Pliego de condiciones: pieza clave en el desarrollo de proyectos

Sea en el ámbito del desarrollo de software o en el de la construcción, el pliego de condiciones tiene un papel central en cualquier contrato de obras y servicios a la hora de especificar qué, cómo y en qué plazos se han de llevar a cabo un proyecto. Redactado por el cliente o promotor y con carácter contractual, el pliego de condiciones recoge los derechos, obligaciones y responsabilidades entre ellos y es a partir de esta descripción que las empresas candidatas presentan sus ofertas, especificando cuánto tiempo necesitarán y el precio. La empresa encargada de su ejecución (o contratista) deberá cumplir con la mayor precisión posible los requerimientos del contratante. Asimismo, el contratista podrá por medio de él, comprobar en qué medida son realizables sus expectativas. ¿En qué consiste exactamente un pliego de condiciones? Y ¿cómo se ha de redactar?

El pliego de condiciones fija las especificaciones que regulan la ejecución de un proyecto y suele redactarlo el promotor a través del proyectista contratado por él para dirigir el proyecto.

En el campo del software, el uso del pliego de condiciones está muy extendido, aunque muchos profesionales del diseño en medios de comunicación también han sabido reconocer sus ventajas. Todos los requisitos de un proyecto se detallan en el pliego de condiciones, por lo que se trata de un documento exhaustivo y extenso cuya redacción requiere a menudo mucho tiempo.

Aunque no hay una forma única de redactar un pliego de condiciones, sí pueden señalarse denominadores comunes.

No hay ningún esquema prescrito por ley para un pliego de condiciones. No obstante, hay contenidos que se han estandarizado con la práctica. A continuación, pasamos a presentar qué condiciones se especifican en un pliego de condiciones para un proyecto de desarrollo de software.

1. Presentación

Además de los datos del promotor y del contratista, en este apartado debe aparecer también una breve descripción general del proyecto indicando su contenido, cuáles son los objetivos y cuál será el resultado final. El objetivo es que una persona que no sabe nada del encargo pueda entender de qué va después de leer este apartado.

2. Especificaciones técnicas

A continuación, describe el encargo. Enlaza con la descripción de la introducción y profundiza con explicaciones, detalla los objetivos de cada fase y las condiciones generales y, dado el caso, especifica las peculiaridades del proyecto.

• Requisitos
  En este punto se detallan las características del producto final: ¿qué se ha de implementar? Es el punto más importante del pliego de condiciones porque sin una enumeración exacta y precisa de los atributos del sistema, el producto final podría alejarse del proyecto.
   
• Perfiles de usuario (“personas”)
  Estos perfiles imaginarios contribuyen a estimar mejor las necesidades de los usuarios y mejora así el conocimiento del producto
   
• Prototipos de las páginas
  Suelen realizarlos los desarrolladores y sirven de base para desarrollar la idea.
   
• Especificaciones de diseño responsivo y SEO
  Puede ser útil indicar las dimensiones de las páginas para su correcta visualización y las medidas de SEO que se van a adoptar.
   
• Tecnologías externas
  Herramientas de terceros que el sistema o la aplicación va a necesitar para funcionar.

3. Presupuesto

El cliente especifica cuánto está dispuesto a dedicar al proyecto, pero no es así en todos los casos. Muchas veces el cliente espera que las empresas candidatas hagan su oferta.

Esta lista es solo un ejemplo de pliego de condiciones. Existe una gran cantidad de proyectos distintos que requerirán más o menos puntos y apartados. Asimismo, también es posible que durante la ejecución del proyecto surjan imprevistos o el cliente quiera introducir variaciones no previstas en la redacción del pliego de condiciones. Dado que se trata de un documento con carácter contractual que firman ambas partes y al que tienen que sujetarse, es conveniente tener esto en cuenta y elaborar un contrato que, si bien ha de ser lo más preciso posible, sin dejar preguntas abiertas o cuestiones por aclarar, permita una cierta flexibilidad para evitar cargas de trabajo innecesarias o incumplimiento de fechas de entrega.

En la redacción, conviene escoger un lenguaje comprensible y renunciar en la medida de lo posible a conceptos técnicos. El pliego de condiciones está destinado a un grupo amplio de personas y no todas ellas disponen de conocimientos técnicos.

Con el propósito de transmitir contenidos complejos de forma comprensible, se recomienda el uso de representaciones gráficas. Trabaja con diagramas, tablas o mapas conceptuales para que lo más importante quede lo más claro posible.

Evita formulaciones poco precisas relativas a periodos de tiempo o costes, por ejemplo. Esto podría acarrear serias discrepancias. Cuanto menor sea el margen de interpretación, mejor.