Cómo se crean e insertan gráficos en Excel

Para empezar, necesitas valores que quieras representar en un gráfico. Debes introducir estos datos en una tabla y rotularla correctamente (así ahorrarás tiempo, ya que Excel mantiene la rotulación de la tabla en el gráfico). A continuación, selecciona el rango de celdas que deseas representar en el gráfico –no hace falta que sean zonas colindantes. Mediante la tecla “Ctrlˮ podrás seleccionar varias áreas pequeñas si lo deseas.

Un diagrama normal de Excel se compone de varios elementos. En el centro aparece el gráfico en sí, la representación de los valores seleccionados, y a su lado encontrarás más información:

• Títulos de eje: esta rotulación aporta información acerca de los valores que estás representando.
• Título del gráfico: el título es imprescindible para que los demás también sepan qué se está representando con solo echar un vistazo.
• Etiquetas de datos: para que sea más fácil reconocer los datos, sobre todo en gráficos de grandes dimensiones, puedes colocar etiquetas directamente en cada uno de ellos.
• Tabla de datos: puedes mostrar la tabla correspondiente dentro del propio gráfico como ayuda visual.
• Barras de error: para representar rangos de error o desviaciones estándar en filas de datos, puedes mostrar barras de error.
• Leyenda: define los distintos colores del gráfico mediante la leyenda.
• Línea de tendencia: también puedes añadir líneas de tendencia para mostrar el sentido de desarrollo de los valores.
• Desviaciones pos./neg.: usa este elemento para mostrar desviaciones entre filas de datos.

Los elementos se pueden insertar en el gráfico de varias maneras. Por un lado, puedes usar el botón “Agregar elemento de gráfico” en la cinta de opciones de las herramientas de gráfico (debajo de la pestaña “Diseño”). También puedes usar el símbolo “más” que aparece justo al lado del gráfico. En ese menú, puedes visualizar elementos o volver a eliminarlos.

Además de adaptar los elementos, también puedes adaptar los datos posteriormente. Una vez más, el programa de Microsoft te ofrece varias opciones. Por un lado, los gráficos de Excel son dinámicos, lo que significa que, si modificas los valores de la tabla de origen, también se modificarán las barras, líneas o círculos del gráfico.

Por otro lado, también puedes modificar directamente la selección de los valores dentro del gráfico. Mediante el filtro (un icono en forma de embudo al lado del gráfico) puedes mostrar u ocultar filas de datos y categorías. Con un clic sobre “Seleccionar datos…” puedes elegir varias opciones para seleccionar los valores. En la ventana emergente puedes adaptar el rango de datos, añadir filas de valores o intercambiar columnas y líneas.

Puede que, al margen de los elementos funcionales, también desees adaptar el diseño de tu diagrama. Es muy frecuente que los usuarios no solo creen gráficos para sí mismos, sino también para representar datos recopilados y calculados por otros. Si, por ejemplo, deseas adaptar el diseño a tu imagen corporativa, Excel te ofrece algunas posibilidades.

Puedes elegir entre distintas plantillas y usar el icono de pincel que aparece en el lateral del gráfico o en la cinta de opciones, debajo de la pestaña “Diseño de gráfico”, dentro de la sección “Estilos de diseño”.