Inscripción en el Registro Mercantil: ¿quién debe llevarla a cabo y cómo?

Al fundar una empresa o iniciar una actividad por cuenta propia, son muchos los trámites que hay que realizar. Es común preguntarse si entre ellos se encuentra la inscripción en el Registro Mercantil. Mientras que para algunos empresarios se trata de una actividad ineludible, para otros puede ser opcional. ¿Conoces tu caso concreto? En este artículo descubrirás no solo si debes incluir la inscripción en el Registro Mercantil en la lista de trámites a realizar, sino también cómo y dónde tendrás que hacerlo.

Se trata de una institución administrativa de carácter público donde las sociedades mercantiles y empresarios individuales, entre otros, están obligados a inscribir determinados actos. La citada institución depende de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que, a su vez, pertenece al Ministerio de Justicia. Se agrupa en el Registro Mercantil Central y los Registros Mercantiles territoriales.

El primero, que se encuentra en Madrid, reúne todos los actos registrados en los Registros Mercantiles y les da publicidad. Prevalece en él la función informativa. Por su parte, los registros mercantiles territoriales se distribuyen por las provincias y algunas ciudades no provinciales del territorio español. Están constituidos al menos por un registrador, que se encarga de comprobar que los actos realizados por las personas físicas o jurídicas con domicilio fiscal en dicho territorio cumplen con la legalidad. La información registrada es importante para las transacciones comerciales y legales y suele versar sobre las relaciones económicas y jurídicas de los comerciantes y las empresas como, por ejemplo, las cuentas anuales, los estatutos de las sociedades o el listado de accionistas.

Con los principios registrales se define la actividad llevada a cabo en los registros públicos, en este caso, el Registro Mercantil, y son: obligatoriedad, legalidad, legitimación, fe pública, publicidad material, prioridad y tracto sucesivo.

Se puede confiar en la exactitud de todas las entradas (legitimización), ya que la información proporcionada ha sido contrastada debidamente por el registrador antes de su publicación (legalidad). En caso de que un asiento se declare nulo en sentencia judicial o se modifique, se aplica el principio de fe pública, gracias al cual, los terceros que hubiesen obtenido algún derecho antes de la citada declaración no se verán perjudicados. Toda esta información está sujeta a un derecho de información y es en este contexto donde se habla del principio de publicidad material. Esto implica que los clientes y los socios comerciales, así como otras partes interesadas, pueden obtener una visión actualizada de todas las entradas realizadas por una empresa en cualquier momento. Llevar a cabo la inscripción es de obligado cumplimiento a menos que se disponga lo contrario (obligatoriedad) y, para que el acto se lleve a cabo, dependiendo de su naturaleza será necesaria la previa inscripción (tracto sucesivo) del empresario, la sociedad, el acto que se quiere modificar, el apoderado, etc. Con todo, la preferencia de aceptación de la inscripción de actos se basa en un criterio cronológico (prioridad).

Al dar de alta una actividad comercial o crear una empresa es preciso inscribirla en el Registro Mercantil, si bien son muchos más los actos inscribibles. En principio, las personas físicas y jurídicas están obligadas a realizar la inscripción, aunque la ley prevé algunas excepciones. Por ejemplo, la mayor parte de los autónomos pueden elegir incluir este paso en los trámites para iniciar su actividad como trabajadores por cuenta propia, aunque conviene informarse bien antes con el fin de evitar posibles sanciones por incumplimiento. Si deciden finalmente realizar la inscripción, la solicitud (exceptuando el caso de los empresarios individuales navieros) ha de ir acompañada de una declaración dirigida al registrador, el alta en el Censo de empresarios y profesionales y el DNI o NIE. Cierto es que realizar la inscripción en el Registro Mercantil puede tener ventajas como, por ejemplo, eximir al cónyuge en caso de contraer deudas u mostrar con transparencia el desarrollo de la actividad ante posibles socios o clientes que deseen conocer el estado de la empresa.

Por su parte, todas las sociedades mercantiles (personas jurídicas que tienen como objetivo realizar una actividad comercial) tienen que llevar a cabo el registro sin excepción. Es más, es esta inscripción la que da a las sociedades la plena capacidad de funcionar como tal. En su caso, deberán incluir la escritura pública de constitución, una copia del número (provisional) de identificación fiscal (NIF) y el modelo 600.

En el momento en el que hay un sujeto inscrito en el Registro Mercantil, este cuenta con una hoja a modo de historial, método que se conoce como sistema de folio personal. En función del sujeto registrado, los asientos incluidos varían. En los artículos 87 y 94 del Real Decreto 1784/1996, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, se enumeran los actos de obligada inscripción para empresarios individuales y sociedades, respectivamente. A continuación, se resumen en forma de tabla.

Además, las sociedades han de depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales siguiendo el principio de publicidad para dar a conocer el estado de la empresa. Dichas cuentas han de presentarse en el citado organismo dentro del mes en el que han sido aprobadas.

Con todo, hay que tener en cuenta que realizar la inscripción en el Registro Mercantil no es una acción única, sino que hace referencia al registro de los actos de obligada inscripción, así como su actualización, en caso de que se produzca alguna modificación en la información registrada. Así, por ejemplo, si se cambia el acreedor o se abre un nuevo establecimiento, habrá que indicarlo debidamente.

La solicitud para poder realizar la inscripción se realiza en la oficina territorial competente siempre en un plazo no superior a un mes desde el momento del que se dispone de los documentos necesarios. El procedimiento puede realizarse en persona, por correo, por fax o telemáticamente, dependiendo de la inscripción realizada. En cuanto a los honorarios, dependen del acto o el asiento realizado.

• La inscripción en el Registro Mercantil se lleva en el Registro Mercantil territorial que corresponda al domicilio social de la persona jurídica o física que va a realizar la actividad.
• Además de la inscripción del inicio de una actividad societaria, también se inscriben otros actos en el Registro Mercantil.
• Junto a las sociedades hay otras formas jurídicas que han de cumplir con la inscripción. En el caso de los autónomos se trata de un proceso voluntario en la mayoría de los casos.
• Incumplir con las obligaciones registrales supone sanciones que impiden o dificultan la actividad a las personas jurídicas y físicas registradas.

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