Modelo 036 y modelo 037: cómo completar la declaración censal

Al iniciar cualquier tipo de actividad empresarial es necesario darse de alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores. Para ello hay que completar el modelo 036 o el 037, que tienen como objetivo informar a la Agencia Tributaria del inicio de una actividad aportando los datos de la persona física o jurídica, indicando los regímenes de tributación o definiendo la actividad económica que se va a llevar a cabo, entre otros datos. En definitiva, con la presentación de uno de estos modelos el nuevo contribuyente cumple con sus obligaciones censales y establece las bases para poder cumplir en el futuro con las obligaciones fiscales y contables. Su cumplimentación fuera de plazo trae consigo una serie de sanciones que es preferible evitar.

Has tomado la decisión de emprender, pero no basta con determinar la forma jurídica de la nueva empresa: también hay que registrarla a efectos fiscales, para lo que se recurre al modelo 036 o al modelo 037. Hacienda tiene que tener constancia de todos los datos relativos a la nueva actividad, de ahí que la presentación de uno de estos modelos sea obligatoria. Aunque, a diferencia de otros modelos, esta declaración censal de alta no está sujeta a una fecha concreta, hasta que no se presente ante la entidad no se podrá realizar ninguna actividad económica, profesional o artística.

Además, hay que tener en cuenta que estos formularios no son exclusivos para darse de alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores, sino que también sirven para darse de baja o realizar alguna modificiación en caso de que cambien algunos de los datos indicados en el inicio. También las personas jurídicas recurren al modelo 036 para solicitar la asignación de un NIF provisional antes incluso de presentar la declaración censal. Es por eso que estos documentos van a incluir diferentes apartados y casillas que responden a los diferentes fines que pueda perseguir el declarante. Si el objetivo de este es la modificación o baja de la actividad, entonces el declarante sí está sujeto a un plazo limitado a un mes desde que se produce la causa de la presentación.

La Agencia Tributaria ofrece al declarante dos formas de presentación: el modelo 036 y el modelo 037.

• Presentación telemática: dentro de la página de la AEAT, el declarante puede acceder al formulario con el certificado electrónico o la Cl@vePIN (en caso de ser una persona física) y enviarlo directamente desde aquí una vez cumplimentado.
• Presentación en papel: junto a la cumplimentación telemática, la página de la Agencia Tributaria ofrece otra opción que reza “Cumplimentación, validación y obtención en PDF para su impresión.036”. Se accederá a un formulario que deberá ser cumplimentado electrónicamente. Una vez finalizado se obtiene un documento en PDF que se puede imprimir y entregar en la oficina competente. Exactamente igual se procede con el modelo 037, pues Hacienda también permite su presentación en formato físico.

El declarante no puede elegir por propia voluntad con qué modelo darse de alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores, dado que esto viene determinado principalmente por la forma jurídica que haya seleccionado para su empresa. Mientras que el modelo 036 es el formulario estándar utilizado la mayoría de las veces, el modelo 037 es una declaración censal simplificada de la que solo pueden hacer uso determinadas personas físicas. Su amplitud se reduce a tres páginas, frente a las ocho que tiene el formulario general.

Entonces ¿quién exactamente puede optar por realizar la declaración censal con el modelo reducido?

A grandes rasgos, los autónomos y demás personas físicas que residan en España y no se acojan a algún regímen especial de tributación del IVA o vayan a realizar una actividad económica fuera de las fronteras españolas. Aunque si necesitas saber todos los requisitos para poder optar a la presentación de este modelo 037, en la web de la Agencia Tributaria se enumeran una a una las condiciones que hay que cumplir.

El modelo 036 está compuesto de un conjunto de 12 apartados donde bien la persona física, bien la persona jurídica, debe indicar desde sus datos de identificación hasta la relación entre los socios, en caso de tratarse, por ejemplo, de una sociedad limitada. Si bien es cierto que no todos los apartados necesitan ser cumplimentados: esto dependerá de las características de la empresa en cuestión.

Antes de empezar a completar los diferentes apartados, el solicitante deberá indicar su número de identificación fiscal así como su nombre completo o denominación social en la parte superior del formulario, en el espacio con el título “Datos identificativos”. A continuación, entra de lleno en las diferentes secciones que componen el formulario, las cuales se explican a continuación.

Apartado 1. Causas de la presentación. Como ya se ha comentado, este modelo no solo sirve para darse de alta, sino también para darse de baja o realizar alguna modificación de la información ya entregada, por ejemplo, si se ha cambiado el domicilio fiscal o se quiere solicitar el acceso al ROI (Registro de operadores intracomunitarios). Además, sirve a las sociedades para solicitar el NIF provisional, como se puede ver en la casilla 110. No obstante, para el objetivo que ocupa el presente artículo, darse de alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores, hay que seleccionar la casilla 111.

Apartado 2. Identificación. Este apartado se divide en dos, en función de si el alta lo realiza una persona física (A) o jurídica (B).

• Alta de persona física: habrá que indicar todos los datos de identificación que la Agencia Tributaria requiere, ya se trate de una persona física residente o no residente en España. Deberán en ambos casos aportar el domicilio fiscal junto al domicilio a efectos de notificaciones y el de gestión administrativa si estos últimos no coinciden con el primero.
• Alta de persona jurídica y entidades: en su caso, también deberá identificarse toda persona jurídica, independientemente del lugar de residencia (ya sea dentro o fuera del territorio español), aportando, asimismo, el domicilio fiscal junto al domicilio a efectos de notificaciones y el social siempre que difieran del primero.

