Las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos

En el pasado, la gestión de proyectos implicaba principalmente pizarras, notas adhesivas, carpetas llenas de folios y en general un gran caos de documentos en la oficina. Al igual que muchas áreas de la vida laboral, Internet también se ha instalado en la organización y gestión de proyectos en las empresas. Hoy en día puedes elegir entre una gran variedad de programas que facilitan la planificación de proyectos y la comunicación en el lugar de trabajo. La mayoría de las plataformas de Internet basadas en SaaS/PaaS pueden utilizarse desde casi cualquier dispositivo, lo que facilita enormemente el trabajo conjunto tanto en la oficina como a distancia.

Muchas aplicaciones de gestión de proyectos combinan funciones de red social con herramientas de planificación para cubrir tantas tareas como sea posible. Frecuentemente, la planificación, la comunicación, los chats personales, los calendarios, las citas, las noticias, las encuestas, los correos electrónicos, etc., se ejecutan en una única plataforma. La mayoría de las aplicaciones son aptas tanto para grandes empresas como para equipos pequeños o incluso autónomos que quieren organizarse mejor. Mientras que algunos proveedores prefieren mantener sus plataformas más sencillas y clásicas, otros desarrolladores encuentran soluciones innovadoras para organizar el trabajo diario.

Es precisamente la variedad de herramientas de gestión de proyectos lo que a menudo dificulta la elección de la plataforma adecuada para los equipos de trabajo. También hay diferencias en el precio: la mayoría de estos programas ofrecen versiones gratuitas, pero estas se limitan a un cierto período de tiempo o su funcionalidad es limitada. Por lo tanto, cualquier persona que desee configurar una plataforma de gestión de proyectos, sobre todo si se trata de una gran empresa, debe tener en cuenta estas limitaciones. Presentamos 5 de las mejores aplicaciones para la administración de proyectos.

La amplia selección de aplicaciones para Slack aporta un gran potencial a esta plataforma. La integración de otras aplicaciones de gestión de proyectos como Asana y Trello (que presentaremos a continuación) es especialmente útil si deseas comunicarte con tus compañeros en Slack, pero prefieres gestionar el trabajo en una plataforma diferente.

Para los equipos que necesitan una plataforma de chat, Slack es una excelente opción. En cuanto al alcance y la funcionalidad para grupos de trabajo y equipos de proyecto, las aplicaciones que presentaremos más adelante en este artículo pueden ser más adecuadas. La comunicación también es posible con las otras herramientas, pero no tan fácilmente como en Slack. Además, esta herramienta es básicamente gratuita para equipos grandes (hasta 10 aplicaciones y copias de seguridad de hasta 10.000 mensajes), mientras que las otras soluciones a veces requieren un plan de pago para garantizar un sistema de comunicación de calidad. Por lo tanto, si estás buscando una plataforma de comunicación gratuita para tu equipo, Slack puede ser la solución adecuada para ti.

Gracias a su aplicación para móviles (iOS y Android) también puedes acceder a Slack “on the go”. Al igual que con otras herramientas de gestión de proyectos, las aplicaciones móviles deben utilizarse como soporte complementario, pero nunca como software principal. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos están claramente optimizadas para los navegadores web de los ordenadores de mesa.

Hay disponibles varios planes de Slack: la versión "estándar", disponible por unos 6 euros por usuario y por mes, con la que además de aplicaciones ilimitadas, también puedes activar la función de videoconferencia. La versión "Plus" cuesta aproximadamente el doble y ofrece mayor comodidad, mejor protección de datos y un buen servicio de soporte. Slack Enterprise Grid está dirigido a empresas grandes y ofrece una potente y completa plataforma de espacio de trabajo. El precio de este plan debe ser negociado directamente con el equipo de Slack.

La filosofía de Asana es trabajar abiertamente en equipo. De forma predeterminada, cada miembro del equipo puede editar toda la información y el contenido de los proyectos y tareas. Por supuesto, deben establecerse unas normas claras para la colaboración entre los miembros, ya que debido a una comunicación deficiente la libertad total de uso siempre puede dar lugar a complicaciones, como la pérdida de datos. Por lo tanto, este software para gestión de proyectos es ideal para equipos con una gestión menos jerárquica que trabajan juntos de forma abierta. Los grupos de trabajo más tradicionales con poderes de asignación claramente definidos pueden ser ineficientes con Asana.

