Carta de reclamación de deuda: plantillas para descargar

Los cobros pendientes, los popularmente denominados impagados, amenazan la capacidad de las empresas para afrontar pagos: cuantas más facturas impagadas se amontonen, menor es la capacidad de liquidez. Si pensamos en términos de intereses, los impagados no solo generan la pérdida de ese monto sino los intereses que se pagan en el caso de pedir préstamos para tener liquidez y seguir con el correcto funcionamiento de la empresa. Esto hace que las empresas se preocupen por exigir el pago de las facturas pendientes por los servicios prestados dentro de los plazos legales, generalmente por la vía amistosa, en un proceso de reclamación de deuda que recuerda a los malos pagadores sus facturas pendientes. Si esto no es suficiente, las empresas aún pueden tomar medidas legales (proceso monitorio por vía judicial).

A continuación, nos centramos en el proceso extrajudicial de reclamación de deudas, porque incluso fuera de los tribunales es relevante seguir el procedimiento habitual al pie de la letra. Los recordatorios de pago constituyen un requisito si se tienen que tomar medidas legales y, en general, los conflictos ante los tribunales pueden evitarse si se sabe utilizar la vía amistosa.

El objetivo de los recordatorios de pago es reducir el número de facturas sin pagar y evitar pérdidas sobre créditos al tiempo que se mantiene a la clientela, lo que se refleja tanto en el tono que se usa en la comunicación como en el número de peticiones que se considera apropiado enviar antes de tomar medidas más drásticas por la vía judicial.

Cualquier proceso amistoso de reclamación de deudas depende de dos conceptos legales de vital importancia: el vencimiento y la mora.

Para que pueda iniciarse un proceso de reclamación de impagados es necesario que se dé una obligación que capacite a un acreedor a exigir una prestación (un pago) a su deudor. Esta obligación o deuda suele tener su origen en un contrato (un contrato de compra, por ejemplo). En definitiva, solo puede reclamarse un impagado si se tiene derecho a ello y la factura ha vencido.

Si el deudor no cumple lo acordado en el plazo fijado hasta el vencimiento de la factura, el acreedor tiene todo el derecho a exigir el pago de la deuda.

En el ejemplo de arriba, el deudor incide en mora (morosidad) cuando vence el plazo de pago de la factura, momento que se convierte en un requisito para que el acreedor tenga derecho a exigirle el pago.

No obstante, hay que tener en cuenta que las deudas también prescriben: si el acreedor de una factura no reclama la deuda en un determinado plazo, cuando lo haga, el deudor puede alegar que la deuda ya ha caducado y por lo tanto negarse a pagarla. El plazo general es de 5 años pero también hay otros plazos inferiores dependiendo de la materia o del tipo de documento.

Si un deudor se demora en un pago, el acreedor tiene derecho a una indemnización (en la forma de tasas) e intereses de demora. Para ello se ha de dar una circunstancia desencadenante de la morosidad, la cual tiene lugar cuando a pesar del vencimiento y del recordatorio de pago se produce un impago. Ahora bien, aun sin avisos de pago, un cliente incurre en morosidad cuando a pesar del vencimiento de la factura el acreedor no ha recibido ningún reembolso. Según la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que tiene como objeto incorporar a la legalidad española la Directiva 2000/35/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de junio de 2000, para el pago de la deuda se establece un plazo de treinta días desde la prestación del servicio si no se hubiera fijado otro en la factura o en el contrato, como en el caso de Juan Pérez en nuestro ejemplo. Pasado este plazo, el comerciante o empresario puede proceder a exigir el cobro de impagados al cliente por teléfono, por correo electrónico, por carta postal o por fax. Por supuesto, la mayoría de los casos de impago no son actos de mala fe, especialmente a nivel comercial. En los últimos años España se ha visto profundamente afectada por la cadena de impagos ocasionada por los últimos acontecimientos financieros globales. Si bien la legislación no recoge la obligación de enviar avisos recordatorios de pago, la buena costumbre aconseja un acercamiento delicado al deudor. En muchos casos es el propio cliente el primer interesado en una solución amistosa que evite un proceso monitorio notarial o judicial. Según una popular máxima entre los profesionales del derecho, un mal acuerdo es siempre mejor que un buen pleito, así que, antes de amenazar a un cliente con una demanda, a riesgo de perderlo para siempre, quizá quieras agotar la vía extrajudicial para reclamar deudas.

