La factura rectificativa: cómo y cuándo emitirla

Errar es humano. Así, cometer errores al facturar es plausible pero no irreversible. Antes de alarmarse y anular facturas se debe pensar que estas son documentos mercantiles con fines tributarios y registrales que no pueden desaparecer sin más. Su número es correlativo y con su ayuda se realiza la liquidación del IVA y se declaran los impuestos anuales, además de servir de fundamento para los asientos contables que han de cuadrar al final del ejercicio. Desde el Reglamento de Facturación introducido en 2013, la única forma de corregir facturas es emitiendo una factura rectificativa.

Dicha corrección se debe llevar a cabo si hay constancia de ello. Así, si te has equivocado en la información que has incluido en ella, primero conviene diferenciar si la factura se ha declarado o no, es decir, si se inscribe en otro trimestre anterior o pertenece al trimestre actual.

Cuando se emite, una factura puede contener errores ortográficos en el nombre o fallos en el DNI, errores tipográficos menores, en definitiva, que no repercuten en la operación, en la base imponible o en la cuota de IVA repercutida. Si aún no se ha declarado la factura, la rectificación es tan sencilla como informar al cliente y enviarle una nueva factura corregida manteniendo la correlación numérica. No ocurre lo mismo con las equivocaciones en las operaciones o en las devoluciones, aunque nada es irremediable. Para estos casos se expide una nota de crédito con el importe a devolver que hace las veces de factura negativa y precede a una nueva factura donde se incluye el importe total ya corregido. De esta manera no se pierde la correlatividad (los números de factura no pueden eliminarse o reutilizarse) y sirve para cuadrar los libros y evitar así problemas con la declaración trimestral. Cuando se emite una nota de crédito se debe hacer referencia a la factura anulada, que se ha de conservar como cualquier otra factura según indica la legalidad fiscal.

¿Qué datos debe incluir una factura rectificativa?

Cuando se descubra el motivo por el que se deba emitir una nueva factura que enmiende a una anterior y siempre antes de haber pasado cuatro años, se debe redactar una nueva factura que se adjuntará a la original. Este nuevo documento, además de respetar los requisitos que se establecen como obligatorios, también ha de indicar:

• Los datos que identifican a la factura rectificada. Ten en cuenta que el número de la factura debe pertenecer a una serie diferente a la de las facturas ordinarias (Rect. 01, por ejemplo).
• Motivo por el que se emite (p. ej., pedido extra de pintura) y la corrección en sí.
• El importe, sea positivo o negativo. En este punto hay que señalar que tanto se puede indicar el importe rectificado como el total una vez aplicada la corrección. También conviene recordar que la Agencia Tributaria podría no aceptar una factura rectificativa negativa en el caso de servicios, puesto que una devolución de mercancías es más fácil de demostrar que la anulación de una prestación.

¿Qué ocurre en caso de quiebra?

Un ámbito corriente de aplicación de la factura rectificativa cubre una eventual declaración de concurso de acreedores de un cliente. En este caso, el IVA de esta factura no se va a recibir, por lo que se genera un desequilibrio entre el IVA repercutido y el soportado.

¿Qué puede hacer el emisor de la factura?

El procedimiento a seguir pasa por enviar en el plazo de un mes desde que se declara concurso una factura rectificativa que modifique la base imponible de la original y anule la cuota repercutida. Hecho esto, el emisor tiene otro mes para informar a Hacienda de las modificaciones adjuntando una copia de ambas facturas, la original y la correctora, y la acreditación que demuestra que el cliente ha declarado concurso de acreedores.