Además de la principal herramienta basada en el entorno web, Asana ofrece aplicaciones para Android e iOS, relativamente sencillas y fáciles de usar. La aplicación móvil te permite crear y editar tareas, recibir nuevos mensajes personales, adjuntar archivos y acceder a tu bandeja de entrada individual. Sin embargo, aunque la aplicación para móviles es útil, Asana está optimizada principalmente para el navegador de un ordenador. En este entorno, los usuarios más experimentados también pueden navegar por la herramienta con muchos atajos de teclado para trabajar aún más eficientemente con Asana.

La integración de herramientas externas también es encomiable. En Asana se pueden activar muchas microherramientas diferentes, entre ellas, los servicios en la nube más conocidos como Google Drive y Dropbox, herramientas de desarrollo como GitHub, gestores de contenido como WordPress y muchas más.

Asana se considera muy segura en relación a la protección de datos. Se realizan copias de seguridad del servidor de forma regular para evitar la pérdida de información, mientras que el hardware del servidor es de última generación. Por otra parte, los cortafuegos adicionales están diseñados para aumentar la seguridad de los usuarios. Como con la mayoría de las aplicaciones SaaS/PaaS, puedes acceder a Asana con tus credenciales desde cualquier lugar, por lo que el usuario sigue siendo el principal responsable de la seguridad de sus propios datos y de los de la empresa.

Asana acepta hasta 15 miembros de equipo en la versión gratuita, pero ofrece todas las funciones básicas. Por unos 6-10 euros por usuario al mes se obtiene una versión sin límite de usuarios, así como otras características adicionales en los paneles de control y una mejora de la función de búsqueda, por ejemplo. Hay otra versión para empresas con un gran número de empleados. En este caso, el precio debe ser negociado directamente con Asana.

Sin embargo, en la versión gratuita de Trello solo se puede activar un power-up, lo que limita considerablemente la funcionalidad de la herramienta web. Para evitar este límite, es necesario adquirir un plan "Trello Business Class" por unos 10 euros al mes por usuario.

Desde la página de equipo se accede a todas las funciones esenciales y a un feed diario personalizado y desplegable que resume las noticias y tareas más importantes del día para el equipo. Entre las características que encontrarás se incluyen salas de chat diseñadas para una comunicación rápida, foros para compartir contenido más extenso, listas de tareas pendientes y un calendario de trabajo estructurado, un centro multimedia y facturación automática. Las páginas del proyecto son casi idénticas a las páginas de equipo.

Puedes utilizar la barra de navegación superior para enviar mensajes cortos a los miembros ("pings"). Al igual que en las redes sociales, también hay un botón de notificaciones, que se puede personalizar. Por ejemplo, puedes desactivar las notificaciones durante tu tiempo libre. En "Actividad" se resumen todas las actividades pasadas en un cronograma claramente estructurado. Esta es la mejor manera de ver lo que sucedió en la aplicación durante tu ausencia.

Basecamp solo se puede probar durante un mes de forma gratuita, a partir del cual hay que adquirir un plan de pago (100 o 1000 euros al mes, dependiendo del tamaño del equipo).

En Wrike se echan en falta funciones de chat más completas para una comunicación rápida entre los miembros del equipo. La aplicación es adecuada para la gestión de proyectos, pero una mejora de la estructura de la comunicación completaría el programa en su conjunto.

También Wrike dispone de aplicaciones móviles (para iOS y Android) que cubren todas las funciones importantes, sin embargo, son más difíciles de usar que la herramienta principal basada en web. Para Wrike puede decirse lo mismo que ya se ha mencionado en el caso de las herramientas precedentes: es conveniente utilizar las aplicaciones móviles como herramienta complementaria para situaciones puntuales, pero no como soporte principal.

La versión gratuita de Wrike solo está disponible durante 14 días, un plazo algo insuficiente para probar la herramienta eficazmente. El precio de Wrike depende del tamaño del equipo: un equipo de 15 empleados puede utilizar la aplicación por unos 350 euros al mes; mientras que para un equipo de 15 a 50 empleados es necesaria una versión más costosa. Los costes para una empresa con 30 personas ascienden a unos 740 euros al mes. Si tienes 50 o más miembros necesitarás la versión completa de Enterprise, caso en el que el precio tiene que aclararse con Wrike.

En comparación con sus competidores, Wrike es una plataforma bastante cara tanto para equipos pequeños como para empresas medianas. Los equipos más pequeños de hasta 10 personas tienden a encontrar aplicaciones más baratas entre las soluciones de la competencia. Al fin y al cabo, muchas de las funciones de Wrike, como las herramientas de análisis y la gestión del flujo de trabajo, solo adquieren importancia para empresas medianas o grandes.