Gestión de nóminas: la importancia de esta actividad

Para llevar una empresa con éxito, hay que superar una serie de desafíos. Además de las operaciones del propio negocio, hay que tener en cuenta las tareas burocráticas, que van aumentando al tiempo que crece la empresa. La gestión de nóminas, por ejemplo, no solo consiste en pagar a tiempo el sueldo o salario mensual de los trabajadores de la empresa. También incluye tener una buena visión de todos los empleados y de sus circunstancias específicas: situación personal, bajas, pagas extras, etc. Aunque en teoría parece una actividad sencilla, en la práctica, muchas empresas prefieren externalizar la gestión de las nóminas.

La nómina es el documento en el que se recogen las diferentes percepciones económicas que conforman el salario de un trabajador, con las deducciones correspondientes, y que acredita su pago.

Además, los resultados obtenidos en la gestión de nóminas sirven de base a la empresa para determinar los gastos de personal, entre los que se encuentran los sueldos y salarios, las indemnizaciones, los gastos en especie, etc. Para realizar estos cálculos correctamente se tienen en cuenta documentos como el contrato de trabajo o el convenio colectivo. Además, la gestión de nóminas también incluye otras tareas como, por ejemplo, el mantenimiento de los datos del personal, las altas y bajas de los trabajadores en la Seguridad Social, los pagos del IRPF a Hacienda o las bajas por enfermedad y accidentes. Entraremos en detalle en las tareas que comporta la gestión de nóminas a continuación.

El coste de la gestión de nóminas no solo depende del tamaño, sino también del tipo de empresa. La forma de remuneración es otro elemento determinante, pues no requiere el mismo esfuerzo calcular el salario de los empleados que cobran por hora o por turnos que aquellos que cobran todos los meses la misma cantidad. También las políticas de empleo de la empresa influyen en el nivel de dificultad de la gestión de nóminas. Será un trabajo mucho más complejo en empresas en las que constantemente haya cambios de personal, en comparación con aquellas en las que la plantilla es relativamente fija. Pero ¿cuáles son las tareas propias de la gestión de nóminas?

La nómina de un trabajador por cuenta ajena ha de respetar el formato estandarizado de nómina conforme a la legislación vigente sobre modelo de recibo individual justificativo del pago de salarios, Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, tal y como se indica en el Boletín Oficial del Estado.

Una nómina está dividida en tres partes: el encabezado, los devengos y las deducciones. En el encabezado de la nómina deben constar los siguientes datos del trabajador:

• Nombre completo
• DNI o NIE
• Tipo de contrato
• Grupo profesional
• Afiliación a la Seguridad Social
• Fecha de alta en la empresa
• Fecha de antigüedad (no tiene por qué ser la misma a la fecha de alta)
• Periodo de liquidación
• Días trabajados en total

Hasta 2012, la categoría profesional del trabajador venía determinada por su titulación o experiencia. Sin embargo, ahora depende de sus tareas o responsabilidades en la empresa, así como de los conocimientos que se requieren para realizar ese trabajo. La base de cotización a la Seguridad Social, así como su mínima y máxima, cambiarán en función de la pertenencia a un grupo profesional u otro. Esto también desempeñará un papel reseñable en el cálculo del salario mínimo, el despido, la pensión por incapacidad o la prestación por desempleo.

También han de aparecer en una nómina los siguientes datos de la empresa:

• Nombre legal
• Domicilio fiscal
• CIF (código de identificación fiscal)
• Código de la cuenta de cotización de la Tesorería General de la Seguridad Social

En la siguiente sección se encuentran los devengos. Se trata de todos los conceptos salariales que corresponden al empleado por haber desempeñado su trabajo en un periodo dado, normalmente en un mes, a los que todavía no se le han aplicado las deducciones que le corresponden. Los devengos constituyen por tanto el salario bruto del empleado. Existen dos tipos de devengos: las percepciones salariales y las no salariales. Las percepciones salariales son las cantidades que corresponden al trabajador como retribución por desempeñar su trabajo, mientras que las no salariales son los bienes y servicios que le da la empresa que no tributan como salario, como, por ejemplo, los tickets restaurante o el uniforme de trabajo. Las percepciones no salariales no pueden superar el 30 % de las salariales.

