Las cuentas a pagar: la gestión de la deuda en la empresa

La administración de las cuentas por pagar es un componente central de la contabilidad que se ocupa de los acreedores, es decir, de todas las personas u organizaciones que otorgan crédito a la empresa. Los proveedores se convierten en acreedores cuando entregan bienes o servicios a otra empresa y quedan a la espera del pago en el plazo acordado.

Son varias las tareas que componen la gestión de las cuentas acreedoras en contabilidad. Entre ellas se encuentran el registro y la aprobación de las facturas entrantes y la preparación de los pagos. Una vez aprobadas, las facturas se registran en el libro mayor como pasivo pendiente de pago y se asientan en sus cuentas correspondientes. Cuando se liquidan, las facturas se archivan según la normativa vigente.

Las cuentas de acreedores son exactamente lo opuesto a las cuentas de deudores, que se ocupan, como se intuye, de los clientes que disponen de crédito en la empresa o, lo que es lo mismo, han contraído deudas con la empresa porque aún tienen facturas abiertas con ella. Desde el punto de vista de los acreedores (proveedores de mercancías o de servicios), cuando la empresa no ha liquidado aún una factura pendiente, ha contraído una deuda con ellos.

Las cuentas por pagar y cobrar constituyen una forma recurrente de financiación ajena a las entidades bancarias y es común que muchos de los recursos que necesitan las empresas para funcionar se cancelen por cuotas de mutuo acuerdo. Dado que no interviene una entidad financiera, suponen una forma de financiación implícita sin intereses. En este sentido, cabe no confundir este tipo de crédito con los créditos bancarios, en los que se establece una relación acreedora basada en los intereses.

A grandes rasgos, las cuentas a pagar se ocupan de las facturas entrantes. Cuando una empresa ha contratado, por ejemplo, ciertos servicios o ha hecho un pedido a un proveedor, las facturas que emiten estas empresas van a las manos del departamento de contabilidad, que acredita las cuentas por pagar cuando se recibe una factura y las debita cuando la compañía salda la deuda.

Una contabilidad precisa requiere registrar de forma correcta tanto las facturas entrantes como los pagos salientes. Las cuentas a pagar se anotan en el libro mayor en los pasivos corrientes; el importe de la factura se contabiliza en el haber como deuda y, cuando la deuda se liquida, se anota en el debe. Registrando las transacciones comerciales en el momento en que suceden, no cuando se salda la deuda (principio de devengo), se mantiene el control sobre los pagos y cobros pendientes.

Aquí, es muy importante tener en cuenta la normativa vigente en cuanto a la conservación de los documentos y comprobantes comerciales. El Código de Comercio español, por ejemplo, fija un plazo de seis años para todos los documentos, sea en papel o en formato electrónico. Para cumplir con estas disposiciones, las facturas han de archivarse de modo que puedan explorarse por orden cronológico o alfabético. Una vez prescrito el plazo de conservación, pueden eliminarse.

En función del periodo dispuesto para liquidar la deuda, las cuentas a pagar pueden considerarse cuentas por pagar a corto plazo si han de liquidarse en menos de un año o de largo plazo si han de liquidarse en más de doce meses. En el caso de estas últimas, al finalizar el ejercicio han de reclasificarse como deudas a corto plazo si el plazo vence en los próximos doce meses. Llevar un control estricto de las cuentas a pagar y los plazos de vencimiento es crucial para evitar intereses de mora por impago u otras consecuencias más incómodas y, de este modo, cultivar una buena imagen frente a los proveedores, que apreciarán el mantenimiento de una cierta ética comercial. Esto es lo que, al fin y al cabo, garantiza el sostén de las relaciones a largo plazo en el mundo de los negocios y el comercio.

Imaginemos que la empresa X compra mercaderías a la empresa Y por un valor de 1000 euros con un IVA de un 21 % y supongamos que las pagaremos por transferencia bancaria y no al contado en un plazo de 60 días.

En el libro mayor deberíamos anotarlo así:

Con este asiento, primero anotamos la cuenta de compra en el debe contra la cuenta de proveedores. Con esto, debitamos el gasto y lo asignamos a la cuenta de proveedores en el haber como pago pendiente. La cuenta de proveedores se cancela contra la cuenta de bancos porque pagaremos por transferencia bancaria.

Al contar con un plazo de 60 días para efectuar el pago, la empresa proveedora está de alguna forma financiando la compra de bienes con un crédito comercial durante ese plazo. Esta deuda no se considera una deuda por morosidad, puesto que se han negociado las condiciones de pago (por ejemplo, el pago a 30 o 60 días).

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