El contrato de sociedad civil: el nacimiento de una sociedad

Los emprendedores con ganas de comenzar con su empresa sin un capital inicial extraordinario se deciden con frecuencia por una sociedad civil como forma legal. El coste necesario para fundarla es mucho menor que el que se requiere para constituir una sociedad de capital, puesto que el Código Civil no establece ningún capital inicial obligatorio ni tampoco es necesario darla de alta en el Registro Mercantil. Todo esto hace que el proceso sea más ágil y por eso resulte una forma más atractiva en muchas circunstancias. No obstante, en una sociedad civil los socios quedan más expuestos por una responsabilidad civil que entraña un riesgo mayor, ya que responden con su patrimonio personalmente de forma ilimitada. Solo por esto conviene estimar todas las eventualidades y fijarlas por escrito en un contrato de constitución de sociedad civil, también conocido a menudo como estatutos, que pueden (no deben) registrarse ante notario.

El contrato de constitución constituye el pilar fundamental de tu sociedad. Con él estarás cubierto incluso en el caso de una hipotética disolución de tu sociedad. ¿Por qué es importante fijar los estatutos de una sociedad civil por escrito y qué se fija en ellos?

Con un contrato de constitución de sociedad civil se fijan por escrito algunas especificidades que podrían cobrar relevancia más tarde, al depender de ellas lo que los socios están autorizados a hacer. En él se recogen los derechos y las obligaciones de los socios tanto ante la sociedad, como entre ellos, y puede realizarse de cualquier forma, a no ser que se hayan aportado bienes inmuebles o derechos reales, en cuyo caso es necesario firmar un inventario y formalizar el contrato con escritura pública ante notario (art. 1667, Código Civil, CC). El Código Civil no menciona formalidades concretas al respecto del contrato, de modo que bastaría un contrato privado escrito y firmado por las partes.

En el contrato de constitución de una sociedad civil deben concurrir todos los requisitos generales de consentimiento, objeto y causa y los específicos de este tipo de contratos, como son la supervivencia de la sociedad en caso de defunción, de baja voluntaria o de disolución.

El contrato de la sociedad civil cobra toda su relevancia como testimonio escrito cuando concurren las siguientes situaciones:

• Mala situación financiera. En fases críticas, los estatutos pueden servir de apoyo a la hora de regular el reparto de competencias. Al fin y al cabo, en esos momentos se han de tomar decisiones difíciles y el contrato puede especificar qué comunero (socio) se encargará de ello de forma oficial o qué decisiones se tomarán por común acuerdo.
• Conflictos internos. Los conflictos de intereses y las diferencias personales pueden poner en peligro la subsistencia de una sociedad. Los estatutos son también en este caso un instrumento para resolver este tipo de conflictos, sobre todo si están motivadas por motivos de índole económica.
• Reparto de ganancias. Si el objetivo de la sociedad civil es obtener beneficios y estos se han de repartir entre los socios, es imprescindible fijar por escrito cómo se hará.
• Insolvencia. Si llegase el momento, el contrato de sociedad civil regula la gestión de la insolvencia, así como de las deudas o el beneficio restante en caso de disolución.
• Disolución. A menudo no está claro para los socios de una sociedad cuál es el proceso a seguir en caso de disolución pactada y, si el acuerdo no fuera unánime, los socios se encontrarían en un callejón sin salida. En un contrato de sociedad civil se establecen las condiciones en caso de disolución y liquidación.

El Código Civil atestigua el papel fundacional del contrato al afirmar que “[…] La sociedad comienza desde el momento mismo de la celebración del contrato, si no se ha pactado otra cosa.” (art. 1679, CC). Con ello, si bien no especifica en profundidad cómo se ha de celebrar este contrato, subraya que sin contrato no hay sociedad. Pero ¿qué aspectos conviene fijar en los estatutos de una sociedad civil? Con la vista puesta en el propósito de la sociedad, el contrato puede recoger todas las medidas que apoyen a este propósito y protejan a los socios de conflictos y disputas en los peores escenarios. Pasemos a verlos en detalle.

Tras describir el propósito del documento y reflejar las personas que celebran el contrato con nombre, NIF y domicilio, se especifica la información básica de la sociedad, como son su nombre y su domicilio. El nombre de una sociedad civil se compone de su denominación y del sufijo Sociedad civil o las siglas SCP de Sociedad Civil Particular. Puede añadirse que la sociedad se regirá por las cláusulas enumeradas en el contrato y por las disposiciones legales del Código Civil.

