribiendo los artículos de manera ordenada, evitando que tengan que moverse de un lado a otro del almacén en busca de productos. Haz que el trabajo de tus empleados sea lo más sencillo posible y minimiza al máximo la posibilidad de errores en tu lista.

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