Los programas de hojas de cálculo ayudan a representar datos complicados de manera clara y concisa. Las asignaciones de atributos pueden ser extremadamente útiles al clasificar valores y datos. Si no quieres tener que introducir a mano los atributos de un valor en su celda correspondiente cada vez que aparezcan, las listas desplegables representan una gran ventaja. Estas listas permiten al usuario seleccionar entre varios atributos predefinidos.A continuación, explicamos cómo crear listas desplegables en las Hojas de Cálculo de Google.
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Por qué los campos desplegables son importantes
Una lista desplegable permite seleccionar en un clic valores predefinidos de una secuencia. El valor seleccionado se mostrará entonces en la celda, lo que facilita su selección, ya que no hay que escribir a mano el valor. También puedes utilizar desplegables para asegurarte de que los datos son coherentes y correctos. Si varios usuarios trabajan en una tabla, se pueden utilizar valores predefinidos en las listas desplegables para asegurarse de que los usuarios solo puedan realizar entradas correctas. Esto resulta en menos erratas y en un gran ahorro de tiempo: buenos motivos para crear desplegables en Google Sheets.
Crear desplegables en Google Sheets: instrucciones paso a paso
Google ha puesto a sus usuarios lo más fácil posible editar campos desplegables en celdas individuales. Para crearlos, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: selecciona una celda con el botón derecho y haz clic en “Validación de datos”:
Haz clic en el botón derecho del ratón sobre la celda en la que desees añadir una lista desplegable. Selecciona el punto del menú “Validación de datos”.
Haz clic en el botón derecho del ratón sobre la celda en la que desees añadir una lista desplegable. Selecciona el punto del menú “Validación de datos”.
Paso 2: en el apartado “Criterios”, selecciona “Lista de elementos”:
En el menú de configuración “Validación de datos”, selecciona “Lista de elementos” en el submenú “Criterios”.
En el menú de configuración “Validación de datos”, selecciona “Lista de elementos” en el submenú “Criterios”.
Paso 3: después de seleccionar “Lista de elementos”, en el siguiente campo de texto libre escribe manualmente todos los elementos de la lista. Cada elemento debe estar separado por una coma. Después, haz clic en “Guardar”.
En el menú de validación de datos deberás introducir a mano los campos que deberán integrar tu lista desplegable.
En el menú de validación de datos deberás introducir a mano los campos que deberán integrar tu lista desplegable.
Paso 4: en la celda seleccionada, se habrá creado un menú desplegable. Esto se indica mediante la flecha hacia abajo en la celda.
Celda con menú desplegable en Google Sheets.
Celda con menú desplegable en Google Sheets.
Paso 5: haz clic en la flecha para abrir el menú desplegable. Comprueba si los elementos están enumerados en la secuencia deseada y están escritos correctamente. Si quieres realizar cambios, ve al punto del menú “Validación de datos” y modifica la lista de elementos en el submenú “Criterios”.
Los elementos de una lista desplegable de Google Sheets se ordenan automáticamente en el orden en el que se indicaron en el menú de validación de datos.
Los elementos de una lista desplegable de Google Sheets se ordenan automáticamente en el orden en el que se indicaron en el menú de validación de datos.
Paso 6: en el menú “Validación de datos”, puedes marcar la opción “Mostrar el texto de ayuda de la validación” a la derecha de “Apariencia”. Cuando la marques, aparecerá abajo un campo donde podrás añadir un texto explicativo que aparecerá al pasar el cursor por el menú desplegable.
Un texto de ayuda asiste al usuario para utilizar los menús desplegables generados.
Un texto de ayuda asiste al usuario para utilizar los menús desplegables generados.
El resultado se ve, por ejemplo, así:
El texto de ayuda se muestra destacado. De este modo, el usuario sabe cómo proceder.
El texto de ayuda se muestra destacado. De este modo, el usuario sabe cómo proceder.
Paso 7: si quieres borrar el menú desplegable, vuelve a “Validación de datos” y pulsa el botón “Eliminar validación”. La celda seleccionada volverá a quedar sin formato y se podrá rellenar con otros valores.
El botón “Eliminar validación” está disponible después de definir una lista desplegable para una celda.
El botón “Eliminar validación” está disponible después de definir una lista desplegable para una celda.
