Facturas de restaurantes: gastos deducibles para pymes y autónomos

Un profesional que trabaja de forma autónoma invita a comer a un futuro cliente en uno de los mejores restaurantes de la ciudad. A la hora de pagar tiene cuidado de solicitar el ticket y guardarlo bien. Cuando llega la hora de deducir este gasto, Hacienda le informa de que no es posible por no presentarse en la forma adecuada. El profesional se pregunta entonces qué ha hecho mal.

No es una situación tan rara. A menudo se piensa que un ticket o una factura simplificada son suficientes para justificar un gasto de restauración. Al fin y al cabo, el gasto no fue tan elevado. Sin embargo, todo gasto que se quiera desgravar depende de unos requisitos invariables. ¿Son deducibles los gastos de representación? ¿Qué deben tener en cuenta las pymes y los profesionales autónomos a la hora de desgravar los gastos de representación, entre los que se encuentran las comidas de negocios?

En el día a día profesional y comercial de pymes y autónomos hay que hacer frente a distintos tipos de gastos, y entre estos es habitual dudar ante la deducibilidad de ciertos dispendios, como puede ser el alquiler de una vivienda o los gastos derivados del uso de un vehículo, por ejemplo. Es importante recordar que la ley española considera un gasto deducible cualquiera que guarde relación con la actividad económica de la empresa y esté asociado a la generación de ingresos actuales o futuros, siempre que pueda demostrarse adecuadamente y esté registrado en los asientos contables. Si un autónomo utiliza su vivienda para desarrollar su labor económica, el alquiler entra a formar parte de sus gastos deducibles de la base imponible de impuestos, del mismo modo que los gastos de un vehículo privado si una pyme lo utiliza para hacer sus entregas a domicilio. Las comidas de negocios pertenecen a ese terreno dudoso entre lo privado y lo público porque, si bien todas tienen una intención última de venta o consecución de algún negocio, el propio disfrute de la comida no significa que se produzca esa venta. Aun así y tal como reconoce la Ley del Impuesto de Sociedades en el artículo 15.e, se consideran gastos deducibles «los gastos por atenciones a clientes o proveedores (y) los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios (…)». En este sentido, invitar a clientes y proveedores a comer o a cenar para cerrar acuerdos o negociar contratos o simplemente para cuidar las relaciones comerciales, se considerarían gastos de relaciones públicas fiscalmente deducibles tanto para pymes como para profesionales autónomos.

En España tanto empresas como autónomos hacen frente a dos impuestos principales, que son el IVA, impuesto indirecto que grava el consumo, y el IRPF –y su equivalente, el Impuesto de Sociedades–, impuesto directo que grava la generación y disponibilidad de riqueza. En el caso del primero, las empresas actúan de ente recaudador porque “repercuten” el impuesto en sus clientes (lo “cobran”) al tiempo que lo “soportan” (lo “pagan”). Este IVA soportado puede ser deducido del total en función de unos requisitos, del mismo modo que los profesionales autónomos o empresarios individuales pueden deducir gastos en su declaración del IRPF y las pymes del Impuesto de Sociedades. A continuación pasamos a detallar los requisitos previstos en cada caso.

El IVA de la factura de una comida de negocios con un cliente o un proveedor, considerados “Otros servicios exteriores”, puede desgravarse en la medida en que los gastos sean deducibles. En este grupo se incluyen también los gastos de suministro o consumo de teléfono. Para ello es necesario que el gasto:

• Esté vinculado a la actividad económica de la empresa: los gastos han de ser necesarios para la obtención de ingresos por parte de la empresa. Esto es muy relativo, porque depende del sector de actividad de la empresa y es difícil establecer una correlación causa-efecto entre una comida o una cena y la obtención de ingresos.

• Esté convenientemente justificado con una factura completa original: para poder desgravar el IVA soportado, la factura debe estar correctamente desglosada. Un ticket de caja no cumpliría esta condición y, por lo tanto, Hacienda no lo consideraría.

• Esté contabilizado en el libro registro de gastos: el IVA contabilizado en un periodo ha de cuadrar con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

A estos tres requisitos principales se debe añadir que la factura no puede superar los cuatro años de antigüedad y que el IVA se deduce solo en la proporción que el gasto esté afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50 % a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50 %. La liquidación del IVA se realiza con el modelo 303 mensual o trimestralmente.

Los profesionales autónomos que declaran el IRPF por el régimen de estimación directa pueden desgravar más o menos lo mismo que las pymes que han de declarar el Impuesto de Sociedades. Los autónomos que se rigen por módulos, en cambio, pagan una cuota predeterminada y fija por lo que no pueden desgravar este tipo de gastos. Estos gastos se consideran gastos de relaciones públicas y se incluyen en el grupo de “Otros servicios exteriores”. Los requisitos exigidos por Hacienda igualan los exigidos para desgravar el IVA:

• El gasto ha de estar vinculado a la actividad de la empresa
• Ha de estar justificado (en este caso podría aceptarse también un recibo)
• Ha de estar contabilizado

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo aprobada el 11 de octubre de 2017 incluye nuevas deducciones fiscales para los autónomos, aunque no hay ninguna modificación respecto a los gastos de representación. Con el modelo 100 se declara anualmente el IRPF a la Agencia Tributaria.

El Impuesto de Sociedades es el equivalente al IRPF para aquellos autónomos que han fundado una sociedad limitada o una unipersonal y desde 2016 también una sociedad civil. Está regulado por el Real Decreto Legislativo 4/2004 por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades. En él se recoge (artículo 14.e) que no se consideran gastos deducibles los donativos y las liberalidades, entendidas estas como prestaciones a clientes y proveedores sin motivo, si bien no se incluyen en esta denominación las atenciones a clientes, proveedores y empleados o los actos de promoción, así como aquellos gastos determinados por los “usos y costumbres”, como la cesta de Navidad. Esto quiere decir que tanto las comidas de negocios como las cenas de empresa para los trabajadores desgravan del Impuesto de Sociedades. La Reforma Fiscal en 2015 significó que los gastos por atenciones a clientes y proveedores pasaron a ser deducibles solo hasta un 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo. Esta medida se introdujo con la finalidad de combatir el fraude fiscal, ya que exige un mayor control a la hora de hacer pasar ciertos gastos como gastos de representación deducibles. Las empresas declaran el Impuesto de Sociedades con el modelo 200 o con el modelo 202.