La legislación no recoge un formato explícito de redacción de cartas de reclamación de deuda extrajudicial, aunque sí hay ciertos elementos que se deben incluir, aunque sea solo por cubrirse las espaldas. Antes de informar a tus deudores de las facturas impagadas, recaba primero toda la información posible sobre dichas facturas y sobre el estado financiero de la empresa. Piensa también si estás dispuesto a renegociar algunas condiciones de pago y guarda todas las pruebas de que el deudor está al corriente de las facturas impagadas. En definitiva: prepárate a conciencia para no dar ningún paso en falso que pueda perjudicarte en el futuro.

El tono de una carta de reclamación de deuda va cambiando a medida que avanza el tiempo de demora, pero la primera toma de contacto, que también puede ser telefónica, es sumamente cordial. En ella se detallan, en un lenguaje sencillo, conciso y sin grandes florituras, los datos de la factura en cuestión para que el interlocutor pueda identificar fácilmente el motivo del aviso: se vuelve a presentar el importe, la fecha del servicio realizado, el propio servicio, el plazo de pago, si se presentan condiciones especiales, etc., y puede avanzarse incluso la posibilidad de incluir intereses de demora en el importe si la factura no se iguala en el plazo previsto. También puede incluirse la forma de pago para excluir esta causa de impago.

Finalmente, conviene añadir los datos de contacto para permitir al interlocutor corregir la información disponible o sencillamente responder a esta primera toma de contacto.

En las subsiguientes comunicaciones (no más de cuatro) y si el interlocutor no ha contestado a ninguna de las anteriores, el tono se va endureciendo y la exigencia apremiando, siempre incluyendo la información sobre la factura que se debe. En la última carta antes de iniciar un proceso judicial se informa al deudor de que se han tomado las medidas legales necesarias. Según los especialistas, la quinta carta ya debería estar firmada por un abogado.

Si bien no hay ninguna especificación del número de recordatorios que pueden enviarse al deudor, conviene dejarse guiar por el sentido común. Aunque es poco probable que quien no reaccione a la primera reclamación tampoco lo hará a la tercera, suele considerarse una buena práctica enviar tres o cuatro cartas amistosas antes de contratar a un bufete de abogados o de iniciar un proceso monitorio.

En estos escritos el tono cambia a medida que la cuestión se vuelve más seria: desde el tono amistoso del primer recordatorio de pagos (para no perder a un cliente olvidadizo) hasta el tono apremiante de la última, las cartas de reclamación de impagados se van tornando más exigentes sin perder la compostura y la profesionalidad. Se trata, en definitiva, de recordar y exigir un pago a un cliente que podría no estar en condiciones de abonarlo, por lo que conviene actuar con tacto.

En la primera toma de contacto podría bastar un correo electrónico, pero si se quiere tener la certeza de que las cartas llegan a su destinatario, quizás convenga certificarlas porque, aunque no se tenga la seguridad de que lea el contenido, al menos se tiene constancia de que el cliente las ha recibido. Cuando se quiere certificar si el cliente las lee, entonces se ha de recurrir al burofax, que suele enviarse como último recurso. Con ello el acreedor tiene la garantía de que el deudor conoce de la existencia de una reclamación de deuda y de que se van a iniciar los trámites legales oportunos. Asimismo, queda registrado que el cliente no ha respondido a las anteriores reclamaciones de pago, sirviendo así de prueba documental en el proceso monitorio.

Para mostrarte la mejor forma de escribir una carta de reclamación de deuda, hemos elaborado unos modelos que pueden seguirte de orientación.

A la hora de gestionar cobros de impagados y de enfrentarse a los clientes conviene apoyarse en modelos y plantillas profesionales. IONOS te presenta modelos de carta para agotar la vía amistosa en formato Word y Excel.

Cuando la vía amistosa no da resultados, el acreedor puede iniciar un proceso monitorio previsto en la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000 en el cual no es en principio necesaria la implicación de un abogado y que cuenta con altos índices de éxito. Presentando todas las pruebas documentales oportunas, es el juez quien envía un requerimiento de pago a 20 días al que generalmente se reacciona más rápidamente. Si el deudor no abona el importe el juez archiva el proceso monitorio y da paso al auto de ejecución en que se obliga al pago de la deuda con los bienes privados.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.