iCalendar: todas las citas bajo control

Con iCalendar cualquier persona puede reunir las citas y reuniones de sus diferentes programas en un formato. Estas, que se presentan en formato normalizado, pueden gestionarse y modificarse como archivos. Asimismo, el intercambio con amigos y socios de negocios se hace más sencillo. Al tratarse de un estándar global, prácticamente cualquier usuario puede manejar los archivos. Los destinatarios de los archivos ical o ics tienen la posibilidad de aceptar la cita y añadirla automáticamente a su calendario. De esta forma, iCalendar se convierte en el formato ideal para el intercambio de los contenidos de la agenda profesional y privada.

iCalendar es un formato de intercambio normalizado en RFC 5545 que sirve para difundir los contenidos de la agenda. Gracias a él es posible concentrar las citas de diferentes aplicaciones del ordenador o smartphone en un calendario, y desde ahí gestionar y compartir. El formato se basa en el Vcalendar creado en 1998. Con el formato iCal también es posible gestionar y compartir cómodamente todas las citas de cualquier función de calendario en un formato sencillo y en tiempo real.

Dependiendo del sistema operativo, los archivos iCalendar tienen una abreviatura diferente, y no son pocas las personas que cuando reciben una invitación se preguntan qué es ical, ics o iFBF. En todos los casos se trata de las extensiones de archivo de iCal (.ics, .ifbl, .ical y .ifbf) que designan el formato iCal pero con ciertas diferencias:

• ical: extensión de archivo para macOS
• ics: extensión de archivo para los demás sistemas operativos
• ifbf: contiene información sobre la disponibilidad (para Mac OS X)
• ifb: contiene información sobre la disponibilidad (todos los demás sistemas operativos)

Si quieres enviar una invitación de cita o evento, tienes que seleccionar el tipo de archivo del formato iCalendar para guardar y enviar. El formato .ics es a menudo la mejor opción por ser compatible con la mayoría de los sistemas operativos. Si el destinatario abre el archivo, puede decidir si acepta o rechaza la invitación recibida.

iCalendar no se limita al intercambio de archivos. El formato que se esconde detrás de las citas de iCalendar está estrechamente vinculado con el estándar de correo electrónico; para ello se basa en la extensión Multipurpose Internet Mail Extension (MIME) y especialmente en el tipo “text/calendar”. Gracias a esta estructura abierta, las entradas de calendario en este formato se pueden ubicar en cualquier lado e incluso integrarse en páginas web. De esta forma, se pueden compartir eventos o hacer públicas citas o reuniones importantes. Junto con los servidores WebDAV que se utilizan para poner archivos a disposición por Internet, las citas pueden sincronizarse en cualquier momento.

Además, el formato ofrece la posibilidad de intercambiar citas entre los dispositivos móviles directamente por Bluetooth o una red personal. Por ejemplo, si estando en una reunión de negocios se quisiera fijar la próxima reunión, se puede mandar la invitación fácilmente a todos los presentes. Por otra parte, iCalendar también ofrece la posibilidad de utilizar la información guardada en varias aplicaciones que se sincroniza en tiempo real gracias al formato.

Los programas de calendario corrientes, que incluyen los datos basados en la web del calendario, aceptan el formato iCalendar:

• Google Calender
• Calendario de Android
• Microsoft Outlook
• Calendario de Blackberry
• Calendario de macOS/iOS

De la teoría a la práctica. Pasos para crear una cita o evento:

• En primer lugar, abre un documento nuevo en el editor de textos que prefieras. Si cuentas con la app adecuada, también lo puedes hacer desde un smartphone.
   
• Ahora rellena el archivo con el esquema iCalendar que te explicamos con más detalle en el siguiente paso.
   
• Una vez rellenado el documento correctamente hay que exportarlo en formato ical. Para ello hay que guardar el archivo con la extensión “.ics”.
   
• Abre el programa de calendario que prefieras e importa el archivo ics como cita. Para ello basta con hacer clic en el punto del menú correspondiente. La cita se carga automáticamente desde el directorio.
   
• La cita se encuentra ahora como entrada en tu calendario.

Para que la transmisión de datos funcione correctamente y el destinatario pueda importar la cita o evento en su ics calendar, debes transmitir la información en un formato determinado. Así, a cada línea le corresponde un significado:

• BEGIN:VCALENDAR: todos los archivos iCalendar se inician así.
• VERSION: aquí se indica la versión del formato, actualmente “2.0“.
• PRODID: aquí se indica el nombre o la dirección del creador o de la aplicación utilizada.
• METHOD: muestra cómo se transfiere la entrada al destinatario. Hay dos formas posibles: con PUBLISH aparece inmediatamente una entrada, mientras que la cita con REQUEST se empaqueta en una solicitud.
• BEGIN:VEVENT: esta línea marca el inicio del área que contiene los datos relevantes de la cita.
• UID: todos los archivos ics, y por tanto todas las entradas de calendario, necesitan un Unique Identifier inconfundible.
• LOCATION: en este apartado se nombra el lugar del evento y se puede decir cómo describirlo.
• SUMMARY: la entrada ofrece un resumen breve sobre la cita.
• DESCRIPTION: aquí se incluye una descripción detallada que solo se puede ver cuando se abre la entrada de la cita.
• CLASS: aquí se decide si se debe guardar la cita como pública (PUBLIC) o privada (PRIVATE).
• DTSTART: indica la hora de comienzo de la cita o evento.
• DTEND: indica hasta qué hora está planeada la cita o evento.
• DTSTAMP: el registro de tiempo contiene información sobre el momento de creación de la entrada del calendario.
• END:VEVENT: la penúltima línea cierra el área con información sobre la cita.
• END:VCALENDAR: finaliza el archivo.

La fecha y la hora también siguen un formato normalizado:

• Las primeras cuatro citas corresponden al año (YYYY): 2019
• Las dos siguientes al mes (MM): 201910
• Las dos últimas definen el día (DD): 20191027
• Con la letra T se separa la fecha de la hora: 20191027T
• Por su parte, la hora se compone de seis cifras:
  • dos cifras para las horas: 20191027T15
  • dos cifras para los minutos: 20191027T1559
  • dos cifras para los segundos: 20191027T155954
  • con una Z se cierra la indicación de la fecha: 20191027T155954Z

El siguiente ejemplo contiene todas las líneas rellenadas como corresponde.

El destinatario de la cita o evento ahora puede agregar la cita a su calendario simplemente con abrir el archivo, y así recibir toda la información relevante, desde el tipo de cita hasta la hora de inicio y final, de manera completamente automática. De esta forma, el formato iCalendar supone un verdadero ahorro de tiempo, sobre todo en la vida laboral.