Trabajar en equipo: cómo hacerlo con éxito

Cuando personas con distintas habilidades y personalidades colaboran en un proyecto, comparten tareas y asumen la responsabilidad conjunta sobre el resultado del mismo, se suele hablar de un buen trabajo en equipo. Pero ¿qué es exactamente trabajar en equipo y qué factores determinan el éxito y el fracaso?

Por norma general, se habla de trabajo en equipo cuando varias personas trabajan juntas en un proyecto o por el objetivo de una empresa. Cada persona se encarga de sus propias tareas e intercambia regularmente información con sus compañeros de equipo sobre el estado y el progreso. Sin embargo, la respuesta a la pregunta “¿Qué es el trabajo en equipo?” es mucho más compleja, porque, en el mejor de los casos, el equipo comparte la responsabilidad del éxito (de un proyecto o de una empresa), confía en los demás y disfruta trabajando juntos.

Antes de entrar en los requisitos previos y en las características que hay que tener en cuenta para trabajar en equipo, presentaremos las ventajas concretas (para las empresas y los empleados) que se derivan de un buen trabajo en equipo. El énfasis lo ponemos en “buen trabajo”: el trabajo en equipo que no funciona bien puede tener numerosas desventajas.

Trabajar en equipo tiene, en el mejor de los casos, las siguientes ventajas:

• Transferencia de conocimientos e innovación: una vez encontrado el experto adecuado para cada tarea en el equipo, los demás miembros del equipo se benefician de sus conocimientos. Mediante el intercambio regular, también se obtienen nuevos conocimientos y se descubren formas de encontrar soluciones. Como resultado, se pueden resolver retos que un empleado de forma individual no habría podido manejar.
• Aumento de la productividad: los problemas se resuelven más rápido, todos pueden concentrarse en lo que mejor saben hacer.
• Mayor motivación: por un lado, surge una presión “amistosa” de la competencia, que estimula a cada empleado a alcanzar el máximo rendimiento o, al menos, uno mayor. Por otro lado, hay un sentimiento de comunidad en el que no se quiere dejar a nadie colgado.
• Mayor responsabilidad personal: si la comunicación en el equipo es correcta, los empleados individuales suelen trabajar de forma más independiente.
• Diversión y bienestar: trabajar en un buen equipo es más divertido que cuando cada uno lidia con las dificultades por sí mismo. Esto también conduce a un mayor compromiso de los empleados con la empresa y a una disminución de la fluctuación.

Además de la pirámide de Lencioni, existen otros estudios y observaciones sobre las condiciones que deben cumplirse para un buen trabajo en equipo. Los más importantes son:

Son indispensables las reuniones periódicas y los intercambios sobre cómo están yendo los diferentes proyectos. En el mejor de los casos, cada miembro del equipo sabe lo que hacen los demás en todo momento. Durante la comunicación en el trabajo o equipo, es importante que todas las voces se escuchen por igual y que las cuestiones desagradables también puedan abordarse abiertamente, ya sean problemas para resolver una tarea o dentro del equipo.

Por un lado, debe haber un acuerdo sobre lo que debe lograrse exactamente y cuándo, pero, sobre todo: cómo. ¿Cómo quieren trabajar juntos los miembros del equipo, con qué frecuencia intercambian ideas, cómo afrontan los problemas? Para poder responder a estas preguntas, es importante trabajar en valores y normas comunes sobre cómo discutir, argumentar, hablar, etc.

La gente trabaja de forma más productiva cuando hace exactamente lo que se le da bien y le gusta hacer. Por lo tanto, las tareas deben distribuirse de tal manera que el puesto y la función se ajusten entre sí. En el mejor de los casos, también debe ser posible que los miembros del equipo sean ascendidos a un nuevo puesto si así lo desean. Si surgen nuevas áreas de responsabilidad dentro de un equipo, todos los miembros del personal deben participar y ser escuchados en la distribución de estas áreas.

Aunque un equipo se ocupe de una tarea muy específica, es importante que los miembros del equipo con experiencia y habilidades similares no trabajen juntos exclusivamente. Cuanto más amplio (dentro de lo razonable) sea un equipo, mejor. Esto no solo significa mayor competencia profesional, encontrarse con diferentes personalidades y formas de pensar favorece el trabajo en equipo – la clave aquí es la “Diversidad y la inclusión”.

Un buen trabajo en equipo solo funciona si ningún miembro (de forma permanente) se coloca en primer plano. Si la misma persona siempre quiere brillar delante del jefe, el sentimiento de equipo puede desaparecer. Los éxitos deben celebrarse siempre como éxitos conjuntos.

A menudo no es culpa de los propios miembros de que el trabajo en equipo no funcione, sino del entorno: esto puede deberse al estilo de liderazgo de la dirección o a la empresa que socava el éxito del trabajo en conjunto a través de métodos de trabajo anticuados, falta de salas de reuniones y herramientas.

Aparte de cualquier software, la forma correcta de trabajar es una clave importante: trabajar de forma ágil por ejemplo, describe un método que se centre en un ambiente de trabajo dinámico para los equipos: autónomo, colaborativo y con un uso óptimo de las posibilidades técnicas.

Para la colaboración digital puedes apoyarte en soluciones en la nube, como Microsoft 365 o Google Workspace. Estas herramientas basadas en la nube también se recomiendan para almacenar y trabajar conjuntamente en los archivos, entre ellas se encuentra el almacenamiento HiDrive que incluye una función de copia de seguridad. Para la comunicación, son útiles aplicaciones como Slack, Zoom y otras muchas alternativas. Para organizar las tareas y los proyectos, existen soluciones muy potentes como Jira u ofertas gratuitas como Asana o Trello.

Todas estas ideas de herramientas son fáciles de aplicar y ayudan a los equipos a trabajar juntos con éxito.

Aunque las ventajas de trabajar en equipo para las empresas y los empleados suelen superar con creces los inconvenientes, también existen posibles escollos que los jefes o encargados, en particular, deben conocer y contrarrestar a tiempo. Entre ellas se encuentran:

• El aumento de los esfuerzos de coordinación y comunicación.
• Los miembros individuales del equipo dependen del trabajo, la motivación y los estándares de calidad de los demás para su éxito personal.
• La antipatía personal entre dos o más miembros dificulta el trabajo en equipo.
• Los empleados individuales dejan de lado su opinión real, ya que esto parece ponerlos en minoría (Group Think).
• Los empleados individuales se apoyan en la ambición y el éxito de los demás.

Los jefes de equipo y los supervisores contrarrestan muchos de estos peligros mediante la comunicación regular con cada miembro del equipo. Una buena base de confianza y una cultura de equipo abierta son fundamentales en este caso.