Una sociedad civil queda definida por su objeto o propósito, ya que este es el motivo de que dos o más personas pacten una unión (y así queda recogido en el Código Civil). Tras los datos obligatorios, esta es la información que aparecerá en primer lugar para describir el credo de la sociedad. Para ello deberá encontrarse una formulación que represente a todos los comuneros. En el objeto se describe, de forma breve y concisa, lo que la sociedad quiere conseguir (normalmente ocupa una frase). También puede escribirse en el primer párrafo junto con el nombre y el domicilio.

Generalmente se utiliza esta cláusula para fijar el momento exacto en que comienza a existir la sociedad, que suele determinarse por la presentación del alta en el Impuesto de Actividades Económicas.

La duración de la sociedad puede ser definida o indefinida. Esta definición es determinante a la hora de permitir la baja voluntaria de un socio y las condiciones para hacerlo, puesto que la baja voluntaria solo viene autorizada en el Código Civil si la sociedad es de duración indefinida (art. 1705, CC). Si se permite en caso contrario, se ha de regular en los estatutos de la sociedad.

En este punto se define cuál ha sido la aportación de cada uno de los socios y cómo se repartirán las ganancias. Puede enumerarse de forma detallada si la aportación ha sido desigual o en un párrafo sencillo si este formato permite explicarlo sin dejar lugar a dudas. Al especificar cuál ha sido su aportación y cómo se repartirá el beneficio, también se sientan las bases para unas hipotéticas disolución y liquidación sin disputas.

No obstante, y al contrario de lo que manda una sociedad de capital, para fundar una sociedad no es necesario aportar un capital líquido inicial. También es válido aportar capital en forma de bienes o industria (trabajo). Esto también determinará cómo se regulan las pérdidas y ganancias y las deudas pendientes en caso de liquidación (el socio de industria queda eximido de responsabilidad en caso de pérdidas según el art. 1691 del Código Civil), de modo que aquí se recogerá por escrito cuál ha sido la aportación de cada socio, sea de la naturaleza que sea.

Si no se pactara en el contrato el reparto de las pérdidas, el art. 1689 del Código Civil establece que entonces se haría en función de lo acordado en las ganancias. Si no se hubiera pactado en absoluto, entonces la parte de cada socio en las ganancias y las pérdidas será proporcional a lo aportado. Al socio de industria le correspondería una parte igual al que menos haya aportado, pero si hubiera aportado también una parte en capital, entonces recibiría una parte proporcional.

En el contrato social también se especifica la forma de administración que regirá la sociedad y el alcance de los poderes de administración y representación de los socios. Se distinguen tres formas de administrar una sociedad:

• Administrador único: tiene poder para ejercer cualquier acto administrativo incluso con la oposición de sus socios (siempre que actúe en bien de la sociedad). Este poder es irrevocable si se le nombra como tal en el contrato social.
• Administradores mancomunados: dos o más administradores que necesitan el consentimiento de los demás para actuar.
• Administradores solidarios: dos o más socios que pueden ejercer sus tareas sin el consentimiento de los demás. Pero el resto de socios puede oponerse antes de que las acciones tengan validez legal.

Si en las cláusulas no se definen cargos, el legislador considera que todos los socios tienen el mismo poder de decisión, pero también de oposición. Los socios podrían realizar operaciones que obligaran a los demás, pero estos podrían oponerse antes de que produjeran efecto legal. También puede utilizar el fondo social siempre que no lo haga para actuar en contra de la sociedad o de los derechos que comparte con el resto de comuneros. Pero necesita el consentimiento de sus compañeros para hacer cambios que afecten a los inmuebles de la sociedad.

Para evitar las disputas que esto pueda generar, en el contrato de la sociedad civil puede definirse qué acciones pueden realizar los socios en solidaridad, qué decisiones se toman en mancomunidad, y si alguien ocupará el cargo de administrador (y se remunerará). Una forma posible de definir la organización de la sociedad autorizaría a los socios a tener libertad en lo que respecta a los asuntos ordinarios de administración y gestión como contratar actos y negocios, representar a la firma o despedir personal, pero obligaría a reunirse en asamblea para representar a la sociedad ante los tribunales o la Administración o conferir y revocar poderes a terceros.

