El cuadro de cuentas del Plan General Contable

Para llevar una contabilidad correcta, las transacciones se han de registrar de forma clara y transparente. Se trate de entradas o salidas de bienes, cada operación ha de registrarse, en base a la contabilidad de partida doble que se usa en nuestro país, en dos cuentas: un bien sale de una y entra en otra, fiel al principio según el cual los hechos económicos no surgen de la nada, sino que suponen una disminución de un activo y el aumento de otro. Esto lo vemos en un ejemplo muy sencillo: para pagar una entrada de mercaderías, hemos de realizar un pago de efectivo que sale de la caja. Es decir, cualquier operación tiene un doble registro, uno en el activo y otro en el pasivo. Este es el principio de la partida doble que fundamenta la mecánica de las cuentas contables.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Contabilidad, conocidas como NIC, plasmados en el Código de Comercio y en el Plan General Contable (PGC), exigen de los contables claridad y orden para permitir a terceros (inspectores de Hacienda) controlar las cuentas de las empresas.

El cuadro de cuentas del PGC consiste en una clasificación de los distintos elementos que sirven para registrar las operaciones financieras de las empresas: activos, pasivos, patrimonio neto, gastos e ingresos. No tienen carácter obligatorio para las empresas, de hecho, muchas utilizan su propio cuadro de cuentas, pues al ser concebido por ellas mismas, es mucho más específico, mientras que otras prefieren cuadros alternativos por comodidad o confidencialidad. Para empresas más pequeñas, en cambio, este cuadro resulta de gran utilidad, y las pymes cuentan con un cuadro de cuentas simplificado que también fue aprobado por Real Decreto en 2007 junto al PGC ordinario.

Las cuentas contables se clasifican en 9 grupos, divididos a su vez en subgrupos y, dentro de estos, en cuentas y subcuentas. Están codificadas en forma decimal y su título expresa su contenido y finalidad. Los cinco primeros grupos son de cuentas patrimoniales y los cuatro últimos de gestión.

Los cuadros de cuentas se estructuran en varios niveles, descendiendo desde el más general al más concreto.

El grupo es el nivel más general y se numera con un solo dígito. El PGC estructura el cuadro de cuentas en 9 grupos en función de la información que registran:

1. Financiación básica: financiación a largo plazo (superior a un año), como aportaciones de socios, capital social o reservas.
2. Inmovilizado: bienes y derechos necesarios para el desarrollo de la actividad y que sufren depreciación con el tiempo (muebles de oficina, créditos a terceros, locales, etc.).
3. Existencias: materias primas, productos acabados y semiacabados y componentes.
4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales: obligaciones y derechos adquiridos por la empresa, originados por su actividad comercial, y obligaciones fiscales y sociales (proveedores, clientes, Hacienda).
5. Cuentas financieras: tesorería y financiación a corto plazo (menos de un año), como préstamos, créditos a corto plazo o provisiones.
6. Compras y gastos: gastos necesarios para la actividad de la empresa.
7. Ventas e ingresos: ingresos generados por la actividad comercial (compras de existencias, alquiler de locales).
8. Gastos imputados al patrimonio neto: hechos que reducen el patrimonio neto de la empresa (deterioro de acciones, impuesto sobre beneficios).
9. Ingresos imputados al patrimonio neto: incrementos en el patrimonio neto de la empresa (ingresos por subvenciones, diferencias de conversión positivas).

Los saldos finales de estos grupos de cuentas permiten, al finalizar el ejercicio, obtener las cuentas anuales:

• el balance de situación, consolidando los saldos de las cuentas de los grupos 1 a 5;
• la cuenta de pérdidas y ganancias, consolidando los saldos de las cuentas de los grupos 6 y 7;
• el estado del patrimonio, consolidando los saldos de los grupos 8 y 9.

Con estos balances, la dirección se hace una idea del estado de salud de la empresa.

El subgrupo concretiza la temática del grupo y se identifica con dos dígitos. Por ejemplo, en el grupo 2 del inmovilizado encontramos los subgrupos:

• 20, para el inmovilizado intangible;
• 21, para el inmovilizado material;
• 22, para inversiones inmobiliarias;
• 23, para inmovilizaciones materiales en curso;
• 24, para inversiones financieras a largo plazo en partes vinculadas;
• 25, para otras inversiones financieras a largo plazo;
• 26, fianzas y depósitos constituidos a largo plazo
• 28, amortización acumulada del inmovilizado;
• 29, deterioro de valor de activos no corrientes;

Identificada con tres dígitos, es la subdivisión más usada en contabilidad, porque es lo bastante concreta para reflejar los hechos económicos y al mismo tiempo más sencilla que el nivel inferior, el de la subcuenta. Siguiendo con el grupo 2, las cuentas del subgrupo 20 son:

• 200. Gastos de investigación
• 201. Desarrollo
• 202. Concesiones administrativas
• 203. Propiedad industrial
• 204. Fondo de comercio
• 205. Derechos de traspaso
• 206. Aplicaciones informáticas
• 209. Anticipos para inmovilizados intangibles

Restando alguna excepción, este es el nivel más específico del cuadro de cuentas y se identifica con cuatro dígitos, aunque, si han de especificar más elementos, pueden llegar a diferenciarse con más de cuatro. Como ejemplo, en la cuenta 240. Participaciones a largo plazo en partes vinculadas, encontramos las subcuentas:

• 2403. Participación a largo plazo en empresas del grupo
• 2404. Participación a largo plazo en empresas asociadas
• 2405. Participación a largo plazo en otras partes vinculadas

El país centroamericano y en general los del área hispanohablante, a excepción de algunas instituciones gubernamentales, carecen de una ley que regule un plan único de cuentas contables obligatorio para las empresas y con una estructura específica más allá de los principios contables generalmente aceptados y las diferentes normativas internacionales.

En México, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos es el que marca las pautas a seguir al respecto de principios de contabilidad y procedimientos de auditoría, pero son las empresas las que elaboran sus propios cuadros de cuentas en función de sus necesidades. Con la introducción de la contabilidad electrónica (en 2014, para las personas morales, y en 2015, para las físicas), el SAT (Servicio de Administración Tributaria) publicó el código agrupador de cuentas, que las codifica por niveles, código agrupador y el nombre de las cuentas y subcuentas.

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