La contabilidad de los autónomos y las pymes

Pocas veces es tan unánime el sentir popular como sucede con la animadversión general hacia la palabra “contabilidad”, casi equiparable a la clase de matemáticas del colegio. Y en realidad pocas disciplinas son tan necesarias y tan útiles como esta vilipendiada ciencia que tiene en el contador a su sufrido héroe cotidiano. Cada día nacen incontables ideas y proyectos en las mentes de los emprendedores, pero solo algunas logran consolidarse y crecer en el futuro, a menudo por una carencia de conocimientos, desidia o descuido. La contabilidad es la disciplina de la exactitud, la transparencia y el cuidado, tres cualidades que todo emprendedor tendrá que atesorar si aspira a proyectar su idea de negocio en el futuro. Solo llevando una contabilidad clara, ordenada y acorde con la ley es posible tener una visión cierta del estado del negocio y de sus posibilidades de crecimiento, valores sin los cuales no es posible tomar las decisiones adecuadas. A continuación desgranamos las obligaciones contables de los autónomos y las pymes en España.

No solo porque lo diga el Código de Comercio, sino también por la necesidad simple y llana de no perder horas de trabajo de forma innecesaria, tendrás que dedicarte, antes que nada, a guardar y ordenar toda la documentación (recibos, facturas, tickets, nóminas, extractos bancarios, etc.) para poder justificar todas las operaciones realizadas y después incluirlas en los libros sin saltos ni correcciones. Olvídate del típex: el Código Mercantil, datado en 1885, hace especial hincapié en la necesidad de que los libros contables sean claros, limpios, estén ordenados cronológicamente y no contengan “raspaduras, tachaduras o enmiendas”. Hoy esto es mucho más fácil gracias al software de contabilidad al que puede acceder cualquier autónomo o empresario.

Llevar una contabilidad ordenada y adecuada permite a cualquier profesional o empresario controlar en todo momento el estado del negocio y elaborar los libros contables, que son algo así como los archivos donde se recopila toda la información financiera y económica de un negocio. Los libros y la documentación que los apoya han de conservarse durante al menos cuatro ejercicios fiscales, un tiempo durante el cual Hacienda podría reclamarlos e inspeccionarlos. A efectos mercantiles, han de guardarse, “debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros” (Código de Comercio, art. 30), incluso aunque la actividad haya cesado –en caso de fallecimiento, la responsabilidad recae en los herederos. Así que, asegúrate de que encuentras la forma de guardar toda la documentación sobre tu empresa durante seis años conforme con lo que dicta la ley y de forma que resulte fácil consultarla.

Las responsabilidades contables de las empresas dependen del régimen bajo el que declaren su actividad a Hacienda, puesto que la contabilidad va muy ligada a las obligaciones fiscales. No hay una sin la otra, porque sin conocer el rendimiento de un negocio no es posible deducir cuántos impuestos debe pagar.

Los empresarios pueden acogerse al régimen de estimación directa, normal o simplificada, o al régimen de estimación objetiva, conocido popularmente como estimación por módulos. Las pymes y los autónomos suelen atenerse a la estimación simplificada y a la objetiva. Ambos regímenes se diferencian en el importe neto de la cifra de negocio que no se debe superar, 600.000 y 150.000 respectivamente, y en las obligaciones contables y registrales derivadas de esta diferencia. El régimen de estimación por módulos suele comprender a los profesionales autónomos y gremios como el comercio minorista, la hostelería, etc. Las pymes pueden engrosar uno u otro grupo en función de sus ingresos y número de trabajadores y se atienen al Plan General de Contabilidad para pymes, versión simplificada del Plan ordinario, dada la menor complejidad de las actividades y el menor volumen de negocio de la pequeña y mediana empresa.

En los párrafos siguientes detallamos las obligaciones contables de pymes y profesionales.

Los profesionales autónomos rara vez declaran en el régimen de estimación directa normal por el volumen de ingresos que caracteriza a las empresas de este grupo (superior a los 600.000 euros). Junto a los pequeños empresarios, es más probable que se rijan por el de estimación directa simplificada, de tal modo que si bien no tienen las obligaciones contables que tienen las sociedades mercantiles, sí se les exige un mínimo registro contable.

Este se compone de los siguientes libros obligatorios: libro registro de facturas emitidas, libro registro de facturas recibidas, libro registro de bienes de inversión y libro registro de gastos. Las pymes que siguen lo que marca el PGC para pymes están autorizadas a presentar un libro de inventarios y cuentas anuales abreviadas (balance, cuenta de pérdidas y ganancias) y están exentos de presentar el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio neto. También han de llevar un libro diario.

