Auditoría fiscal: lo que necesitas saber sobre la inspección de Hacienda

El Estado recauda varios miles de millones de euros al año gracias a las inspecciones fiscales que realiza la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), también conocida como la Agencia Tributaria o, más coloquialmente, Hacienda. Estas inspecciones, también conocidas como auditorías fiscales, son extremadamente importantes y los funcionarios que se encargan de llevarlas a cabo llevan sobre sus hombros mucha responsabilidad. En principio, nadie se libra de recibir una inspección así. La Agencia Tributaria puede ordenar una inspección en cualquier momento si tiene la impresión de que un contribuyente no ha tenido el cuidado necesario en su contabilidad o declaraciones tributarias.

Si la Agencia Tributaria decide llevar a cabo una auditoría, no hay por qué entrar en pánico. En lugar de eso, es mejor utilizar el tiempo para, por ejemplo, aprender sobre las causas de una inspección tributaria y entender el procedimiento general. Con este conocimiento, estarás en una mejor posición de partida para la próxima auditoría. Además, así no solo calmarás tus propios nervios, sino que también simplificarás considerablemente el trabajo del auditor y, por lo tanto, acelerarás la inspección.

Las agencias tributarias tienen la posibilidad de controlar la contabilidad de los contribuyentes y las empresas. Esto se hace en forma de visitas in situ a la oficina o donde se desarrolle tu actividad profesional. Clásicamente, este tipo de inspecciones se conoce como auditoría fiscal o externa o inspección tributaria o fiscal, y coloquialmente suele llamarse “inspección de Hacienda”. Todo lo relativo a las auditorías fiscales está recogido en la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.

En una inspección de Hacienda, esta se asegura de que el particular o empresa cumpla con sus obligaciones fiscales, contables y registrales. Para ello, analiza y evalúa sus registros contables y movimientos dinerarios y estudia todos los documentos que contengan información sobre las operaciones que ha realizado el sujeto durante el año o años fiscales objeto de inspección, por ejemplo, el balance de situación, que aporta una visión clara de la situación real de la empresa, o la cuenta de resultados. El sitio web de la Agencia Tributaria contiene una sección en la que se detallan y explican las obligaciones de las personas físicas, jurídicas o entidades que realizan actividades económicas.

Más concretamente, en el caso de una empresa, durante una auditoría fiscal el funcionario de la AEAT encargado de realizar la inspección verifica, por ejemplo, si esta se acoge a algún régimen fiscal específico, y si lo hace legítimamente o no. También comprueba el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores para asegurarse de que la empresa esté dada de alta en él correctamente. Los modelos 036 y 037 para el alta, modificación o baja en dicho censo son por tanto cruciales, ya que en estos modelos se indican las obligaciones del contribuyente respecto del impuesto sobre el valor añadido (IVA), del impuesto sobre sociedades (IS), del impuesto sobre la renta de laspersonas físicas (IRPF), a representantes legales, del domicilio fiscal y social, etc. También se inspecciona en estas auditorías que se cumplan las obligaciones mercantiles, como presentar los libros contables, y se comprueba que la empresa haya hecho frente a los diversos tipos de impuestos que le tocan y que haya presentado los formularios correspondientes correctamente, como son el del IVA, el IRPF, la declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347), el IS y el impuesto sobre actividades económicas (IAE).

Respecto de las obligaciones contables, el auditor fiscal se asegura de que las cuentas estén correctamente clasificadas en el balance de situación, de que los saldos deudores a Hacienda se hayan valorado respetando los principios contables y la normativa fiscal pertinente y de que los procedimientos se hayan realizado de buena fe y en cumplimiento con la normativa vigente.

La inspección fiscal o tributaria puede llevarse a cabo por diversos motivos. No siempre se hacen porque la AEAT haya encontrado posibles errores en la actividad o contabilidad de una empresa o particular. De hecho, Hacienda también realiza auditorías aleatorias que forman parte de su seguimiento habitual de los contribuyentes.

En cualquier caso, es provechoso conocer los motivos de sospecha que hacen sonar la señal de alarma para la Agencia Tributaria y que suelen dar pie a auditorías fiscales.

• Devoluciones tributarias elevadas en las declaraciones del IVA, retenciones o renta, entre otros.
• Desajustes entre los modelos trimestrales y anuales.
• Falta de declaración de subvenciones declarables.
• Falta de presentación de declaraciones
• Exceso de gastos deducibles, especialmente si no son gastos de empresa y, sobre todo, cuando estos superan a los ingresos.
• Inactividad de una sociedad y creación de otra con los mismos socios, actividad y sede.
• Solicitud de NIF intracomunitario, que pretende simplemente comprobar los datos y justificar su necesidad.

