Las mejores alternativas a Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos sencilla y efectiva que te facilita la planificación y ejecución de proyectos tanto en el ámbito privado como profesional. El software, lazando en 2011, cuenta actualmente con más de 25 millones de usuarios. Se caracteriza por su diseño sencillo y funciones intuitivas que, por norma general, no exigen ningún tiempo de familiarización.

Trello usa Kanban para mostrar las tareas actuales, los niveles de responsabilidad y el progreso del trabajo en el tablero. No importa si hablamos de listas de tareas personales o planos de proyectos internos de la empresa, Trello plasma todos los proyectos y su nivel de progreso de forma clara y sencilla.

Pero casi todos los software alternan ventajas y desventajas. En el caso de la herramienta de gestión de proyectos Trello, también hay alternativas más adecuadas para algunos proyectos. Las ventajas y desventajas determinantes dependen de las exigencias específicas de cada proyecto. En este artículo te revelamos por qué puede ser útil decantarse por una alternativa a Trello y qué opciones hay.

La última actualización del artículo se ha llevado a cabo en abril de 2021.

A simple vista, las herramientas de gestión de proyectos presentadas muestran grandes similitudes. El tablero Kanban es un método de visualización popular y probado que está disponible para todos los software. Pero mientras Trello está limitada a esta visualización, las alternativas ofrecen más opciones, facilitan la gestión de proyectos más complejos y se adaptan mejor a los requisitos específicos. En cuanto a las funciones, también hay alternativas que van mucho más allá de la creación de tareas y que ofrecen opciones de control de gastos, gestión de recursos o gestión de relación con clientes.

En la siguiente tabla se muestra una comparativa de las alternativas a Trello de este artículo con sus respectivas ventajas y desventajas.

Fecha: abril 2021

Como ya dijimos, Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas. Una de las razones de su popularidad es la distribución clara de tareas en tableros, listas y tarjetas:

• Tableros: un tablero corresponde a un proyecto y se puede compartir con miembros del equipo.
• Listas: en los tableros se pueden crear infinitas listas. Los ejemplos más típicos son “Lista de tareas”, “En proceso” y “Hecho”.
• Tarjetas: cada tarjeta está asignada a una lista y contiene una tarea. Con solo un clic, puedes añadir más información, comentarios o anexos a una tarjeta.

La estructura de Trello es muy sencilla y fácil de entender, pero, a su vez, ofrece muchas funciones que facilitan la organización de proyectos en equipo. El enfoque visual e intuitivo facilita el trabajo en el proyecto sin tener que perder tiempo para familiarizarse con el programa. Trello está disponible como versión de escritorio, versión de navegador o app. Gracias a la sincronización automática, todos los usuarios están siempre al día.

Sin embargo, como ya hemos indicado, Trello no solo tiene ventajas. Aunque para muchos usuarios su estructura sencilla es una gran ventaja, esta propiedad se vuelve rápidamente en contra a la hora de lidiar con tareas y proyectos más complejos.

La herramienta de gestión de proyectos está limitada al tablero Kanban y no permite ninguna otra visualización de las tareas. En el caso de proyectos con equipos muy grandes y una comunicación de gran alcance, puede ser muy útil decantarse por una aplicación similar a Trello. Además, en la versión gratuita los archivos adjuntos están limitados a un tamaño de 10 MB. Incluso en la versión profesional existe un límite de 250 MB para los archivos adjuntos.

La herramienta de gestión de proyectos Trello, así como las alternativas tratadas en este artículo, cuentan todas con una versión gratuita. Dicha versión incluye las principales funciones del software y te permite probar varias herramientas de gestión de proyectos antes de decantarte por una. Las versiones “Premium” de pago incluyen funciones más amplias. A continuación, te presentamos una vista general de seis aplicaciones similares a Trello para facilitarte la elección.Esta información es de abril de 2021.

Airtable ya está disponible de forma gratuita como versión de escritorio, versión de navegador o como app y permite crear un número infinito de tablas. Las versiones de pago de 10 $ o 20 $ por mes y usuario incluyen más funciones y espacio de almacenamiento adicional. En la versión gratuita, los archivos adjuntos están limitados a 2 GB. Los paquetes complementarios permiten ampliar este límite hasta 5 GB y 20 GB respectivamente.

