File server: definición y aspectos básicos

Un file server o servidor de archivos es una instancia de servidor central de una red de ordenadores que permite a los clientes conectados acceder a sus propios recursos de almacenamiento. El término abarca tanto el hardware como el software que se necesita para implementar dicho servidor. Si los usuarios obtienen los correspondientes permisos, pueden abrir las carpetas y archivos guardados en el servidor, así como consultarlos, modificarlos, eliminarlos o subir sus propios documentos.

Lo más básico para un buen servidor de archivos es contar con un hardware adecuado. En primer lugar, por supuesto, debe proporcionar suficiente espacio de disco duro para almacenar los archivos y programas deseados ―incluidos el sistema operativo y el software necesarios para el uso del cliente. Además, el servidor necesita suficiente memoria y capacidad de procesador para gestionar el acceso a los archivos y programas por parte de los diferentes usuarios de forma rápida y sin errores. Dependerá principalmente del número de usuarios si un ordenador estándar ya cumple con los requisitos de hardware o si se necesita una configuración especial para el servidor.

Los protocolos de red especiales son responsables de la comunicación entre el file server y los clientes: mientras que el protocolo SMB (Server Message Block), desarrollado por IBM, se usa en redes locales con dispositivos Windows y macOS, los ordenadores con sistemas unixoides como las distribuciones de Linux utilizan, en la mayoría de los casos, el protocolo NFS (Network File System). Si deseas combinar ambos tipos de protocolos sin problemas en una misma red, debes actualizar los clientes y servidores de archivos en Unix/Linux con un software que implemente el protocolo SMB en estos sistemas, por ejemplo, con el paquete de software Samba, disponible de forma gratuita.

El acceso al servidor de archivos por Internet generalmente se realiza a través de FTP (File Transfer Protocol o protocolo de transferencia de archivos) o su variante cifrada SFTP (FTP seguro). Alternativamente, también se utilizan los protocolos seguros SCP (Secure Copy o copia segura) y WebDAV, basado en HTTP.

Como ya hemos dicho, la función principal de un servidor de archivos es permitir que múltiples usuarios accedan a los archivos que tiene almacenados, así como proporcionar espacio libre de almacenamiento. Por esta razón, estos servidores son muy populares entre muchas empresas que los utilizan como almacén central para los archivos internos que pueden interesar a más de un usuario. En muchos casos, las empresas (especialmente las del sector del código abierto) utilizan un file server como servidor de descarga, que está conectado a su propio sitio web. De esta manera, pueden autorizar fácilmente a sus clientes o a los usuarios de su web para descargar contenido seleccionado, como programas, controladores, actualizaciones, imágenes o vídeos.

El segundo ámbito de aplicación principal de los servidores de archivos es la copia de seguridad de archivos. A diferencia del almacenamiento y la gestión conjunta de archivos relevantes, este aspecto se centra en la creación y el almacenamiento de copias de seguridad clásicas, en función de las necesidades de los archivos del sistema, del usuario o de ambos. Almacenar estas copias de forma externa en un file server es una opción tan simple como económica, que nos permite planificar y cubrir las necesidades de almacenamiento adicionales de cada cliente.

El comportamiento es similar en los casos en que el file server se utiliza para alojar software y ponerlo a disposición de todos los usuarios autorizados: al igual que con el sistema terminal o host que se utilizaba antes, los sistemas de almacenamiento y procesamiento se externalizan de forma elegante, de modo que los dispositivos del cliente solo se hacen cargo de introducir y mostrar los datos.

Muchas empresas deberían utilizar un servidor de archivos por numerosas y diversas razones: la primera y más importante es la ventaja de la centralidad, que garantiza que cada integrante autorizado de la red pueda acceder a los archivos guardados y, además, permite utilizarlos conjuntamente sin ningún problema: los conflictos que pueden surgir por trabajar con diferentes versiones de un documento se eliminan prácticamente por completo, porque ciertas acciones ―como la de editar o borrar― se bloquean para el resto de usuarios cuando se abre un archivo. Si los usuarios tuvieran que descargar los archivos en su propio sistema o transportarlos mediante medios extraíbles, el tiempo y el esfuerzo serían mucho más elevados, y es probable que se acabaran utilizando diferentes versiones del archivo.

Otra gran ventaja del uso de los servidores de archivos es el aligeramiento de los recursos del cliente: aparte de los documentos personales, todos los archivos empresariales y copias de seguridad se pueden guardar en el file server, dependiendo del modo en que la empresa quiera gestionar su almacenamiento. Además, si se establece un sistema de organización adecuado, con una buena distribución en directorios, carpetas, etc., resulta mucho más fácil mantener a la vista el conjunto de archivos.

Si el servidor de archivos está configurado para el acceso por Internet, los archivos también están disponibles de forma remota, al igual que con un servicio de almacenamiento online. No obstante, a diferencia de las soluciones en la nube, el control sobre los archivos y su seguridad está en tus manos en todo momento, lo que supone una ventaja significativa frente a este tipo de servicios.

Resumen de las ventajas del file server:

• Organización sencilla del conjunto de archivos
• Visualización clara de la estructura
• Intercambio fácil de archivos
• Evita errores por diferentes versiones de archivos
• Aligeramiento del dispositivo del cliente (espacio de almacenamiento casi ilimitado)
• Posibilidad de acceso remoto a través de WebDAV, (S)FTP o SCP
• Protección y seguridad de datos internos en tus manos

Quizás te haya impresionado la lista de ventajas que demuestra la utilidad de tener tu propio servidor de archivos. Sin embargo, muchas empresas cometen el error de subestimar los gastos que conlleva configurarlo y gestionarlo. A menudo, tampoco llevan a cabo la planificación previa necesaria, por lo que no solo el hardware alcanza su límite después de un breve período de tiempo, sino que muchas de las ventajas del file server no se materializan. Por ejemplo, si no hay un concepto claro de distribución de derechos, es probable que surjan situaciones en las que los usuarios no puedan realizar las acciones deseadas. También puede haber problemas si la estructura del directorio y las carpetas es confusa, o si ni siquiera existe.

Si deseas utilizar un servidor de archivos, debes tener en cuenta estos detalles desde el principio, así como diseñar un concepto de seguridad integral sólido, lo cual resulta especialmente importante en los casos en que también se pueda acceder al file server por Internet. Instalar y configurar correctamente el software de seguridad es tan decisivo como formar a los empleados que van a acceder al servidor de archivos. Los mecanismos de protección establecidos solo tendrán efecto si los trabajadores están sensibilizados en temas como la ciberseguridad y la privacidad de los datos. Por cierto, esto también se aplica a la organización de los archivos: es mejor que comuniques claramente dónde y cómo deben almacenarse los archivos en el file server para prevenir que se genere un «caos de datos» nada más empezar.