Gastos de representación: cómo beneficiarse de las ventajas fiscales

Las fiestas y comidas de empresa forman parte del día a día de toda compañía; las reuniones acompañadas de comida y bebida constituyen el marco perfecto para establecer conversaciones de negocios constructivas y el contacto con clientes de forma relajada. Así, tanto para autónomos como para pymes, las comidas de negocios son un medio importante para ganar clientes, celebrar contratos y mantener relaciones comerciales. Sin embargo, cuando se trata de abonar los gastos de representación derivados de tales situaciones, cualquier empresa puede beneficiarse de ciertas ventajas fiscales, aunque con limitaciones. En cualquier caso, deben cumplirse los requisitos y formalidades pertinentes.

El término gastos de representación hace referencia a todos los gastos derivados de los agasajos a socios comerciales y clientes que tienen que ver con el sustento, la bebida, el transporte y otros desembolsos, asociados al fomento de las relaciones con estos. Sin embargo, no deben confundirse con los gatos de publicidad, que sirven para aumentar la visibilidad de la empresa y, por ende, de sus servicios y productos.

En cuanto a la deducibilidad fiscal de los gastos de representación, existen algunas limitaciones. Según indica la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido en el artículo 96.1 sobre exclusiones y restricciones del derecho a deducir:

No podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición, incluso por autoconsumo, importación, arrendamiento, transformación, reparación, mantenimiento o utilización de los bienes y servicios que se indican a continuación y de los bienes y servicios accesorios o complementarios a los mismos:

[…] 6.º Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.

Con ello, en términos generales, para que un gasto sea deducible tienen que darse varios requisitos. Así, la Agencia Tributaria señala que: “Para que un gasto sea deducible es necesario que esté contabilizado (salvo excepciones previstas en la ley), pero además tiene que cumplir otros requisitos, que pueden resumirse en que el gasto debe responder a un hecho económico real, es decir, la anotación contable debe corresponder con una operación efectivamente realizada y no simulada.” Asimismo, el artículo 95 de la Ley 37/1992 señala que solo pueden deducirse “cuotas soportadas o satisfechas” a partir de adquisiciones o servicios que estén directamente relacionados y afecten a la actividad empresarial y profesional.

Sin embargo, hay otros factores que influyen en la deducibilidad fiscal de los gastos en términos generales para calcular la base imponible del Impuesto de Sociedades. Estos atañen a la contabilización, es decir, al hecho de tener que aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias; a la justificación, entendiéndose este concepto como la obligatoriedad de presentar las facturas pertinentes que den cuenta de los gastos incurridos y que actúen como documentos justificativos de los mismos; a la imputación, entendida como la inclusión de los gastos de representación en el período impositivo en el tienen que devengarse y, por último, a la correlación con los ingresos, es decir, mientras se esté llevando a cabo la actividad laboral, los gastos realizados deben estar enfocados a la obtención ingresos.

Con todo ello, el cálculo adecuado de los gastos y, por lo tanto, de la base imponible es fundamental para que las empresas puedan elaborar sus balances fiscales, por lo que es necesario incluir y justificar cualquier tipo de gasto y no deducir aquellos que no cumplan los requisitos legales pertinentes.

De lo anteriormente expuesto se deduce que los gastos de representación pueden desgravarse siempre que estos tengan carácter profesional y dicho carácter pueda demostrarse. Esto atañe tanto a billetes de avión, tren o cualquier otro medio de transporte, como a gastos de manutención acreditados, por ejemplo, con facturas de restaurantes y los relacionados con el bienestar de los clientes y proveedores con los que se colabora.

Como recoge su definición, dentro de los gastos de representación no pueden englobarse, y, por tanto, no pueden deducirse, gastos generales de empresa. Asimismo, los gastos de representación no son deducibles en su totalidad. Tal y como señala el apartado e, relativo a los donativos y a la liberalidades del artículo 15 sobre gastos no deducibles de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, “[…] los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.”

Sin embargo, este apartado no da cabida a “[…]los gastos por atenciones a clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos.”

De todo ello se deduce que a pesar del pequeño porcentaje de deducibilidad de estos gastos tan comunes en las empresas, si se quieren obtener beneficios fiscales es recomendable atenerse a él.

Para evitar que Hacienda considere inapropiados los gastos de representación declarados y deducidos de la base imponible, es recomendable atenerse a las directrices correspondientes y tener en cuenta los aspectos explicados con anterioridad.

Partiendo de un ejemplo concreto, las comidas o cenas de negocios son de suma importancia para las pymes y los autónomos, pues la atmósfera distendida que se crea en ellas es idónea para hablar de negocios y para entablar relaciones profesionales. Sin embargo, para que los gastos de representación de estas y otras situaciones derivadas sean reconocidos como tal, estos deben ser verificables por parte las autoridades pertinentes. Algunos de los motivos que los fundamentan son:

• Operaciones comerciales
• Presentación de ofertas
• Negociación para la continuación de vínculos comerciales
• Firmas de contratos
• Mantenimiento de relaciones comerciales

El lugar donde se producen los gastos de representación también desempeña un papel importante, pudiendo estos proceder de restaurantes o bares, por ejemplo, aunque no serán deducibles si tienen lugar en el domicilio privado del empresario o de sus empleados.

La deducción de los gastos de representación, ya se trate de una simple comida o de cualquier ocasión especial derivada de actividades desarrolladas en el entorno de la empresa, puede convertirse en un ahorro de dinero y, consecuentemente, invertirse en otras medidas empresariales. La condición básica para ello es que dichos gastos sean razonables y estén debidamente documentados. En este sentido, es importante llevar un registro de los mismos, pues estos gastos tributan en el impuesto de sociedades y, como tal, permiten reducir la base imponible de dicho tributo como un gasto de empresa más.

A la hora de contabilizar los gastos de representación es necesario dar cuenta de la relación correcta de los gastos, total y parcialmente, deducibles sin olvidar que para que los gastos de representación sean deducibles, es necesario presentar las facturas de empresa correctamente redactadas e incluyendo todos los datos correspondientes.

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