Gastos de viaje: información general

Además de realizar actividades profesionales dentro del propio espacio de trabajo, hay empresas que requieren que sus empleados atiendan un viaje de negocios o se desplacen fuera del lugar de trabajo habitual para llevar a cabo la actividad laboral. En este caso, los gastos de manutención, de desplazamiento y de pernoctación se abonan al empleado como percepciones extra salariales y corren a cargo de la empresa. Es lo que se conoce como gastos de viaje y se enmarcan dentro de la parte operativa de la actividad empresarial. Pero ¿es el empresario o el trabajador el que paga las cantidades en un primer momento?, ¿cómo se tributan estos gastos? A continuación, todas las respuestas.

El término gastos de viaje se utiliza como concepto genérico para definir, como bien se indica arriba, a los gastos incurridos por el empleado con motivo de su desplazamiento fuera del espacio de trabajo para realizar una actividad laboral. No obstante, en textos especializados y de divulgación se encuentran otros términos relacionados que hacen referencia bien al mismo concepto, como es el caso de dietas o dietas de trabajo, bien a alguno de los gastos concretos que se incluyen dentro de estos gastos de viaje, estos son:

• Gastos por desplazamiento o de locomoción. Cuando se viaja por negocios a otro municipio diferente al del lugar de trabajo, la empresa se encarga de cubrir el pago de todos los medios de transporte utilizados, ya sean coche (gasto por kilometraje), tren, avión, taxi, transporte público, etc.
• Gatos de estancia. Si la actividad en cuestión requiere pasar alguna noche fuera, los gastos de pernocta también corren a cargo de la empresa.
• Gastos de manutención. Comidas que tengan que llevarse a cabo por estar fuera del lugar de trabajo, si bien no con el objetivo de mantener o conseguir relaciones comerciales –en este caso no se consideraría gastos de viajes, sino gastos de representación.

Ni los gastos de manutención ni los de estancia pueden asignarse por un periodo superior a nueve meses y tampoco pueden considerarse tales cuando la actividad tiene lugar en el mismo municipio en el que la empresa tiene sus oficinas.

Aunque ya se ha dicho que es la empresa la que se hace cargo de estos gastos, no siempre paga por adelantado. De hecho, es posible que el propio trabajador sufrague sus gastos, si bien, eso sí, más tarde serán recompensados por la empresa como complemento extra salarial. También puede ocurrir que la empresa en cuestión ofrezca un presupuesto cerrado destinado a gastos de viaje, del que el trabajador podrá disponer cuando se desplace fuera del lugar de trabajo. Sea cual sea el modo de compensación seleccionado, ha de estar incluido en el Convenio Colectivo y, de no ser así, se regirá por los Estatutos de los Trabajadores.

En algunos casos, se puede recurrir a una hoja de gastos para contabilizar detalladamente los diferentes gastos de viaje en los que se ha incurrido. En ella, como su nombre indica, se detallan los pagos que han sido realizados y, si han salido del bolsillo del empleado, servirá como justificante para que el departamento de finanzas le reembolse la cifra utilizada. Es importante también guardar las facturas, tanto en los pagos a posteriori como en los pagos a mano alzada, que la empresa también puede utilizar como justificante para desgravar el IVA y el impuesto sobre sociedades.

Los gastos de viaje han de estar reflejados en nómina como complementos no salariales, si bien no se incluyen en la base de cotización siempre y cuando cumplan los requisitos de la normativa aplicable, los cuales se indican en el siguiente apartado. En caso de que la Agencia Tributaria sospeche de alguna irregularidad, puede investigar la justificación de los gastos, de ahí la importancia de conservar cualquier documento acreditativo. Si no se pudiese demostrar que el trabajador ha incurrido en esos gastos o que están relacionados con la actividad laboral de la empresa, el primero tendría que incluirlo en la declaración y la segunda cumplir con sus obligaciones con la Seguridad Social, además de hacer frente a las sanciones correspondientes.

El empleado se puede preguntar si, al incurrir en estos gastos, ha de tributarlo en la declaración de la renta. La ley del Impuesto exime de su tributación a los trabajadores siempre se cumplan una serie de condiciones y límites, siendo las que se exponen a continuación las más generales:

Y en el caso de la empresa ¿cómo se tributan estos gastos?

Tanto en el caso del IS como del IVA la empresa podrá deducir los gastos de viaje efectuados por un empleado, siempre que hayan sido pagados por la empresa, tengan que ver con la actividad que desempeñen, dispongan de los justificantes necesarios y se le haya dado el trato contable adecuado.

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