Asociaciones sin ánimo de lucro: obligaciones contables
Equipo editorial de IONOS
La presencia de asociaciones en España es cada vez mayor, entendidas, según la definición del Ministerio del Interior en su Guía de asociaciones, como:
«[…] entidades sin ánimo de lucro que se constituyen mediante acuerdo de tres o más personas físicas o jurídicas legalmente constituidas, que se comprometen a poner en común conocimientos, medios y actividades para alcanzar unos fines lícitos de interés general o particular.»
Como tales, también se les exige legalmente, sin importar su ausencia de lucro, una serie de obligaciones contables para con los asociados y la Administración correspondiente. Además, e independientemente del imperativo legal, llevar a cabo una gestión contable servirá para la propia organización interna de la asociación (gestionar el presupuesto de acuerdo a las actividades a realizar, tener un control exhaustivo de las contribuciones de los asociados, etc.). En definitiva, maximizar los recursos disponibles. Si estás pensando en crear una asociación o deseas obtener más información sobre este tema, en este artículo podrás conocer las obligaciones contables de estas entidades y leer acerca de programas para la contabilidad de asociaciones y así conseguir una gestión más efectiva.
Con el término entidades sin fines lucrativos nos referimos, de acuerdo con la ley 49/2002 a: a) Las fundaciones. b) Las asociaciones declaradas de utilidad pública. c) Las organizaciones no gubernamentales de desarrollo a que se refiere la Ley 23/1998, de 7 de julio, de Cooperación Internacional para el Desarrollo, siempre que tengan alguna de las formas jurídicas a que se refieren los párrafos anteriores. d) Las delegaciones de fundaciones extranjeras inscritas en el Registro de Fundaciones. e) Las federaciones deportivas españolas, las federaciones deportivas territoriales de ámbito autonómico integradas en aquéllas, el Comité Olímpico Español y el Comité Paralímpico Español. f) Las federaciones y asociaciones de las entidades sin fines lucrativos a que se refieren los párrafos anteriores.
Tipos de asociaciones sin fin lucrativo según las obligaciones contables
Cuando hablamos de obligaciones contables de las asociaciones debemos distinguir tres tipos distintos de asociaciones:
Asociaciones declaradas de utilidad pública
Cualquier asociación con régimen general o especial y de ámbito estatal o autonómico puede ser declarada de utilidad pública siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 32 de la Ley Orgánica 1/2002 y, por supuesto, obtenga una resolución favorable de los órganos competentes tras la solicitud y su tramitación.
En la disposición adicional primera del Real Decreto 949/2015 se establece que tanto Ceuta como Melilla posean un registro de asociaciones para aquellas que realicen principalmente su actividad en el ámbito territorial de ambas ciudades.
Aunque esta medida de fomento otorga a las asociaciones una serie de derechos, también les exige cumplir con una serie de obligaciones entre las que se incluye llevar a cabo una contabilidad oficial. De acuerdo con el artículo 34 del capítulo VI de Ley Orgánica 1/2002:
«1. Las asociaciones de utilidad pública deberán rendir las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización, y presentar una memoria descriptiva de las actividades realizadas durante el mismo ante el organismo encargado de verificar su constitución y de efectuar su inscripción en el Registro correspondiente, en el que quedarán depositadas. Dichas cuentas anuales deben expresar la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera, así como el origen, cuantía, destino y aplicación de los ingresos públicos percibidos.
Reglamentariamente se determinará en qué circunstancias se deberán someter a auditoría las cuentas anuales.
2. Asimismo, deberán facilitar a las Administraciones públicas los informes que éstas les requieran, en relación con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines.»
Las cuentas anuales, estas son, el balance de la situación, la cuenta de resultados y la memoria económica, serán formuladas por el órgano de gobierno de la entidad, siguiendo el esquema establecido por el Plan General Contable (PGC), que ha sido adaptado a entidades sin fines lucrativos. En los casos en los que se cumplan los requisitos, también se podrá optar por el Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos; y dentro de estas se podrán aplicar determinados criterios contables específicos a microentidades sin fines lucrativos.
