El libro de Inventario y Cuentas Anuales

La importancia del libro de Inventario y Balances radica en el hecho de que nos ayuda a llevar un control de los activos y pasivos de la empresa. Es decir, es indispensable para ordenar las finanzas de la empresa y cumplir con las obligaciones fiscales impuestas por la ley.

El artículo 28.1 del mencionado Código de Comercio establece que “el libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”. Esto supone que, a pesar de que la ley lo considera un único libro, este consta, en realidad, de distintos documentos:

• El balance inicial: relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio.
• Los balances de comprobación de sumas y saldos: se recogen todas las cuentas con saldo de la empresa, es decir, las cuentas de balance y los gastos e ingresos.
• El inventario de cierre: relación detallada y valorada de todos los elementos que conforman el patrimonio de la empresa al cierre del ejercicio económico.
• Un ejemplar de cuentas anuales: en el deben recogerse los informes contables que detallamos a continuación.

Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, están formadas por un conjunto de documentos contables:

• El Balance de situación: es un documento en el que se recoge los bienes, derechos, obligaciones y capital de una empresa en un momento determinado y de forma resumida.
• La Cuenta de pérdidas y ganancias: en este documento se hace constar el resultado del ejercicio, separando los ingresos y gastos derivados de este y distinguiendo los gastos de explotación de aquellos que no lo son.
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): este documento consta de dos partes. Por un lado, refleja los ingresos y gastos que la actividad de la empresa ha generado durante el ejercicio. La segunda parte refleja todos los movimientos que se han producido en el patrimonio neto.
• El Estado de Flujos de Efectivo: en él se reflejarán los cobros y pagos realizados por la empresa con el objetivo de informar sobre los movimientos de efectivo que se han producido en el ejercicio. No es necesario si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad para pymes y reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado.
• La Memoria: se usa para completar la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

El libro de Inventario y Cuentas Anuales es un documento contable obligatorio, tal y como aparece recogido en el artículo 25 del Código de Comercio. Pero ¿quiénes están obligados a llevar los libros contables? La legislación al respecto es algo confusa, ya que son varias las leyes que deben contemplarse: por un lado, el Código de Comercio y el Plan General Contable y por otro, las normas fiscales. Atendiendo a todas estas, podemos afirmar que están obligadas a llevar la contabilidad, a legalizar los libros contables y a depositar las cuentas anuales las personas jurídicas, las sociedades mercantiles y otras entidades.

Todos los empresarios que, de acuerdo a lo previsto en el Código de Comercio, tienen que llevar la contabilidad, deben elaborar un Libro Diario y un libro de Inventario y Cuentas Anuales. El artículo 27 de la mencionada ley señala que dichos libros deben presentarse en el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la empresa y, en los supuestos de cambio de domicilio, tiene pleno valor la legalización que se hubiera efectuado por el Registro de origen. Esta presentación es lo que se conoce como la legalización de los libros. Estos libros se llevan al Registro Mercantil para que éste anote la presentación en sus registros, los diligencie y los selle. Este trámite ha sido concebido para dar autenticidad al contenido de los libros.

El plazo para presentar el libro de Inventario y Cuentas Anuales es de 4 meses después del cierre de ejercicio. El libro de inventarios y cuentas anuales tiene que legalizarse obligatoriamente. No obstante, las normas contemplan sanciones en caso de que no se depositen las Cuentas Anuales pero no en el caso de que no se presenten los libros contables.

Es importante tener en cuenta que el libro de Inventario y Cuentas Anuales debe elaborarse en base a una serie de requisitos obligatorios:

• Debe llevarse con claridad, por orden de fechas y sin espacios en blanco.
• No se admiten interpolaciones, tachaduras, raspaduras, abreviaturas o símbolos, si estos no son conformes al orden mercantil o si no son precisas.
• Los errores u omisiones deben corregirse cuando se advierten.
• Las anotaciones contables se realizan en euros.

Además, hay que hacer hincapié en el hecho de que estos libros y cuentas pueden presentarse en papel porque el Registro Mercantil Provincial admite este formato para ser diligenciado y legalizado. No obstante, hoy en día casi todas las obligaciones contables se llevan a cabo en formato electrónico por medio de aplicaciones informáticas específicas.

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