Los profesionales y empresarios que se atienen a este régimen tienen la ventaja de no tener que elaborar informes tan exhaustivos como las grandes compañías, ya que su actividad no suele barajar valores tan complejos. Los libros del autónomo son básicamente una forma de llevar un registro cronológico de las entradas y salidas en la caja del negocio. En este régimen, la empresa está obligada a llevar un registro de ventas e ingresos donde se recopilan todas las facturas emitidas, otro de compras y gastos y un libro de bienes de inversión donde se testifican las compras de bienes con una vida útil superior a un año (inversiones necesarias para desarrollar la actividad comercial o profesional).

Libro registro de facturas emitidas

El libro registro de facturas emitidas se compone de un listado cronológico de todas las facturas que ha emitido la empresa (que ha cobrado) que ha de incluir esta información:

• número de factura,
• fecha de emisión,
• destinatario de la factura,
• base imponible,
• tipo de IVA (4, 10 o 21 %),
• importe del IVA,
• retención de IRPF (si debe realizarse).

Libro registro de facturas recibidas

En él se recogen las facturas que la empresa ha recibido, es decir, los pagos a proveedores y los gastos por compras necesarias para la obtención de ingresos. Para poder incluirlos como gastos empresariales y deducirlos fiscalmente han de guardar relación con la actividad del negocio, bien por deberse a ella o por ser necesario para ella, y deben documentarse debidamente con su comprobante.

Libro de registro de bienes de inversión

Refleja los gastos en bienes necesarios para el negocio con vida útil a largo plazo (superior a un año) y que se deba amortizar en plazos.

Libro de registro de gastos

En este libro se contabilizan aquellos dispendios para los cuales no se tiene factura pero sí un comprobante de pago, como podría ser un ticket o un recibo del banco. Este es el caso de los pagos de las cuotas de autónomos a la Seguridad Social, de los tickets de material de oficina en la papelería del barrio, del taxi que tomó un cliente o el de una comida de empresa –si no han hecho una factura.

El pequeño y mediano empresario tiene unas obligaciones contables específicas que enumeramos aquí.

Libro Diario

Para las empresas que se rigen por el Código de Comercio, el libro diario es un deber contable inevitable. En él se registran todas las operaciones del negocio en orden cronológico siguiendo el método de la partida doble (deber y haber). Para poder llevar un libro diario ordenado y limpio es necesario conservar toda la documentación que apoya las transacciones (durante seis años), como indicamos al comienzo, pues es de esta documentación de donde se extrae la información que se anota en el libro en forma de asientos contables. El libro diario se abre con un asiento de apertura y se cierra con uno de cierre. Se ha de presentar al Registro Mercantil para que lo legalice, operación que hoy puede hacerse de forma telemática.

Libro de Inventarios y Cuentas anuales

Este es un documento contable formado por los siguientes documentos:

• Balance inicial detallado
• Balances de sumas y saldos de comprobación (saldo del libro mayor)
• Inventario de cierre de ejercicio (detalle de los bienes y derechos de la sociedad)
• Un ejemplar de las cuentas anuales:
  • Balance de situación: se diferencia del balance de saldos en que muestra la situación estática del negocio al final del ejercicio, separando el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias: o cuenta de resultados porque recoge el resultado derivado de los ingresos y los gastos del ejercicio.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN): recoge las variaciones en el patrimonio y sus causas.
  • Estado de flujos de efectivo: refleja el origen y el uso del efectivo.
  • Memoria: completa la información del resto de documentos.

Si la empresa sigue el PGC para pymes o puede presentar un balance abreviado no ha de presentar el Estado de flujos de efectivo ni tampoco un Informe de gestión.

Como una reliquia de la era de la contabilidad, el código mercantil establece que este libro no debe contener tachaduras o raspaduras, pero hoy en día rara vez se elaboran estos libros en papel. El Registro Mercantil acepta incluso su envío en formato electrónico y cualquier programa de contabilidad mínimamente digno contribuye a evitar los espacios en blanco o las incongruencias de número o fecha, de modo que muy pocas veces es necesario emitir facturas rectificativas.

Este régimen se aplica a profesionales y empresarios cuya actividad está incluida en la Orden del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que desarrolla el régimen de estimación objetiva y no supera el volumen de 150.000 euros durante el ejercicio anterior (250.000 para actividades agrícolas, ganaderas y forestales).

Los empresarios que declaran por módulos no están obligados a llevar libros contables, si bien han de guardar todas las facturas y la documentación contable porque podría requerirla Hacienda. Estas empresas suelen llevar la contabilidad de todos modos como soporte a su labor de control y previsión. Sus obligaciones registrales y contables se reducen a la de conservar todas las facturas entrantes y salientes, así como las compras de bienes de inversión si se han de amortizar periódicamente y los justificantes de los módulos aplicados. Para más información, visita la página informativa que ofrece la Agencia Tributaria.

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