Las percepciones salariales están a su vez divididas en varias partidas:

• El salario base es la cantidad de dinero fija que el trabajador percibe de acuerdo con su puesto en función de los días trabajados.
   
• Los complementos salariales se pueden aplicar o no según las circunstancias específicas de cada trabajador. Pueden cobrarse complementos por tener ciertas responsabilidades, por nocturnidad, disponibilidad, antigüedad o peligrosidad, entre otros muchos factores.
   
• Las horas extraordinarias son una partida que corresponde a las horas de más que realiza el trabajador además de las horas estipuladas en su contrato y se cobran adicionalmente, tanto si son voluntarias como forzosas. Cabe precisar que la normativa laboral prohíbe que los trabajadores contratados a tiempo parcial realicen horas extraordinarias a excepción de casos de fuerza mayor.
   
• Las gratificaciones extraordinarias, como las pagas extraordinarias, que, por ejemplo, en España, son generalmente dos, una de verano y otra de Navidad.
   
• El salario en especie es la remuneración que recibe el trabajador de la empresa mediante bienes o servicios y que forma parte de su salario. Recibir salario en especie es optativo. Dentro del salario en especie entran percepciones tales como el disfrute de una vivienda o la membresía a un gimnasio cuando estas las cubre la empresa.

Las percepciones no salariales que aparecen en los devengos de una nómina no tienen deducciones de IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Estas compensan los gastos incurridos en el desarrollo del trabajo, como dietas o pluses de transporte. También entran dentro de esta categoría las indemnizaciones y prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslado o las suspensiones o despidos. Las percepciones no salariales se fijan mediante convenio colectivo o a través de una negociación entre cada trabajador y la empresa.

Si sumamos todos los devengos, es decir, las percepciones salariales y no salariales, de una nómina, obtendremos el salario bruto del trabajador, es decir, el total devengado. Al salario bruto de un trabajador toca aplicarle una serie de retenciones y deducciones salariales, que se encuentran en la tercera y última sección de una nómina. Principalmente entran dentro de esta categoría la retención a cuenta del Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF) y la deducción de la cuota de la Seguridad Social. La retención del IRPF es un pago adelantado que realizan los trabajadores al Estado basado en una previsión de los impuestos que les tocará pagar en función de sus ingresos. Una vez hecha la declaración de la renta, se determina si el trabajador ha pagado de más o de menos y, según corresponda, se le devolverá el excedente o le tocará pagar lo que faltaba.

Las retenciones de la nómina dependen de tres elementos: los devengos salariales, las condiciones particulares del trabajador (su situación familiar, si tiene personas a su cargo o si tiene una discapacidad, entre otros factores) y los tramos de IRPF establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

La obligación de cotizar a la Seguridad Social nace desde el inicio de la actividad laboral y persiste mientras esta dure, incluso en situaciones de incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de un menor y riesgo durante el embarazo o la lactancia natural. Esta obligación de cotizar se extingue una vez se cesa de prestar servicios, siempre que se haya efectuado correctamente la comunicación de baja del trabajador a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de esta. La base de cotización es la cantidad que se establece de acuerdo con la normativa aplicable sobre la cual se aplica un porcentaje, el tipo de cotización, para cuantificar la obligación de cotizar. Influyen para el cálculo de la base de cotización factores como el salario bruto del trabajador, su edad, tipo de contrato y jornada y número de pagas. En el sitio web de la Seguridad Social, en la página que trata las cotizaciones, se recogen las bases mínimas y máximas de cotización en función del régimen en el que se esté inscrito.

A continuación, enumeramos las deducciones que aparecen en las nóminas relativas a los tipos de cotización que corren a cargo del trabajador, las cuales se calculan sumando los puntos correspondientes:

• El tipo de cotización relativo a las contingencias comunes representa un 4,7 % a cargo del trabajador. Las contingencias comunes se refieren a las situaciones de riesgo derivadas de una enfermedad común y de accidentes no laborales que puedan provocar una situación de incapacidad laboral temporal, pero también se incluyen las prestaciones de jubilación, incapacidad y muerte por enfermedad común o accidente no laboral, así como las situaciones de maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y durante la lactancia natural, entre otras.
   