En resumen, las auditorías fiscales se realizan con el objetivo de descubrir obligaciones tributarias que han sido ignoradas, comprobar la veracidad de las declaraciones y obtener información sobre la puesta en práctica de las funciones administrativas tributarias. También se realiza para comprobar el valor de derechos, rentas, productos, bienes, patrimonios y empresas y para asegurarse de que se cumplen los requisitos para la obtención de beneficios o incentivos fiscales y devoluciones tributarias.

El auditor fiscal se encarga de comprobar las declaraciones realizadas por el contribuyente para la Hacienda pública, los pagos de impuestos y, básicamente, se asegura de que todo esté en orden. Una vez este haya podido analizar toda la documentación relevante, realizará el llamado informe de auditoría donde detallará todos los datos pertinentes y determinará su veredicto acompañado de una serie de comentarios.

Al determinarse la necesidad de realizar una auditoría fiscal a un particular o empresa, el inspector se dota de unas facultades específicas imprescindibles para realizar la auditoría. Entre estas capacidades se encuentran entre otras el estudio de la documentación y el acceso a fincas y locales.

El objetivo principal de una auditoría es estudiar la documentación de las obligaciones tributarias, y para eso, han de ponerse a disposición del auditor los documentos, libros, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia relevante, bases de datos, programas, registros, archivos informáticos y cualquier otro documento pertinente sobre la actividad económica de la empresa. Además, los auditores, siempre que lo requieran, deberán obtener acceso a las fincas, locales de negocios y establecimientos o lugares donde se realice la actividad empresarial o donde se encuentren bienes sujetos a tributación o se produzcan hechos o supuestos imponibles o existan pruebas de ellos. También deberán obtener permiso para acceder a las oficinas donde se almacene la contabilidad o documentación relevante. Si el contribuyente se opone a la entrada de los funcionarios de la AEAT en los lugares mencionados, aunque esto suponga un obstáculo para el desarrollo de la auditoría, los auditores tendrán entonces que presentar una autorización escrita de la autoridad administrativa o un mandamiento judicial en caso de que traten de acceder al domicilio particular y no se reciba el consentimiento del contribuyente. Una vez el funcionario haya accedido a las instalaciones, podrá entrevistar a los trabajadores, realizar mediciones y recabar documentación, entre otras capacidades, pero siempre de forma proporcionada y sin extralimitarse.

Los funcionarios encargados de la inspección son considerados agentes de la autoridad y deben acreditar esta condición si así se les requiere cuando estén fuera de las oficinas públicas. Tienen derecho a recibir protección o auxilio si es necesario para el desarrollo de sus tareas.

Como ya hemos comentado anteriormente, los particulares o empresas cuentan con una serie de obligaciones fiscales, contables y registrales. Frente a una auditoría, tienen asimismo la obligación de atender al inspector y prestar la colaboración necesaria para el examen, aportar la documentación que se les requiera y excepcionalmente comparecer cuando sea necesario confirmar la autenticidad de los documentos. No obstante, el contribuyente también dispone de derechos ante una inspección.

Entre los derechos que puede ejercer el contribuyente, se encuentran la solicitud de documentación que permite a Hacienda llevar a cabo la inspección y de los documentos de identificación de los actores y sus permisos; la participación del asesor fiscal de la empresa para supervisar la auditoría; y la denegación de acceso de los auditores a las instalaciones si no disponen de la autorización necesaria.

El riesgo fiscal puede ser latente y deberse al incumplimiento de la legislación en materia tributaria, o sobrevenido, en cuyo caso el contribuyente actuó de buena fe creyendo respetar la ley.

La AEAT clasifica las infracciones tributarias como leves, graves o muy graves. La Ley General Tributaria recoge en el Capítulo III la clasificación de las infracciones tributarias y las sanciones que estas conllevan según su gravedad. Por lo general, estas sanciones son económicas y, aunque muchas veces la multa es una cantidad fija, Hacienda también puede imponer como multa el pago de un porcentaje de la cantidad defraudada. Si las sanciones no son económicas, pueden adoptar la forma de suspensión del ejercicio del empleo durante un periodo de tiempo determinado. Para calificar la infracción, la AEAT tendrá en cuenta si el contribuyente ha falsificado documentos u ocultado datos, o si ha utilizado a terceros, por ejemplo, en la titularidad de un bien, para ocultar su identidad. También juzgará si se ha recurrido a medios fraudulentos, como son el incumplimiento absoluto de la obligación de llevanza de contabilidad, la existencia de contabilidades distintas para la misma actividad y ejercicio o la tenencia de libros de contabilidad o registros falseados.

