La carta comercial perfecta – Estructura, contenido y diseño

Las cartas comerciales son documentos empleados en las relaciones entre la empresa y sus clientes o proveedores. Constituyen, en definitiva, el medio de comunicación utilizado para la mayoría de transacciones comerciales que se llevan a cabo y tienen una importancia evidente en el mundo de los negocios, ya que a través de ellas no solo se presenta la imagen de la empresa, sino que de ellas depende muchas veces el éxito de un negocio, de una venta o de una operación.

La carta comercial no es otra cosa que una herramienta de comunicación entre la empresa y sus clientes o clientes potenciales, proveedores, entidades u organismos públicos, así como cualquier persona con la que la empresa necesite ponerse en contacto. Las cartas comerciales se emplean para:

• Informar sobre los productos o servicios de tu empresa
• Informar sobre promociones (carta publicitaria)
• Confirmar pedidos y consultas
• Acusar recibo
• Enviar facturas
• Enviar comprobantes
• Enviar listas de precios
• Enviar formularios de pedidos

La forma externa de la carta comercial es irrelevante pero sí existen ciertos requisitos de contenido en función del tipo de empresa del que se trate. Estos requisitos permiten que los interlocutores comerciales se informen por adelantado sobre las circunstancias esenciales de sus corresponsales cuando se trata de relaciones comerciales que están empezando. Se aplica lo siguiente: si se utiliza un documento para establecer el contacto escrito inicial entre interlocutores comerciales, debe contener toda la información pertinente.

Las siguientes categorías están excluidas de las cartas comerciales:

• Correspondencia interna entre oficinas, departamentos, sucursales o filiales de la misma empresa.
• Comunicaciones escritas a un grupo indeterminado de destinatarios o a destinatarios determinados por las características del grupo, por ejemplo, correo directo o material publicitario.
• Avisos escritos que se crean utilizando formularios como parte de una relación comercial existente, por ejemplo, notas de entrega, avisos de entrega o avisos de recogida.

Las cartas comerciales se utilizan para la comunicación escrita entre dos interlocutores comerciales y suelen contener información sobre una operación comercial. Estas pueden ser transacciones entre empresarios (Business to Business o B2B) o entre empresarios y particulares (Business to Consumer o B2C). Las cartas comerciales deben distinguirse claramente de las cartas privadas, que sirven para el intercambio de información personal entre particulares.

Dado que las cartas comerciales se utilizan para establecer contacto, los documentos que las integran deben contener toda la información estándar que ha demostrado su valor en el contexto de la comunicación comercial. La información estándar de las cartas comerciales incluye:

• Membrete, lugar y fecha de redacción
• Información relevante de la empresa que envía la carta (nombre, dirección, número de teléfono, fax y correo electrónico)

Para garantizar una comunicación fluida con los interlocutores comerciales, es aconsejable escribir las cartas comerciales, ya se envíen por correo o en formato PDF, como cartas estándar. Sin embargo, no hay obligación de hacerlo.

Por norma general, no hay una fuente estándar para las cartas comerciales. Los empresarios tienen total libertad para elegir la fuente que más les convenga, pero conviene orientarse por fuentes estándar probadas como Times New Roman, Arial o Helvética. Con todo, en principio todas las fuentes fáciles de leer con proporciones equilibradas son adecuadas para las cartas comerciales.

Escribe tus cartas comerciales con un tamaño de letra de 11 o 12 puntos. Para documentos con cuerpos de texto grandes, 11 está bien, pero si la carta es más corta, entonces elige el tamaño de 12 puntos. Este valor se basa en la suposición de que se utiliza una fuente estándar. Si tu empresa utiliza una fuente exótica como parte de su diseño corporativo, asegúrate de ajustar el tamaño de la fuente en consecuencia.

La parte superior del membrete corresponde al borde superior del documento. A partir del borde de la página, dispones de 4,5 cm para tu diseño. En esta área, los empresarios suelen colocar elementos gráficos como logotipos de empresas o eslóganes.