Si se nombra a un administrador, esto no quiere decir que este tenga que tomar todas las decisiones. Tampoco sería lo más conveniente, porque, en ese caso, cualquier proceso, hasta el menos relevante, tendría que obtener el visto bueno del administrador. Por eso, tiene sentido distribuir las competencias de una forma más razonable. Por ejemplo, podría fijarse un importe de negocio a partir del cual se requiera el acuerdo con el administrador o la aprobación por parte de la mayoría. Por otra parte, también pueden definirse cláusulas para controlar al administrador, por ejemplo, estableciendo que las grandes operaciones requieran un acuerdo por asamblea general del resto de comuneros.

Los administradores deben rendir cuentas de su gestión a la sociedad (art. 1104, CC) y responder frente a los socios y terceros si su actuación ha provocado daños a la sociedad. Sus derechos y obligaciones se rigen por las leyes del mandato, recogidas en el código Civil (arts. 1709-1739, CC), mientras no entren en conflicto con la naturaleza societaria del acuerdo.

El legislador no especifica cómo y cuándo han de reunirse los socios en asamblea. En principio, la sociedad es libre de tomar las decisiones de la forma más conveniente, incluso de forma oral. No obstante, no es raro que las sociedades establezcan en los estatutos al menos una asamblea anual de socios, incluso cuando son solo dos los que componen la sociedad, para ponerse al día de las cuestiones más importantes. En el caso de una sociedad compuesta por varios socios, la asamblea es el instrumento con el que hacer uso del derecho a voto. También puede definirse en el contrato social cuántas asambleas ordinarias y cuántas generales se celebran al año y quién está obligado a estar presente en ellas.

Un contrato social podría especificar los siguientes aspectos de la asamblea de socios:

¿Cuántas veces al año se ha de convocar la asamblea? ¿Qué tipo de decisiones requiere convocarla? Entre estas pueden incluirse: cambios en el contrato, en la administración o en las relaciones laborales de los socios; en qué se emplearán las ganancias; la reserva de provisiones, o la oposición a transacciones legales. Un momento propicio para convocar una asamblea general puede ser el cierre del ejercicio fiscal.

¿Quién la convoca y cómo? ¿Pueden los socios solicitar que se convoque una asamblea? ¿Cómo se gestionan estas solicitudes?

¿Cuándo informa la administración a los socios sobre la convocatoria? ¿Cómo se formaliza la invitación? ¿Se incluye en la invitación la agenda del día y la documentación necesaria?

¿Cuánta mayoría es necesaria para llegar a acuerdos? ¿Qué método de votación se elige en cada caso? En las asambleas, es muy recomendable levantar acta de reunión y hacerla firmar a cada socio antes de poner en marcha las medidas que se han acordado, porque esto asegura su validez legal y proporciona libertad de acción al órgano de gestión de la sociedad.

Si un socio se ausenta de la asamblea, pierde la posibilidad de hacer valer su opinión en la votación. Pero en los estatutos de la sociedad civil puede establecerse si se permite a un socio hacer uso de su derecho a voto por escrito, por vía digital o autorizando a un apoderado a hacerlo en su nombre.

En el contrato de sociedad civil, también puede incluirse una cláusula que prohíba a los socios realizar, por sí mismos o mediante mandato, negocios o actividades comerciales que puedan constituir competencia desleal respecto de las operaciones propias de la sociedad.

Esta es una de las cláusulas más importantes del contrato, porque en ella se fijan las condiciones que determinarán si una sociedad se ha de disolver y cómo. Sin perjuicio de las causas de extinción recogidas en el art. 1700 del Código Civil (expiración del término; finalización del objeto; deceso, insolvencia, incapacitación, prodigalidad de algún socio; baja voluntaria), los socios también pueden establecer las condiciones que consideren oportunas, como, por ejemplo, que el negocio no resulte rentable en un plazo determinado. También es posible fijar si, tras el fallecimiento de uno de los socios, los herederos ocupan su lugar en la sociedad, evitando así su disolución.

Disuelta la sociedad, la liquidación es el siguiente paso. En ella se saldan posibles deudas con terceros y se reparten los bienes entre los socios. La liquidación de una sociedad civil sigue las normas de la partición de las herencias (art. 1780, CC), pero puede ser sustituida por pactos entre los socios que se recogen en el contrato social.

El último punto comprenderá la declaración de sumisión legal a las cláusulas del contrato y a la normativa legal (Código Civil o Código Mercantil).

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