IVA e IRPF deducibles del coche de empresa: qué gastos desgravan

Ya sea para acudir a una cita con un cliente fuera de la ciudad, con un asesor financiero en el banco o al aeropuerto, son muchos los autónomos o trabajadores por cuenta ajena que utilizan un coche de empresa y, normalmente, no lo utilizan solo para asuntos de trabajo, sino también para fines privados ocasionales. En España, el legislador permite deducir los gastos de adquisición y mantenimiento si el vehículo está afecto a la actividad económica, pero ¿cómo demostrar la afectación del vehículo? ¿Cómo diferenciar, a efectos del IVA o el IRPF, el uso privado y profesional de un automóvil? ¿Cuál es el criterio de la Agencia Tributaria para establecer el IRPF o el IVA deducible del coche de un autónomo? La respuesta a estas y otras preguntas, a continuación.

Al hablar del coche de empresa, antes que nada, conviene tener en cuenta su grado de afectación. En el contexto fiscal, se entiende por afectación el grado de relación de un vehículo con la actividad económica. Esta relación puede variar ya que, mientras un transportista depende de su vehículo por completo, un freelancer podría necesitarlo para visitas puntuales a clientes. Sin embargo, es necesario para ambos, teniendo en cuenta la naturaleza de cada negocio. La Hacienda Pública cuantifica la afectación de un vehículo a priori en un 100 % (uso profesional único y exclusivo) o en un 50 % (uso profesional y privado). Veámoslo en detalle.

El legislador tiene dos criterios diferentes a la hora de considerar la afectación en términos de IRPF o de IVA. En el IRPF, solo se admite una deducción de los gastos de adquisición y mantenimiento si el coche se utiliza exclusivamente para la actividad económica (sujeta y no exenta), es decir, o un 100 % o nada; en términos del IVA, parte de la premisa de que, a no ser que se trate del vehículo utilizado por un comercial o un transportista, cualquier coche de empresa se puede utilizar también para fines privados, de modo que presume de antemano una afectación del 50 %. Si el contribuyente quiere deducir los impuestos y los gastos soportados en un porcentaje superior, ha de demostrar que lo utiliza en un grado superior.

Ahora bien ¿cómo demostrar ante Hacienda que tu vehículo no está afectado al 50 %, sino al 100 %? Aunque no es fácil hacerlo, el contribuyente cuenta con la opción de aportar cualquier tipo de prueba admitida en derecho, como son: la posesión de otro vehículo para fines privados, el registro del kilometraje y los desplazamientos, rotular el vehículo, las agendas de visitas a clientes, etc. A partir de esta documentación, cabrá esperar la respuesta de Hacienda. ¿Vale el mismo criterio para la deducción del IVA y el IRPF? Veámoslo a continuación.

Como vimos, el criterio del legislador se fundamenta en el grado de afectación del coche de empresa a la propia actividad comercial. La problemática de la afectación de un vehículo comienza cuando se trata de un turismo, no solo por su elevado coste de adquisición, sino también por su alta polivalencia, de forma que normalmente resulta difícil diferenciar completamente entre los usos privados y profesionales. Para entender la situación de conflicto que presentan los turismos, conviene detenernos en la mecánica de la normativa fiscal para el IVA y el IRPF.

Ambos tributos tratan de compensar las entradas con las salidas: el IRPF vincula la deducción de gastos con la obtención de ingresos, y el IVA las cuotas deducidas con las devengadas. Es por eso que, en términos del IRPF, el legislador español considera que los elementos patrimoniales empresariales son aquellos que el empresario necesita para la obtención de beneficios, en consecuencia, o están afectos o no lo están, mientras que la normativa del IVA los configura como afectos a la actividad económica en un porcentaje variable, partiendo de una presunción legal de afectación al 50 %.

El vehículo de turismo, que puede utilizarse tanto para fines profesionales como privados, genera una dificultad para acreditar qué parte de su coste corresponde a un gasto que genera ingresos y qué parte constituye el consumo y disfrute de un bien particular.

La Ley General Tributaria establece la posibilidad de deducir el 100 % del IVA en vehículos industriales afectos a la actividad, que son estos:

• Los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
• Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros.
• Los utilizados en la enseñanza de conductores o pilotos.
• Los utilizados en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
• Los utilizados en los desplazamientos de los representantes o agentes comerciales.
• Los utilizados en servicios de vigilancia.

