La digitalización certificada de documentos contables

Que la contabilidad está digitalizada es un hecho, así que conviene estar al día a propósito de la gestión de los documentos contables electrónicos y sus originales. ¿Es necesario guardar las facturas en papel? Esta es una pregunta muy habitual entre pequeños empresarios y profesionales autónomos. La legislación prescribe plazos, normas y excepciones diferentes en función de si se trata de documentación contable (libros contables) o fiscal (facturas), pero no diferencia entre formatos, siempre y cuando la copia electrónica tenga valor de original, lo que se logra solo con un software homologado de digitalización. ¿En qué consiste este proceso de digitalización certificada y qué dice la ley?

La facturación electrónica ya está prevista en la ORDEN EHA/962/2007, donde se autoriza a los empresarios a digitalizar sus facturas y otra documentación, siempre y cuando se haga con el software homologado por el Departamento de Informática Tributaria (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido), y a conservarlos por algún medio con una vida útil larga garantizada. Se prefiere, por eso, un disco duro a un CD o un DVD y se recomienda replicarlos en varios soportes al mismo tiempo. Eso sí, la ley obliga a garantizar el acceso en línea a la documentación a Hacienda cuando lo prescriba durante el plazo legal de conservación de documentos (seis años para la documentación mercantil y cuatro para la tributaria).

En el artículo 7 de la citada Orden se recoge la digitalización certificada como “el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.”. Al copiar un original con un software homologado por la AEAT, se garantiza que la copia tenga valor de original y tenga validez legal ante cualquier organismo. ¿Por qué? Porque el programa contiene el certificado de firma digital necesario para garantizar las tres condiciones de autenticidad, integridad y legibilidad establecidos en el Real Decreto 1619/2012 para la facturación electrónica:

• Autenticidad. La factura electrónica ha de garantizar la identidad del emisor. Esto puede hacerse con una firma electrónica avalada por la Administración.
• Integridad. El formato ha de garantizar que el contenido no se ha modificado.
• Legibilidad. El programa informático ha de facilitar la lectura de la factura por el que la recibe.

Según el Código de Comercio, los libros de contabilidad, la documentación y los justificantes se han de conservar durante seis años a contar a partir del último asiento en los libros. Como vimos en el punto anterior, si se está en condiciones de garantizar que los documentos digitalizados tienen valor de original, no hay razón para conservarlos en formato analógico, con dos excepciones:

• Las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén realizando amortizaciones de estos activos.
• Hay documentos que conviene conservar de forma indefinida: libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo, copias de respaldo de registros contables, escrituras de inmovilizado.

Esto quiere decir que no será necesario guardar todas las facturas emitidas y recibidas en formato papel si la copia se ha realizado de la forma autorizada. Si se utiliza un programa de contabilidad, esta problemática desaparece, ya que el software crea, emite y almacena la documentación de acuerdo con lo que marca la ley.

La Ley General Tributaria obliga a guardar la documentación relevante a efectos tributarios durante un plazo diferente: cuatro años a partir de la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, porque es el margen que tiene el contribuyente para solicitar y obtener devoluciones. Este plazo podría interrumpirse por cualquier acción de revisión o inspección por parte de la AEAT, por lo que conviene conservar toda la documentación hasta que el proceso finalice.

Un caso diferente es el que prevé la normativa de prevención de blanqueo de capitales. Las personas afectadas por esta normativa han de conservar como mínimo durante diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Las ventajas de la facturación electrónica resultan patentes si consideramos aspectos como el control del fraude fiscal, la reducción de los ciclos de tramitación, la minimización del error humano o el ahorro de costes y de recursos de almacenamiento. Los programas de facturación electrónica y los sistemas de gestión son grandes aliados de los autónomos y empresarios a la hora de agilizar la operatividad de las empresas y los beneficios derivados están fuera de toda duda:

• Ahorro de tiempo, sobre todo en la búsqueda, ya que la mayoría de los programas tienen una función de búsqueda integrada.
• Aumento de la eficiencia y la productividad al ganar tiempo en las búsquedas.
• Mayor control sobre posibles cambios legales, porque el software se actualiza de forma automática.
• La toma de decisiones se agiliza, porque se tiene la certeza de compartir toda la información.
• Los procesos se automatizan al integrarse los documentos digitalizados en software de contabilidad y en otros departamentos de la empresa.
• Se reducen los errores humanos en los procesos documentales.

Pero, para aprovechar todas estas ventajas en potencia, España ha de superar algunos retos, como son:

• La adopción del formato estructurado de la factura electrónica por las pymes, que constituyen el 99,9 % del tejido empresarial del país, y por la ciudadanía.
• Su total implantación en las Administraciones Públicas (hasta ahora son Madrid, Cataluña y Andalucía las mayores comunidades emisoras y receptoras de factura electrónica).
• La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica dentro y fuera de nuestras fronteras.

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