Las cajas registradoras y los TPV: ¿obligatorios en España?

En Austria entró en vigor a principios de 2016 un decreto que obliga a las pymes con una facturación anual superior a los 15.000 € brutos (7.500 € netos) a implantar cajas registradoras o terminales de punto de venta (TPV) que confirmen los ingresos declarados a la hacienda pública. La principal razón es evitar posibles ingresos en negro generados por ventas en efectivo o por la manipulación de cajas y sistemas de registro. Ahora bien ¿podrá extenderse este decreto a otros países de Europa, más específicamente, a España?

En principio, ningún empresario español está obligado a instalar cajas registradoras o TPV. Sin embargo, aquellos que ya cuenten con alguno de estos sistemas de punto de venta electrónicos tendrán que considerar algunas exigencias legales.

Actualmente no existe ninguna disposición legal que obligue a usar un sistema de caja registradora (ya sea tradicional o como terminal de punto de venta). Hasta ahora, muchos negocios no han tenido la necesidad de instalar un sistema que registre sus ventas en efectivo y emita recibos. Sin embargo, en 2017 la Agencia Tributaria puso en marcha un nuevo sistema de gestión del impuesto del IVA (para un colectivo de 62.000 contribuyentes) conocido como Suministro Inmediato de Información del IVA o SII, a través del cual es posible enviar todas las facturas generadas por una empresa a través de la Sede Electrónica de la AEAT.

Con esto no se obliga a las pymes a usar cajas registradoras, pero una de las ventajas que implica es que la Agencia Tributaria dispone de una base de datos con toda la información actual, por lo que la liquidación del IVA se realiza de manera más simple. Así que, incluso cuando en España no es obligatorio utilizar una caja registradora, hay buenas razones para incluir dispositivos electrónicos de recogida de datos en el comercio minorista:

• Las cajas registradoras y los TPV ayudan a las empresas a generar informes más claros.
   
• Los terminales de punto de venta suelen proporcionar interfaces de sistemas ERP profesionales que agilizan los procesos de gestión.
   
• Las cajas registradores facilitan la cooperación entre las empresas y la Agencia Tributaria a la hora de verificar grandes volúmenes de datos.
   
• Los terminales de punto de venta registran las ventas, determinan los medios de pago más utilizados, facilitan la gestión de inventarios y, por supuesto, agilizan la facturación.

Dos aspectos importantes a destacar en el caso de que la empresa se quiera acoger al sistema de SII son los siguientes:

• Implica la obligación de realizar las autoliquidaciones de IVA mensuales, incluso si no hay obligación para ello.
   
• Se debe permanecer en el sistema de SII durante un año como mínimo y esta permanencia se entenderá como prorrogada mientras no se solicite explícitamente su renuncia.

En España no existe un decreto que obligue a los minoristas a usar cajas registradoras gracias, principalmente, a la factura simplificada estipulada en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este señala que, por ejemplo, los empresarios y autónomos pueden emitir facturas simplificadas para aquellas transacciones que no superen los 400 € o que sean rectificativas. Para conocer otras disposiciones de este tipo de factura, visita la página oficial de la Agencia Tributaria.

A modo de conclusión cabe resaltar que, en España, las facturas pueden expedirse por cualquier medio, ya sea en papel o con un soporte electrónico. La única obligación legal al respecto compete a la constatación de la fecha de expedición, al valor y tipo de transacción, al número de factura y demás disposiciones legales de las facturas.