El resto de vehículos (turismo y sus remolques, ciclomotores, motocicletas), como comentamos arriba, añade una dificultad que la Ley del IVA sortea estableciendo una presunción legal de afectación del 50 % que puedes aumentar al 100 % aportando pruebas como, por ejemplo, un parte de kilometraje. También pueden desgravarse al 50 % (o al 100 %, si se trata de uno de los vehículos detallados o se demuestra su afectación absoluta) de las cuotas soportadas de IVA de los siguientes gastos (siempre que se aporte la factura):

• adquisición
• combustible, lubricante
• reparaciones y revisiones (ITV)
• aparcamiento y peajes

El artículo 22 del Reglamento del IRPF especifica claramente qué elementos patrimoniales se consideran afectos y estos se reducen a los bienes inmuebles destinados a la actividad económica o necesarios para la obtención de ingresos. Más abajo, en el mismo artículo, se enumeran cuáles no se consideran afectos, entre otros, aquellos que se utilizan para fines económicos y privados a la vez, aunque el uso privado sea ocasional. Es decir, para deducir los gastos del coche de un autónomo o profesional en términos de IRPF, la Agencia Tributaria solo considera una afectación al 100 %, que se corresponde con los vehículos (mixtos, dedicados al transporte de personas, etc.) enumerados arriba. En este caso, la deducción de los gastos se realiza con las amortizaciones.

A efectos de impuestos, deducir las cuotas de IVA vinculadas al vehículo utilizado para la actividad económica o demostrar su afectación total para imputar el IRPF correspondiente implica aportar cualquier prueba admitida en derecho. Los hechos que certifican el uso profesional de un vehículo son de muy variada naturaleza y van desde la rotulación del coche hasta el uso de un segundo coche para fines privados, pasando por el registro del kilometraje y el gasto en combustible.

Si nos decantamos por esta última variante, será conveniente seguir una cierta coherencia y seriedad: intenta llevar un registro lo más exacto posible que incluya fechas, kilómetros recorridos, motivo del viaje, conductor, etc., porque, cuantos más datos, mejor podrá Hacienda contrastarlos y más fácil será para ti demostrar que usas el coche para tu trabajo; ve rellenando el documento que utilices (una tabla Excel, como nuestra plantilla, o un documento Word) sobre la marcha, y no a última hora, porque es probable que pierda credibilidad ante Hacienda.

Hemos visto cómo contempla la ley el uso del coche para fines profesionales en términos de IVA y de IRPF y cómo puede acreditar un empresario su derecho a desgravar los impuestos derivados de su vehículo o flota de vehículos. Entre las formas más usuales se encuentra rellenar o cumplimentar un parte de viajes o registro de kilometraje lo más exacto y detallado posible, donde se vayan anotando las salidas de cada conductor, en el caso de contar con una flota de vehículos, e incluso los gastos de combustible o de mantenimiento en que se ha incurrido en cada viaje, puesto que los gastos por desplazamiento se entienden como gastos de viaje que la empresa puede deducir de sus impuestos.

Para registrar los viajes que tú o tus empleados realizáis con el coche de empresa, no necesitas un sofisticado programa informático. Con nuestra plantilla de registro de kilometraje, descargable de forma completamente gratuita, podrás ir anotando todos los desplazamientos de tu vehículo o tu flota indicando incluso el nombre del conductor si fuera necesario.

Para nuestra plantilla hemos utilizado un programa de hojas de cálculo, lo que te permitirá hacer las variaciones que consideres pertinentes, por ejemplo, añadiendo una columna para registrar el gasto de combustible o los eventuales gastos por reparaciones o mantenimiento. Si configuras otra columna para anotar el coste por kilómetro, te resultará más fácil cobrar por tus servicios a tus clientes o pagar a tus comerciales.

El registro del kilometraje conviene hacerlo de una forma exhaustiva y no dejarlo todo para final de año, porque entonces mucha información ya no estará disponible.

En la cabecera de nuestra plantilla, hemos incluido un campo para la matrícula del coche y los campos para indicar el tramo de registro y el kilometraje del coche al inicio y al final del periodo. A continuación, se especifican las diferentes columnas para registrar cada viaje:

• una primera columna para identificar el desplazamiento,
• la fecha de salida y de regreso,
• el kilometraje al inicio y al final del viaje,
• los kilómetros que se han recorrido,
• el motivo del desplazamiento,
• la ruta que ha seguido el conductor,
• el nombre del conductor, en aquellas empresas con varios vehículos.

Aún podrían añadirse las mencionadas columnas para identificar los gastos de combustible (coste por litro y coste total) o mantenimiento (desgaste de ruedas, reparaciones).

Toda esta información es de gran utilidad, no solo para calcular gastos o pagas y acreditar la afectación del vehículo a la actividad comercial, sino también para optimizar procesos o rutas de entrega e incluso para llevar un control de la vida útil de los vehículos.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.