A continuación, indicamos las infracciones más comunes y en qué artículos de la Ley General Tributaria están recogidas.

• Infracción por dejar de ingresar la deuda tributaria que debiera resultar de una autoliquidación, recogida en el artículo 191.
• Infracción por incumplimiento de la obligación de presentar completa y correctamente declaraciones o documentos necesarios para realizar la liquidación (artículo 192).
• Infracción por obtener devoluciones de forma indebida (artículo 193).

Las sanciones por estas tres infracciones serán una multa pecuniaria proporcional del 50 % si es leve, 50-100 % si es grave y 100-150 % si es muy grave.

• Infracción por solicitar indebidamente devoluciones, beneficios o incentivos fiscales (artículo 194). Se trata de una infracción grave y la base de su sanción será la cantidad indebidamente solicitada además de una multa del 15 %. Esta infracción también se produce cuando se solicitan beneficios o incentivos fiscales indebidamente mediante la omisión de datos relevantes o la inclusión de datos falsos, si, como consecuencia de este acto, no procede aplicar las sanciones de las infracciones de los artículos 191, 192 o 195. En este caso, la infracción será también grave y se sanciona con una multa fija de 300 euros.
• Infracción por no presentar autoliquidaciones o declaraciones en el plazo sin que se produzca perjuicio económico, por incumplir la obligación de comunicar el domicilio fiscal o por incumplir las condiciones de determinadas autorizaciones (artículo 198), para la que se aplica una sanción leve cuya multa puede variar desde 200 a 20 000 euros en función del tipo de infracción del que se trate, tal y como se indica en el artículo 198 de la Ley General Tributaria.

Asimismo, en caso de sanción, se prevén recargos y reducciones en el pago para ciertos casos. Los más comunes son:

• Recargos por retrasos al presentar fuera de plazo, que varían en función del tiempo que ha pasado desde el último día del plazo, desde un recargo de un 5 % si se presenta dentro de los tres meses siguientes, hasta un 20 % si han trascurrido más de doce meses.
• Reducción por conformidad: cuando se acepta la sanción de Hacienda, esta se reduce en un 30 %.
• Reducción por pago dentro de los plazos comentados en el artículo 62.2 cuando no se recurre la sanción. En este caso se recibe una reducción del 25 % y una vez se aplica la reducción, es posible aplicar la reducción por conformidad en caso de que proceda.

Es comprensible que al recibir la notificación de una auditoría fiscal nos pongamos algo nerviosos y temamos haber cometido errores en las declaraciones o no haber cumplido debidamente con nuestras obligaciones fiscales. Sin embargo, es importante que mantengamos la calma y que nos mostremos colaborativos, ya que una inspección no significa necesariamente que hayamos cometido infracciones, y mostrarse resistente o negativo puede dar pie a sanciones. También puede acarrear sanciones no respetar los plazos para la entrega de documentos requeridos por los funcionarios de inspección, así que, si no se pueden cumplir, conviene solicitar una ampliación del plazo. Y respecto de la documentación, si antes de entregarla la revisamos y nos familiarizamos con ella, será mucho más sencillo dar explicaciones en caso de que sean necesarias.

Más concretamente, para prepararnos para la llegada de los auditores, hay varias cosas que podemos hacer:

• Es conveniente asegurarse de que la información contable encaja con los modelos tributarios presentados.
• También conviene asegurarse de que las existencias físicas coinciden con las registradas en el sistema de la empresa, para lo que es muy útil mantener al día el inventario.
• Podemos estudiar los datos del balance de sumas y saldos, que nos puede ayudar a detectar errores si no encajan.
• Podemos revisar las partidas abiertas o pendientes, como son albaranes de compra o venta, albaranes realizados manualmente y órdenes de producción, entre otras, y así comprobar que las facturas de venta han sido emitidas y que todas las de compra han sido contabilizadas.
• Conviene asimismo comprobar los pasivos bancarios con la Central de Información de Riesgos del Banco de España para asegurarnos de que los créditos están bien registrados.
• Cabe asegurarse de que se han completado todos los pasos de cierre del ejercicio: amortizaciones, provisiones, cambios de existencias, etc.

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