Al espacio de 4,5 cm de margen superior le siguen el campo de dirección y el bloque de información.

El campo de dirección (también llamado área de ventana) contiene el nombre y la dirección del destinatario, así como la información de devolución. Coloca el campo de dirección a 4,5 cm por debajo del borde superior del documento, a 2 cm del margen izquierdo. El ancho del área de la ventana es de 85 mm. El texto de la dirección comienza a una distancia de 0,5 cm del borde izquierdo de la ventana de dirección.

La altura del campo de dirección es de 4,5 cm más 0,5 cm para la información de devolución. Esto corresponde a un total de 10 líneas de texto.

La información de devolución va seguida de una zona de información adicional de 3 líneas y una zona de notas con una altura total de 12,7 cm. Las 6 líneas restantes del campo de dirección están destinadas a la dirección del destinatario.

El bloque de información va seguido de la línea de asunto y ambos se separan con un espacio mínimo de 2 líneas en blanco.

Como alternativa al bloque de información, también puedes colocar estos datos en una línea de referencias debajo del campo de dirección, dejando un espacio de dos líneas en blanco.

La información habitual aquí suele ser:

• Número de referencia y fecha del mensaje del destinatario
• Número de referencia y fecha del mensaje del emisor
• Teléfono, Nombre
• Fecha

Coloca la primera palabra en la línea de referencias a 2,5 cm del margen izquierdo. Las otras palabras clave siguen a una distancia de 7,5 cm, 12,5 cm y 17,5 cm. La información correspondiente se introduce (normalmente de forma automática) debajo de los lemas, a ras de la primera letra de cada uno de los conceptos.

El formato de fecha recomendado para el bloque de información o la línea de referencias es día/mes/año. Este último puede aparecer con cuatro dígitos o solo con los dos últimos.

Para que los números de teléfono y fax sean lo más legibles posible, te recomendamos que los incluyas en la lista con un espacio entre el prefijo y el número del abonado de destino. Los números de extensión se pueden añadir con un guion. Las mismas especificaciones se aplican a los números móviles que a los números fijos.

[Prefijo] [Número de teléfono]-[Extensión]

91 111111-12

666 1234567

Para cartas comerciales internacionales, reemplaza el prefijo de la comunidad por el código del país. Por ejemplo, para Norteamérica +1, y para España, +34. Separa el código de país del prefijo de la comunidad con un espacio en blanco.

El asunto se ubica, con una separación de 2 líneas en blanco, debajo del bloque de información o de la línea del carácter de referencia, alineada a la izquierda y normalmente resaltada en negrita. La distancia desde el borde izquierdo es de 2,5 cm.

La función del asunto consiste en describe el contenido o la razón de la carta en pocas palabras. Puede incluir un número de transacción o de oferta si es necesario y puede extenderse a lo largo de varias líneas.

El saludo y el cuerpo del texto se colocan a una distancia de 2,5 cm del margen izquierdo de la página y se justifican a la izquierda.

El saludo de la carta comercial se separa por medio de dos líneas en blanco del asunto de la carta, termina con dos puntos y está separado del resto del texto por una línea en blanco. Se utiliza la fórmula de cortesía más común para cartas formales:

“Estimado señor/Estimada señora:”

“Muy señores míos:”

“Estimado cliente:”

Se puede utilizar una redacción menos formal en las relaciones comerciales ya existentes:

“Hola, señor/señora:”

“Querido señor/Querida señora:”

En principio, es mejor ser demasiado formal a quedarse corto.

Utiliza líneas en blanco para dividir el cuerpo del texto en claras secciones. Si tu carta comercial ocupa varias páginas, tres líneas antes del pie de página introduce un salto de página y continúa en la siguiente hoja. El membrete solo se utiliza en la primera página.

Numera las páginas, preferentemente justificando el número de página en el pie de página.

La frase de despedida aparece separada del cuerpo del texto por una línea en blanco. Si el nombre de la empresa sigue a la firma han de separarse ambas por medio de otra línea en blanco. Luego han de seguir 3 líneas en blanco para la firma del remitente.