Como bien se indicaba anteriormente, las asociaciones declaradas de utilidad pública son consideradas entidades sin fines lucrativos junto con las fundaciones, organizaciones no gubernamentales de desarrollo, delegaciones de fundaciones extranjeras inscritas en el Registro de Fundaciones, etc. Es por este motivo que a este tipo de asociaciones se les aplica el PGC para entidades sin fines lucrativos, estableciéndose específicamente en el anexo I del Real Decreto 1491/2011 que las normas contenidas en él y sus antecedentes inmediatos «tienen como destinatario las citadas entidades, siendo de obligado cumplimiento para las fundaciones de competencia estatal y las asociaciones declaradas de utilidad pública […]»
De acuerdo con el Real Decreto 1491/2011, aunque las cuentas anuales de las entidades sin fines lucrativos deben adaptarse al modelo normal y, en tal caso, también deberán someterse a auditoría, existen casos en los que estas entidades pueden usar modelos de cuentas anuales abreviados, delimitados en el anexo I de la tercera parte de este mismo real Decreto.
Asociaciones con actividades económicas no declaradas de utilidad pública que están dadas de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (I.A.E.)
En el artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002 que trata sobre los estatutos de las asociaciones se establece la necesidad de declarar en estos el régimen de contabilidad que se aplica en la asociación. Además en el artículo 14 de esta misma ley se escribe que:
«1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación- que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.»
Asimismo, en el artículo 21, donde se detallan los derechos de los asociados, se establece que todo asociado tiene derecho «a ser informado acerca de la composición de los órganos de gobierno y representación de la asociación, de su estado de cuentas y del desarrollo de su actividad.» Con esto se deduce que la actividad contable ya desde un principio es requerida en las asociaciones para que los asociados puedan ejercer su derecho a ser informados sobre las cuentas de la asociación, independientemente de si además hay que cumplir con obligaciones legales de cara a las Administraciones. En cuanto al régimen contable, de acuerdo con el Real Decreto 296/2004 estas asociaciones pueden llevar un régimen simplificado de contabilidad si al terminar el ejercicio cumplen al menos dos de los límites siguientes:
«a) Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.
b) Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.
c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco.»
Además no hay que olvidar que, aunque una asociación no persiga un fin lucrativo, no significa que no pueda realizar algún tipo de actividad económica. Si este es el caso deben de “presentar declaración de alta en la matrícula de este impuesto”, este es, el Impuesto sobre Actividades Económicas (I.A.E), pudiendo quedar algunas exentas de su pago con carácter rogado, si su actividad se incluye en el artículo 7 del Real Decreto Legislativo 2/2004.
Asociaciones sin actividades económicas no declaradas de utilidad pública que no están dadas de alta en el I.A.E.
Por último, encontramos aquellas asociaciones sin ánimo de lucro que no están dadas de alta en el I.A.E., a las cuales, al no llevar a cabo ninguna actividad económica, se les aplica la Ley Orgánica1/2002, en la que, como ya se ha indicado en el apartado anterior:
«1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación- que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.»
Sin olvidar que en el artículo 21 de esta misma ley se establece el derecho de los asociados a conocer el estado de cuentas, entre otros.
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Programas de contabilidad para asociaciones sin fines lucrativos
La industria centrada en desarrollar software ha sabido reconocer que la contabilidad de asociaciones sin ánimo de lucro constituye un campo delimitado dentro de la contabilidad general, desarrollando en consecuencia diferentes programas específicos para ello. Por este motivo es posible encontrar en el mercado una gran variedad de aplicaciones creadas específicamente para llevar la contabilidad de asociaciones sin ánimo de lucro.
Estos programas de contabilidad para asociaciones, conocidos en inglés como “Non-Profit Accounting Software”, ofrecen funciones específicas especialmente útiles para la contabilidad de asociaciones sin ánimo de lucro ya que, junto a las funciones ofertadas para la organización de ingresos y gastos, el programa también puede estructurar la contabilidad en diferentes campos y clasificar diferentes cuentas. En castellano encontramos el Programa de Contabilidad para asociaciones y fundaciones de Fundesplai o Socius 2.2.2, un programa gratuito también disponible en catalán, euskera y gallego.
Con muchos de estos programas se pueden generar justificantes de pago, facturas, recordatorios de pago así como crear registros de inventario. Asimismo, algunos ayudan en la planificación de la elaboración del presupuesto o en su formulación.
Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.