Apartado 3. Representantes. Esta figura se entiende como una persona que actúa en nombre de la empresa. Ya sea por obligación legal o de forma voluntaria, la empresa puede nombrar a uno o varios representantes, que a su vez pueden ser personas físicas o jurídicas. Sea como fuere, en la declaración censal hay que indicar la existencia de tal figura, indicando la causa de presentación (legal, voluntaria o clave), su identificación (NIF, apellidos o razón social, residente o no en el territorio) y su domicilio.

Apartado 4. Declaración de actividades económicas o locales. Además del lugar donde se va a llevar a cabo la nueva actividad, se ha de indicar también si se trata de una actividad empresarial, profesional o artística. Esto último puede determinar el régimen de tributación del IVA o del IRPF.

En el formulario se ha de especificar el nombre de la actividad, el grupo, epígrafe y sección del IAE (impuesto sobre actividades económicas), el tipo de actividad y el código. Además hay que indicar el lugar en el que se va a llevar a cabo la actividad.

Apartado 5. Sujeto pasivo gran empresa y administraciones públicas. Apartado no relevante en el alta, solo se completa como modificación cuando una empresa ya creada pasa a considerarse gran empresa.

Apartado 6. Impuesto sobre el valor añadido. En este apartado el declarante tendrá que indicar el régimen de tributación y el momento en el que se inicia la actividad – en la casilla 501 deberá indicar si está exento o no del impuesto. Asimismo, también hay que informar a la Agencia Tributaria de si se va a optar por la declaración mensual (579) o se van a realizar actividades en el ámbito intracomunitario (582).

Apartado 7. Impuesto sobre la renta e impuesto sobre sociedades. En este caso, la persona física, que tiene la obligación de tributar con el IRPF, indicará su obligación de realizar las liquidaciones periódicas del impuesto, así como el régimen de tributación al que se acoge. En el caso del impuesto de sociedades se indica, además del alta en el impuesto y la fecha del inicio de la actividad, la fecha de cierre del ejercicio así como la obligación de realizar pagos fraccionados. Asimismo, en caso de estar exento, hay que indicar a qué artículo de la ley corresponde dicha exención.

Por último, cabe la posibilidad de que el declarante no sea residente en España, en cuyo caso deberá completar la información relativa al impuesto sobre la renta de no residentes.

Apartado 8. Régimen fiscal especial. De carácter voluntario, pueden utilizarlo las entidades sin fines lucrativos.

Apartado 9. Retenciones e ingresos a cuenta. Si se está obligado a realizar retenciones o ingresos a cuenta, no importa de la naturaleza que sea (rendimientos de actividades profesionales, rendimientos procedentes de arrendamientos, etc.), habrá también que seleccionar el alta en este apartado e indicar la fecha de inicio de la actividad.

Apartado 10. Otros impuestos. En este apartado se incluyen los impuestos especiales, los impuestos sobre las primas de seguros y los impuestos medioambientales. Si la persona física o jurídica también está sujeta a impuestos especiales, así tendrá que indicarlo en el modelo 036, dándose de alta e indicando la fecha de inicio de la actividad.

Apartado 11. Regímenes especiales comercio intracomunitario. Este apartado tendrán que cumplimentarlo aquellos declarantes que vayan a realizar ventas a distancia o no estén sujetos al artículo 14 de la Ley del IVA.

Apartado 12. Relación de socios, miembros o partícipes. Debe ser cumplimentado por las personas jurídicas y entidades que tributan por el impuesto de sociedades.

Antes de presentar el documento, el declarante tendrá que firmarlo indicando también la fecha y el lugar.

Este modelo resulta mucho menos complejo que el modelo 036 y solo presenta seis de los doce apartados que incluía el formulario elaborado, considerándose una declaración censal simplificada. Sin embargo, solo puede ser presentado por personas físicas que cumplan una serie de características (no estar sujeta a ningún impuesto especial, residir en España, no contar con representante, etc.). Los apartados incluidos en este modelo 037 aparecen a continuación:

Apartado 1. Causas de la presentación

Apartado 2. Identificación

Apartado 3.Impuesto sobre la renta de personas físicas

Apartado 4. Impuesto sobre el valor añadido

Apartado 5. Retenciones e ingresos a cuenta

Apartado 6. Declaración de actividades económicas y locales

Al igual que el estándar, en el modelo 037 también hay que indicar al inicio el número de identificación fiscal, así como los apellidos y el nombre de declarante. El documento también tiene que estar firmado.

Aun siendo más sencillo, no hay que dejar de prestar atención a determinados apartados, como puede ser la declaración de las actividades económicas o la selección del régimen de tributación del IRPF y del IVA.

La presentación de los modelos 036 o 037 ha de realizarse una vez se tengan claros todos los aspectos contables y fiscales por los que se va a regir la nueva empresa. Aunque algunos de estos aspectos ya van a estar determinados por la forma jurídica seleccionada (por ejemplo, la creación de una sociedad limitada obliga a tributar por el impuesto de sociedades), otros dependen de la decisión del declarante. Así, por ejemplo, una persona física puede renunciar al régimen de estimación objetiva del IRPF (en la casilla 605 del modelo 036). Este y otros aspectos han de haber sido tenidos en cuenta antes de enfrentarse a uno de los modelos para realizar su correcta cumplimentación.

No obstante, y debido a la cantidad de información sobre la nueva empresa que hay que manejar, el declarante siempre puede recurrir a profesionales para realizar el alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores.

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