El número de factura: cómo asignarlo y otros aspectos importantes

Un número de factura puede componerse de:

• una o más series de números o letras, o una combinación de ambos
• números adicionales que representen un rango de tiempo determinado, áreas geográficas o disposiciones organizacionales
• cifras únicas, pues no es posible que existan dos facturas con el mismo número
• no es obligatorio que cuente con una secuencia completa
• la serie correspondiente

El marco básico de las disposiciones sobre los requisitos de las facturas lo establece el artículo 6 del capítulo II del Real Decreto 1619/2012, en el que se estipula que, además del número de factura, se debe incluir su serie:

“Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

1. Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
2. Las rectificativas. 
3. Las que se expidan conforme a la disposición adicional quinta del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.”

Así, ten en cuenta que a la hora de generar un número de factura no debes perder de vista los siguientes requisitos: 

• Puedes incluir un código de cliente y un número de albarán para los albaranes de un mismo cliente.
• Si lo deseas, es posible incluir los últimos dígitos del año o mes en el que se expide.
• La numeración de las facturas dentro de cada serie tiene que ser siempre correlativa.
• La serie de una factura puede ser:

a) rectificativa (para realizar un tipo de modificación o ampliación)
b) expedida por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta
c) la que se expida por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

Aunque no hay una estructura para generar o asignar números de factura estipulada por ley, sí hay algunos elementos habituales como, por ejemplo, la naturaleza del documento, las iniciales de quien recibe la factura, los periodos contables o fechas de asignación. Puedes, entre otros, comenzar con el año:

En caso de que se quieran crear números de factura más específicos, es recomendable registrar el número completo de la factura.

Incluso un socio de negocio potencial podría reconocer en este tipo de facturas que es la primera, la segunda o la tercera de su clase que se generó el 10 de febrero de 2017. 

Recuerda que la numeración secuencial de facturas es recomendable para evitar la emisión de números de factura duplicados. En principio, para reducir el riesgo de errores de escritura y las cifras transpuestas, así como para el fácil manejo de dichos números por parte de clientes y empleados, también es aconsejable crear números de factura lo más cortos posible.

Los números de factura incorrectos pueden conducir a irregularidades, por lo que se deben corregidos para garantizar que, en caso de una auditoría fiscal, la contabilidad sea compresible. Este tipo de errores de asignación numérica suelen resultar especialmente problemáticos cuando se asigna el mismo número a dos facturas diferentes. En estos casos la rectificación es indispensable.

La rectificación de una factura se reserva al emisor de la factura. En este caso, los errores tipográficos o las imprecisiones (como el nombre de la empresa) no requieren corrección a menos que la ley obligue lo contrario. En cuanto a las facturas rectificativas, el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre se estipula, entre otras cosas, que:

“1. Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 o 7, sin perjuicio en lo establecido en el apartado 6 de este artículo. […]

4. La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que se haga constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. […]”

Es importante que guardes constancia de las facturas emitidas, así como de las rectificadas. De esta manera podrás dirigirte a tu archivo en caso de que surjan preguntas posteriores y tengas siempre a mano la explicación inequívoca para cada factura.

Ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.