El número de funciones de Asana se puede ampliar con la integración de otras herramientas. En este contexto, puedes convertir conversaciones de Microsoft Teams en puntos de actividad, compartir diseños de Adobe Creative Cloud o activar notificaciones en Slack si se realizan cambios en Asana. La sincronización con otras herramientas aporta grandes ventajas para la colaboración de varios usuarios y permite un trabajo en equipo más eficiente. Sin embargo, para algunas integraciones como Salesforce o Tableu, así como para crear más de 15 usuarios, tienes que adquirir la versión de pago.

Asana no cuenta con complementos opcionales, pero esta aplicación similar a Trello ofrece más funciones a cambio, como la indicación del progreso del proyecto y la posibilidad de establecer una interdependencia entre varias tareas. En la comparativa, Trello sigue destacando por su gran claridad y organización, pero Asana se adapta mejor a proyectos con más de 30 tareas. Gracias a su visualización e integraciones y funciones, Asana es una buena alternativa a Trello para equipos grandes y proyectos más complejos.

La versión gratuita de esta aplicación similar a Trello cuenta con un abanico de funciones limitado: aunque puedes añadir un número infinito de colaboradores de proyecto, las funciones especiales de la herramienta solo están disponibles para un usuario. Entre estas funciones se encuentra, por ejemplo, la tabla de tiempos de trabajo o el acceso a las facturas. El número de proyectos también está limitado a un máximo de diez.

Las versiones de pago tienen un precio por usuario, al igual que la mayoría de las alternativas a Trello tratadas en este artículo. A pesar de todo, al reunir las funciones de diferentes programas, esta solución puede ser una opción económica incluso para grandes equipos, todo depende de la situación concreta.

Aun así, la alternativa a Trello no cubre todas las funciones necesarias o, al menos útiles, a la hora de trabajar con proyectos y equipos. Para que el trabajo con otras herramientas sea lo más eficiente posible, ClickUp permite integrar otras herramientas, como Basecamp, Todoist, Excel o el propio Trello. Al alternar entre las diferentes herramientas de gestión de proyectos, tienes la opción de importar a ClickUp tus proyectos existentes en Trello de forma muy sencilla.

La versión gratuita está muy limitada por su capacidad de almacenamiento de solo 100 MB. Sin embargo, la versión de pago es bastante económica en comparación con las otras alternativas a Trello que hemos analizado aquí. Con un precio de solo 5 $ por mes y usuario obtendrás espacio de almacenamiento infinito y un número ilimitado de integraciones, paneles de control y vistas. A diferencia de Trello, esta herramienta solo está disponible en inglés.

Una de las opciones destacadas de Zenkit es el sistema CRM incluido que permite crear una base de datos de clientes. Con ella podrás seguir hilos de comunicación y calcular importantes cifras características de clientes. Si has estado usando Asana o Trello hasta ahora, Zenkit te facilita el cambio gracias a su función de importación. Esta alternativa a Trello también permite transferir proyectos existentes mediante la importación CSV.

En su versión gratuita, Zenkit ofrece un espacio de almacenamiento de 1 GB y hasta tres usuarios. Para acceder al contenido extra, como los diagramas Gantt, los roles de usuarios, 50000 elementos, diseños personalizados y un espacio de almacenamiento de 6 GB, tienes que adquirir la versión de pago por 9 € por mes y usuario. Si te decantas por el paquete Business de 25 € podrás acceder a funciones adicionales y disfrutar de un espacio de almacenamiento de 50 GB. Además, puedes disfrutar de toda la fiabilidad alemana en español, ya que cuenta con varios idiomas de configuración.

La versión gratuita te permite crear hasta tres proyectos con un número ilimitado de usuarios. La versión de pago cuesta 8,25 € al mes sin importar el número de usuarios y permite crear infinitos proyectos, usar más listas de comprobación y grupos de proyectos, así como la elaboración de estadísticas e informes. Por ello, Meistertask resulta especialmente económico para equipos grandes si lo comparamos con las otras aplicaciones similares a Trello.