Coloca la nota de anexo dejando exactamente tres líneas en blanco debajo del saludo o, si es necesario, una línea en blanco debajo de la repetición mecanografiada de la firma.

La nota de anexo se introduce con la palabra “anexos” escrita en negrita y sin que aparezca seguida de dos puntos. A continuación, haz una lista nombrando cada archivo en una línea separada.

• Corto y conciso: ¡sé breve! En las cartas comerciales, ya sea por correo postal o electrónico, debes ir directamente al grano. Lo más probable es que no seas el único que se pone en contacto con el destinatario de tu carta desde el punto de vista comercial. Por lo tanto, lo mejor es que lleves a cabo una formulación breve, concisa y con una línea de asunto bien elegida. Las cartas comerciales solo deben exceder una página DIN A4 en casos excepcionales. Si es necesario, guarda tablas complejas, ilustraciones o detalles de la factura en los anexos.
• Saludo personal: si es posible, dirígete personalmente al destinatario de la carta comercial. Si no sabes su nombre, investiga quién es la persona de contacto responsable y asegúrate de que la ortografía desde la primera a la última palabra sea correcta. Si no puedes identificar a ningún destinatario específico, sería una buena idea buscar una forma neutra de dirigirte a la persona responsable como, por ejemplo, “A quien corresponda” o “Estimados señoras y señores”.
• Posdata: la posdata servía originalmente como un suplemento en las cartas manuscritas, pero ha adquirido una nueva función en la era de la producción mecánica de textos. La posdata puede ser usada para añadir información de otra categoría a la carta de negocios o para resaltar información importante. La característica P.D. seguida de dos puntos llama la atención fácilmente del lector. Utilízala para despertar el interés del lector sobre ofertas actuales o sobre tu página web.

• Frases y formulaciones obsoletas: hay que formular cartas comerciales de manera actual y orientada al destinatario. Evita los bloques de texto estereotipados, las frases y las expresiones idiomáticas obsoletas. Escribe cartas comerciales en un lenguaje claro y sin adornos innecesarios. Recuerda que estas transmiten tu imagen corporativa, de modo que si aburres a los clientes y socios comerciales con frases trilladas o un español que suene demasiado burocrático estás desperdiciando oportunidades. Por otro lado, con las cartas comerciales modernas, que se adaptan individualmente al destinatario, puedes mostrar interés en el lector y serás recordado durante mucho tiempo.
• Errores ortográficos: los errores dan una impresión de poca profesionalidad. Y esto se aplica no solo a la estructura y el diseño, sino especialmente a la ortografía y la puntuación. Por lo tanto, lee atentamente las cartas comerciales y corrígelas o busca ayuda profesional si es necesario.
• Redacción negativa: evita las negaciones y la utilización de palabras negativas. Incluso las malas noticias pueden traducirse en palabras positivas.
• Ofrece alternativas en lugar de construir muros: compara estas formulaciones “Desafortunadamente, no puedo responder a” y “Me informaré inmediatamente y me pondré en contacto con usted”. ¿Qué frase preferirías oír? Reemplaza las formulaciones que parezcan peyorativas o poco amistosas y responde ante los problemas con una alternativa amigable y orientada a la solución, sin dejar que se conviertan en un obstáculo.
• Construcciones pasivas: mientras que las oraciones pasivas eliminan toda motivación al ocultar al sujeto que actúa, las formulaciones activas enfatizan la acción y, por lo tanto, parecen poderosas y dinámicas. Compara la diferencia entre “Su solicitud se tramitará lo antes posible” y “Mi colega, el sr. Pérez, tramitará su solicitud lo antes posible”. Con la primera frase, sigue sin saberse quién atenderá su solicitud. La segunda frase le da una mejor sensación, porque aquí sabe que puede contar con una persona real.
• Frases encadenadas: estructurar las frases de forma complicada dificulta la comprensión y, por lo tanto, la comunicación. Trata de no emplear frases muy largas y exprésate en la medida de lo posible por medio de oraciones sencillas y claramente comprensibles.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.