• La cotización por desempleo varía en función del tipo de contrato. Si se cuenta con un contrato indefinido a tiempo parcial o a jornada completa, un contrato fijo discontinuo, un contrato formativo o de prácticas de duración determinada, un contrato de interinidad, relevo o cualquier contrato que se realice a un trabajador con una discapacidad de al menos el 33 %, el porcentaje de la deducción será del 1,55 %. Con un contrato de duración determinada a jornada completa y a tiempo parcial, la cantidad que corre a cargo del trabajador asciende al 1,60 %.
   
• La formación profesional representa un 0,1 %.
   
• Las horas extraordinarias suponen un porcentaje del 2 % si son por fuerza mayor o del 4,7 % si no son por fuerza mayor.

Además de las retenciones del IRPF y las deducciones de la Seguridad Social, también se sumarán las deducciones sobre las retribuciones en especie, como serían, por ejemplo, el coche de empresa o la vivienda que la empresa paga al trabajador.

Una de las tareas elementales de la gestión de nóminas es dar de alta a los nuevos empleados en la Seguridad Social y dar de baja tanto a los empleados salientes como a los que no estén trabajando por enfermedad u otros motivos, ya que es responsabilidad de la empresa. El Instituto Nacional de la Seguridad Social de España es la entidad que gestiona y administra las prestaciones económicas del sistema de la Seguridad Social y ejerce el reconocimiento del derecho a la asistencia sanitaria, con excepción de las tareas atribuidas al IMSERSO y a las Comunidades Autónomas.

Para dar de alta, de baja o modificar los datos de un trabajador en la Seguridad Social es necesario cumplimentar una serie de formularios, con datos que varían en función del cambio que se quiera hacer. La página del sitio web de la Seguridad Social relativa a Afiliaciones recoge los datos que necesitas para rellenar las solicitudes de alta, baja y variación de datos de un trabajador.

Las solicitudes pueden realizarse a través de medios informáticos, electrónicos y telemáticos como son el SistemaRED o la Sede Electrónica. Las solicitudes de alta han de presentarse antes de que se dé comienzo a la relación laboral, generalmente hasta 60 días naturales antes, a excepción de los trabajadores en el Régimen de Minería del Carbón. En cambio, las solicitudes de baja han de presentarse en tres días naturales una vez finaliza la relación laboral entre empresa y asalariado. Los modelos que deben presentarse para tramitar el alta, la baja o la variación de datos del trabajador se encuentran en la página del sitio web de la Seguridad Social relativa a Afiliaciones en una tabla con los diferentes regímenes pertinentes.

La gestión de nóminas es necesaria desde el momento en el que una empresa tiene trabajadores a su cargo. Evidentemente, no requiere el mismo trabajo gestionar las nóminas de una microempresa que las de una pyme o una gran empresa. En cualquier caso, la gestión de nóminas es una actividad esencial, al margen del número de trabajadores de la empresa, y hay que hacerlo bien, ya que los errores pueden salir caros.

Las tareas relacionadas con la gestión de nóminas son variadas y extensas. Incluso en las empresas más pequeñas, estas tareas requieren mucho trabajo y tiempo y llevarlas a cabo correctamente es también de importancia decisiva, ya que, de lo contrario, los errores descubiertos por la Agencia Tributaria o la Seguridad Social llevan rápidamente a pagos adicionales no calculados o incluso a sanciones. Esto hace que sea incluso de mayor importancia que sean expertos quienes lleven a cabo la gestión de nóminas, ya se trate de un equipo interno o un proveedor de servicios externo.

Las ventajas de externalizar la gestión de nóminas son múltiples. No solo se consigue una mayor eficiencia, ya que la empresa contratada se especializa en eso, sino que además se está al día de la nueva normativa y por ello se reducen los errores. En el siguiente cuadro, detallamos diversas ventajas e inconvenientes de externalizar la gestión de nóminas.

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